http://www.anegsangsoog.com/  086 6441825

ประสบการณ์ในการปฏิบัติหน้าที่ฝ่ายอำนวยการประจำตัว (คู่มือเลขานุการ)

โดย  พันเอก เอนก   แสงสุก

(ชุดที่ ๑  ใช้ได้ทั้งทหารและพลเรือน)

 

๑.      ความมุ่งหมาย

                                เพื่อให้ทราบแนวทางในการปฏิบัติหน้าที่ฝ่ายอำนวยการประจำตัวของผู้บรรยาย เป็นการแลกเปลี่ยนประสบการณ์ และอาจได้แนวคิดที่สามารถนำไปใช้หรือประยุกต์ใช้กับหน่วยงานอื่นได้

๒.     ขอบเขต/หัวข้อการบรรยาย

         ๒.๑      นิยามศัพท์

         ๒.๒     ประเภทของฝ่ายเสนาธิการ

         ๒.๓     การเริ่มต้นชีวิตการเป็นฝ่ายเสนาธิการประจำผู้บังคับบัญชา

         ๒.๔     ปณิธานในการปฏิบัติหน้าที่ฝ่ายเสนาธิการประจำผู้บังคับบัญชา

         ๒.๕      แนวความคิดในการปฏิบัติหน้าที่ฝ่ายเสนาธิการประจำผู้บังคับบัญชา

         ๒.๖      คุณธรรมและจริยธรรมของฝ่ายเสนาธิการประจำผู้บังคับบัญชา

         ๒.๗     เครื่องมือของฝ่ายเสนาธิการประจำผู้บังคับบัญชา

         ๒.๘     แนวทางปฏิบัติหน้าที่ฝ่ายเสนาธิการประจำผู้บังคับบัญชา

         ๒.๙     ปัญหาที่เคยประสบและวิธีแก้ไข

         ๒.๑๐   ปัญหาข้อขัดข้อง/ของเลขานุการหญิง (บางคน)

         ๒.๑๑   ข้อได้เปรียบของเลขานุการหญิง

         ๒.๑๒  สรุป

๓.      นิยามศัพท์

         ๓.๑      ผู้บังคับบัญชา  =  นาย

         ๓.๒     ฝ่ายเสนาธิการ  =  ฝสธ. =  ฝ่ายอำนวยการ  =  ฝอ. =  ฝ่ายเสนาธิการประจำผู้บังคับบัญชา  =

ฝ่ายเสนาธิการประจำตัว  =  ฝ่ายอำนวยการประจำตัว  =  หน้าห้องนาย  =  เลขานุการ

         ๓.๓      นายทหารคนสนิท  =  ทส.

๔.     ประเภทของฝ่ายเสนาธิการ/ฝ่ายอำนวยการ

         ๔.๑      ฝ่ายอำนวยการประจำตัว ได้แก่ ทส., ฝสธ.ประจำผู้บังคับบัญชา, เลขานุการ

         ๔.๒     ฝ่ายอำนวยการประสานงาน ได้แก่ ผู้ที่ทำงานตามฝ่ายกอง แผนก

         ๔.๓      ฝ่ายกิจการพิเศษ ได้แก่ ผู้ที่ทำหน้าที่ด้านการเงินและงบประมาณ การศาสนา หรือกฎหมายให้ผู้บังคับบัญชาโดยตรง

๕.     การเริ่มต้นชีวิตการเป็นฝ่ายเสนาธิการประจำผู้บังคับบัญชา

         ๕.๑      ต้องการมีอาชีพและรายได้ในการดำรงชีวิต

         ๕.๒      นายสั่งให้นายรองจัด ฝสธ. ไปช่วยหน้าห้อง

         ๕.๓      ไม่อยากทำแต่เลี่ยงไม่ได้ ต้องทำใจยอมรับ และเปลี่ยนความคิดใหม่สร้างฉันทะความพอใจในงานที่ได้รับมอบหมายให้เกิดขึ้น

         ๕.๔      ใช้วิริยะความเพียรในการเรียนรู้ และใช้วิธีเอาใจเขามาใส่ใจเรา

๖.      ปณิธานในการปฏิบัติหน้าที่ฝ่ายเสนาธิการประจำผู้บังคับบัญชา

         ๖.๑      เริ่มทำหน้าที่เลขานุการเมื่อปี ๒๙

         ๖.๒      คิดเองเขียนเองจากการที่เคยสัมผัสกับหน้าห้องนายหลายสำนักงานในการทำงานที่ผ่านมา

                      - จริงใจ จงรักภักดี ต่อผู้บังคับบัญชาทั้งต่อหน้าและลับหลัง ไม่หลอกลวงหรือปิดบังเรื่องใด ๆ ทั้งสิ้นแม้ข้อผิดพลาดของตัวเอง

                      - “อยู่กับนายต้องไม่ทำตัวใหญ่ตามนาย” กลับยิ่งต้องอ่อนน้อมถ่อมตนต่อผู้อื่น

                      - ต้องกล้าพูดกล้าถามผู้บังคับบัญชาในเรื่องราชการ ทั้งที่ริเริ่มเองหรือผู้อื่นฝากให้ถาม

                      - รายงานผลการปฏิบัติตามคำสั่งให้ผู้บังคับบัญชาทราบทุกเรื่องโดยเร็วที่สุด ต้องไม่ให้ผู้บังคับบัญชาทวงถาม

                      - ไม่อ้างชื่อผู้บังคับบัญชาหรือคำสั่งผู้บังคับบัญชา ในเรื่องที่เป็นความต้องการส่วนตัว หรือโยนงานที่ผู้บังคับบัญชามอบให้เราทำไปให้ผู้อื่น

                      - ไม่พูดเรื่องส่วนตัวของผู้บังคับบัญชาให้ผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องทราบ

                      - รีบแจ้งข้อราชการ นโยบาย แนวความคิด หรือคำปรารภของผู้บังคับบัญชา ให้ผู้เกี่ยวข้องทราบทุกครั้ง ถึงแม้ไม่เกี่ยวข้องกับเราโดยตรง

                      - จริงใจต่อเพื่อนร่วมงาน ไม่เอาเปรียบ ไม่ปิดบัง ระวังคำพูดหรือการกระทำมิให้เพื่อนร่วมงานถูกผู้บังคับบัญชาตำหนิ

                      - กระจ่ายข่าวสารทุกเรื่องที่ผู้บังคับบัญชาสั่งหรือตำหนิแม้เป็นเรื่องเล็กน้อยให้เพื่อนร่วมงานทราบทันที เพื่อทุกคนจะได้ทราบและไม่กระทำผิดพลาดอย่างเดียวกัน

                      - ความดีของเพื่อนร่วมงาน ไม่นำมาอ้างว่าเป็นผู้ทำเอง กลับยิ่งต้องสนับสนุนส่งเสริมให้ผู้บังคับบัญชาทราบ

                      - ความผิดพลาดของเพื่อนร่วมงาน กลับต้องรับผิดต่อผู้บังคับบัญชาเสียเอง ในฐานะหัวหน้าสำนักงาน

๗.     แนวความคิดในการปฏิบัติหน้าที่ฝ่ายเสนาธิการประจำผู้บังคับบัญชา

         ๗.๑      ข้อดีของการได้ทำหน้าที่เลขานุการ

                      -    มีโอกาสได้เห็นวิธีการทำงานของนาย ทั้งการคิด พูด เขียน

                      -    ได้เห็นและเรียนรู้ระบบงานของหน่วยงานในภาพกว้าง

                      -    ได้เห็นการจัดทำหนังสือที่เป็นแบบอย่างที่ดี                                             

                      -    มีโอกาสรู้จักบุคคลและหน่วยงาน บริษัท ร้านค้า ที่นายติดต่อด้วย

                      -    เป็นที่รู้จักของบุคคลที่ติดต่อกับนายได้รับความเกรงใจ

                      -    ได้รับความรู้และประสบการณ์ในการติดต่อประสานงานเรื่องต่าง ๆ ให้นายเกือบทุกเรื่องที่เกี่ยวข้องกับชีวิตมนุษย์ตั้งแต่เกิดจนตาย

                      -    มีโอกาสได้รับความก้าวหน้าในการทำงานมากกว่าผู้อื่น

         ๗.๒     ข้อเสียของการทำหน้าที่เลขานุการ

                      -    โอกาสในการคิดริเริ่ม หรือร่างหนังสือที่เป็นงานหลักของหน่วยงานมีน้อยกว่าผู้ที่อยู่ตามกองและแผนก

                      -    หากประพฤติตัวไม่ดี  คนที่ติดต่อกับนายเป็นจำนวนมากนั้น จะรังเกียจเมื่อถึงวาระที่นายออกจากตำแหน่งหรือเราต้องลงไปทำงานที่กองและแผนก

                      -    ชีวิตจะไม่มีความสุขเลยถ้าทำงานกับนายที่ไม่มีคุณธรรม

         ๗.๓     คิดในใจว่า

                      -    เราจะต้องยืนได้ด้วยตัวเอง ต้องลงไปทำงานที่กองได้สักวันหนึ่ง ไม่ให้ใครพูดได้ว่าเป็นเด็กของใคร หรือพูดว่าพวกที่อยู่หน้าห้องนาย พอลงมาแล้วก็ทำอะไรไม่เป็น

                      -    เราคงไม่ทำหน้าที่เลขานุการไปตลอดชีวิต จะต้องมีการเปลี่ยนนายตามวาระ ถ้านายใหม่ไม่มีคุณธรรมก็ไม่เอาด้วยจะขอลงทันที

                      -    ถึงแม้ว่าบทบาทหน้าที่ในปัจจุบันจะไม่สามารถสร้างประโยชน์ให้แก่หน่วยงานได้โดยตรง แต่ถ้าหากเราทำหน้าที่ปลดเปลื้องภาระส่วนตัวให้นายได้ นายจะมีสมองและความคิดที่ปลอดโปร่งในการบริหารหน่วยงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เราทำหน้าที่ช่วยหน่วยงานแบบนี้ก็แล้วกัน

                      -    ในระหว่างนี้เก็บสะสมประสบการณ์ไปด้วย

                      -    ตั้งใจว่าจะปฏิบัติหน้าที่ตามปณิธานโดยยึดถือคุณธรรมและจริยธรรมในการปฏิบัติหน้าที่ให้ดีที่สุด

๘.     คุณธรรมและจริยธรรมตามความคิดของผู้บรรยาย (คิดเองและตั้งใจปฏิบัติเอง)

         ๘.๑      ข้อที่พึงละเว้น

                      -    ไม่นินทานาย หรือกล่าวถึงส่วนไม่ดีของนายให้ผู้ใดฟังทั้งสิ้น

                      -    ไม่พูดเรื่องส่วนตัวของนายให้ผู้อื่นทราบแม้คนใกล้ชิดในครอบครัวของเรา

                      -    ไม่ปิดบังเรื่องใด ๆ กับนายแม้ความผิดของตัวเองก็ยอมรับผิดอย่างตรงไปตรงมา

                      -    ไม่ฟ้องนายในเรื่องที่เพื่อนร่วมงานหรือลูกน้องทำผิดพลาด บางเรื่องกลับต้องออกรับหน้าแทนเสียเอง

                      -    ไม่เอาเปรียบเพื่อนร่วมงานในทุกเรื่อง

                      -    ไม่เห็นแก่ตัวเอาความดีใส่ตัวเพียงคนเดียว หรือโยนความผิดให้ผู้อื่น

                      -    ไม่งอนหรือแสดงสีหน้าไม่พอใจนาย เมื่อนายใช้อารมณ์กับเรา

                      -    ไม่เถียงนายต่อหน้าผู้อื่น ใช้วิธีขออนุญาตชี้แจงเมื่อไม่มีคนอื่นแล้ว

                      -    ไม่ต้องให้นายสั่งไปเสียทุกเรื่อง

                      -    ไม่ก้าวก่ายเรื่องส่วนตัวของนาย

                      -    ไม่ทำหรือส่งเสริมหรือสนับสนุนให้นายทำในสิ่งที่ผิดศีลธรรม, คุณธรรม, จริยธรรม, ระเบียบ, ข้อบังคับ ตลอดจนกฎหมายบ้านเมือง

                      -    ไม่ประพฤติตนผิดศีลธรรม, จริยธรรม, ระเบียบ, ข้อบังคับ, กฎหมายบ้านเมือง จนมีเรื่องเดือนร้อนมาถึงนาย

                      -    ไม่รับสินบนหรือของกำนัลในลักษณะสินบนจากบุคคลอื่น

                      -    ไม่ใช้หน้าที่และฐานะที่อยู่หน้าห้องนาย เพื่ออำนวยประโยชน์ให้แก่พวกพ้อง หรือคนในครอบครัวในทางที่ไม่สมควร

                      -    ไม่นำพวกพ้องหรือคนในครอบครัวมาเป็นภาระให้นายช่วยเหลือ

                      -    ไม่ร้องขอความช่วยเหลือในเรื่องส่วนตัวใด ๆ จากนาย ยกเว้น นายยื่นมือเข้าช่วยเหลือเอง

                      -    ไม่กีดกันบุคคลใด ๆ ไม่ให้เข้าพบหรือติดต่อกับนาย ยกเว้นบุคคลที่นายสั่งไว้ (ไม่หวงนาย)

                      -    ไม่ตัดสินใจหรือออกความเห็นแทนนายในเรื่องที่บุคคลในหน่วยงานขอให้ถามนาย

                      -    ไม่แก้หนังสือของหน่วยรอง และส่งกลับคืนเสียเองก่อนนำเรียนนาย

                      -    ไม่ตอบนายว่า “ไม่ทราบ” อยู่เสมอ ๆ ควรใช้คำพูดว่า “ขออนุญาตไปตรวจสอบก่อน”

                      -    ไม่ใช้โทรศัพท์ของนาย หรือเวลาที่จะต้องปฏิบัติหน้าที่ให้นายไปติดต่อเรื่องส่วนตัว

                      -    ไม่ฉวยโอกาสแสวงประโยชน์ส่วนตัวจากบุคคลที่มาติดต่อกับนายหรือแขกของนาย

                      -    ไม่เปิดเผยข้อราชการหรือการสั่งการของนายที่เป็นเรื่องลับ หรือเรื่องที่ไม่ควรเปิดเผยทั่วไป ให้แก่บุคคลที่ไม่เกี่ยวข้อง

                      -    ไม่อ้างนายหรือคำสั่งนาย หรือทำให้ผู้อื่นเข้าใจว่าเป็นคำสั่งนาย ต่อผู้อื่นเพื่อประโยชน์ตน

                      -    ไม่ขออนุญาตไปทำธุระส่วนตัวโดยไม่คำนึงถึงความสำคัญของงานของนายในวันนั้น

         ๘.๒     ข้อที่พึงปฏิบัติ

                      -    กล่าวสรรเสริญความดีของนายต่อบุคคลอื่นเสมอ (ถึงแม้มีส่วนที่ไม่ดีอยู่บ้างก็จะพูดเฉพาะส่วนที่ดี)

                      -    รักษาความลับในเรื่องส่วนตัวของนาย

                      -    กล้าพูด กล้าถาม กล้าแสดงความคิดเห็นทุกเรื่อง อย่างตรงไปตรงมา

                      -    เสนอแนะนายในการดูแลสวัสดิการและความก้าวหน้าของเพื่อนร่วมงานและลูกน้อง

                      -    ทำใจให้พร้อมที่จะรองรับอารมณ์โกรธหรือถูกด่าว่า ถูกตำหนิจากนาย (บางคน) โดยไม่แสดงออกซึ่งความไม่พอใจ

                      -    ชี้แจงเหตุผลให้นายทราบเมื่อนายอารมณ์เย็นลงแล้ว

                      -    ดูแลต้อนรับผู้มาติดต่อกับนาย และแขกของนายอย่างเท่าเทียมกัน โดยไม่ต้องให้นายสั่ง

                      -    ริเริ่มวาดภาพล่วงหน้าเสมอ สมมุติว่าถ้าเราเป็นนายเราจะต้องไปไหน ทำอะไรบ้างในวันนี้และพรุ่งนี้  ควรจะต้องรับรู้หรือเตรียมการอย่างไรบ้าง แล้วเราก็เตรียมแบบนั้นให้นายโดยไม่ต้องรอให้นายสั่งก่อนจึงทำ

                      -    ประพฤติปฏิบัติตนอยู่ในศีลธรรมอันดี การพูดติดต่อประสานงานกระทำด้วยวาจาสุภาพ แต่งกาย  เรียบร้อยถูกระเบียบ มีวินัยในการแสดงการเคารพ ไม่ถือตัวว่าอยู่หน้าห้องนายแล้วไม่ต้องไหว้ใคร ทำตัวให้ผู้อื่นชื่นชม

                      -    ปฏิบัติต่อบุคคลต่าง ๆ ตามนโยบายของนาย เช่น ผู้ใดไม่ต้องการพูดโทรศัพท์ด้วย หรือไม่อยากให้   เข้าพบ เป็นต้น ต้องรู้จักหาวิธีพูดปฏิเสธโดยนุ่มนวล ไม่ให้เขารู้สึกว่านายสั่งไว้

                      -    หากตรวจพบข้อผิดพลาดในหนังสือที่จะนำเรียนนาย ควรนำกลับไปถามนายรองคนสุดท้ายที่เซ็นเสนอขึ้นมาให้ท่านตัดสินใจและรับผิดชอบดำเนินการต่อไป ไม่ควรติดต่อกับเจ้าของเรื่องโดยตรง ยกเว้นเป็นคำผิดเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ไม่ควรกวนนายรอง

                      -    มาถึงที่ทำงานก่อนนายและกลับหลังนายเสมอ

                      -    ใช้คำพูดที่เหมาะสมในการตอบผู้มาติดต่อในขณะที่นายพักผ่อนอยู่ หรือออกไปรับประทานอาหาร   กลางวันแล้วยังไม่กลับเข้าสำนักงาน

                      -    รีบติดต่อแจ้งให้นายทราบทันทีที่นายใหญ่เรียกพบ หรือมีบันทึกสั่งการในหนังสือที่กลับลงมา

                      -    ต้องเรียนรู้นิสัยใจคอของนายรู้ว่าสิ่งใดที่เราควรพูด ควรทำหรือไม่ แค่ไหน อย่างไร ในช่วงจังหวะเวลาใด

๙.      เครื่องมือของฝ่ายเสนาธิการประจำผู้บังคับบัญชา

                      -    สมุดพก  สมุดนัดหมาย  กระดานนัดหมาย/บันทึกช่วยจำ กระดาษโน้ต

                      -    โทรศัพท์ รายชื่อบุคคลและหมายเลขโทรศัพท์ หนังสือรุ่นของนาย สมุดบันทึกการติดต่อทางโทรศัพท์บุคคลเข้าพบ สมุดนามบัตร

                      -    วิทยุติดต่อกับ ทส. และพลขับรถ

                      -    แผนผังห้องต่าง ๆ ในสำนักงาน ในอาคารที่ทำงาน

                      -    เครื่องซ่อมเสื้อผ้า ไขควงซ่อมแซมแว่นตา อะไหล่หมุดเครื่องหมาย เข็มกลัด ยาแก้ไข้ ท้องเสีย ท้องอืด ปวดหัว พลาสเตอร์ยา

๑๐.   แนวทางปฏิบัติหน้าที่ฝ่ายเสนาธิการประจำผู้บังคับบัญชา

         ๑๐.๑    จะปฏิบัติได้มากน้อยเพียงใดขึ้นอยู่กับ นายมอบให้แค่ไหน หรือเราจะริเริ่มแค่ไหนต้องเรียนรู้จากการทำงานร่วมกันไปสักระยะหนึ่ง บางคนนั่งหน้าห้องอย่างเดียว บางคนต้องติดตามไปประชุมหรือไปร่วมงานนอกสถานที่ด้วย ขึ้นอยู่กับนายมอบหมาย

         ๑๐.๒   การดูแลห้องทำงานของนาย

                      -    ความสะอาดและระเบียบบนโต๊ะทำงาน ห้องน้ำ และภายในห้องทำงาน

                      -    ศึกษาการใช้อุปกรณ์ทุกอย่างเขียนโน้ตย่อวิธีใช้ติดไว้

                      -    ตรวจความเรียบร้อยของระบบคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ และไฟฟ้าทุกวัน

                      -    ตรวจความเรียบร้อยของปากกาหรือเครื่องเขียนที่นายใช้ประจำ

         ๑๐.๓    การจัดเตรียมเอกสารส่วนตัวของนาย

                      -    นามบัตรแบบต่าง ๆ ทั้งไทย - อังกฤษ

                      -    กระดาษเขียนจดหมาย/ซอง ที่มีโลโก้ของหน่วยงานหรือของนาย ขนาดต่าง ๆ แบบต่าง ๆ

                      -    รูปถ่าย แบบและขนาดต่าง ๆ รวมทั้งรูปของบุคคลในครอบครัวนาย

                      -    สำเนาบัตรประจำตัวนายและภริยา สำเนาทะเบียนบ้าน สำเนาทะเบียนรถ สำเนาหนังสือเดินทาง ตัวอย่างการเขียนแบบขอวีซ่า สำเนาบัตรตรวจโรค บัตรสมาชิกต่าง ๆ สำเนาสมุดบัญชีธนาคาร (เฉพาะปกหน้า)

                      -    สำเนาเอกสารเกี่ยวกับการประกันชีวิต การชำระภาษีเงินได้ หลักฐานการบริจาค บัญชีใช้จ่ายเงินส่วนตัวที่สำนักงาน ประวัติบุคคลในสำนักงานพร้อมข้อมูลบำเหน็จ การเลื่อนยศและตำแหน่ง สมุดประวัติรับราชการของนาย แฟ้มเก็บคำสั่งเกี่ยวกับนาย ประวัติย่อของนายไทย - อังกฤษ

                      -    ระเบียบการแต่งกาย รูปภาพการแต่งกายแบบต่าง ๆ การประดับเครื่องราชอิสริยาภรณ์

                      -    แฟ้มสำเนาโอวาทและคำกล่าวต่าง ๆ ที่นายเคยกล่าวไว้

         ๑๐.๔   การเขียนบันทึกช่วยจำ

                      -    เขียนในสมุดพกทั้งของเราและของนาย

                      -    เขียนกระดานนัดหมายทั้งในห้องนายและหน้าห้องให้ตรงกัน

                      -    จัดทำวาระงานในแต่ละวันให้นายล่วงหน้า ๑ วัน และแจกจ่ายทุกคนในสำนักงาน

         ๑๐.๕   การเสนอแฟ้มเอกสาร

                      -    แยกเรื่องานกับเรื่องส่วนตัว

                      -    เรื่องงานตรวจเนื้อหา จดบันทึกวาระงานที่เกี่ยวกับนาย เขียนกระดาษโน้ตติดเรื่องให้นายทราบว่าในวันที่เกี่ยวข้องนั้นมีวาระงานอะไรอยู่แล้วบ้าง

                      -    ถ้ามีข้อสงสัยโทรถามเจ้าของเรื่อง บอกให้เขาทราบว่านายให้ถามหรือเราถามเอง

                      -    ตรวจแฟ้มออกดูว่านายเซ็นตกหรือไม่ เรื่องใดสั่งการอย่างไร หรือกำหนดนัดหมายอย่างไร ถ่ายสำเนาไว้หรือแจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องทราบกรณีเป็นเรื่องด่วน

                      -    จดหมายส่วนตัว ถ้าระบุชื่ออย่างเดียวไม่เปิดซองให้นายเปิดเอง ถ้าระบุตำแหน่งด้วย เราเปิดจัดใส่แฟ้มเข้าไปให้ แยกประเภทตามหมวดหมู่ของเรื่อง

         ๑๐.๖    การรับโทรศัพท์ขอพูดกับนาย

                      -    กำหนดคำพูดที่ใช้รับสายให้เป็นระเบียบเดียวกันทั้งสำนักงานว่า “สำนักงาน…. พันเอกเอนก รับสายครับ”

                      -    ถามชื่อผู้โทร ถ้าเป็นผู้ที่นายรู้จักอยู่แล้วและพูดด้วยเสมอก็โอนเข้าไปได้เลยถ้านายว่างอยู่

                      -    ถ้าชื่อไม่คุ้น ให้จำหน่ายไปก่อนแล้วขอเบอร์โทรกลับไว้ เขียนโน้ตเข้าไปบอกนาย

                      -    เทคนิคการจำหน่ายว่านายไม่อยู่ ที่ไม่ต้องโกหก เช่น ตอนนี้ท่านไม่ว่างจะสั่งอะไรไว้ไหมครับ ตอนนี้ท่านไม่อยู่ที่นี่ (ตรงที่เรานั่งอยู่) จะสั่งอะไรไว้ไหมครับ

                      -    ถ้าผู้โทรมาเป็นนายใหญ่กว่า โอนเข้าไปได้ทันที หรือถ้ามีแขกอยู่ใช้วิธีเขียนโน้ตเข้าไปบอก

                      -    การต่อโทรศัพท์ให้นาย ถ้าโทรถึงผู้ใหญ่กว่านาย ถ้าเลขาฯ บอกว่านายเขาอยู่ให้เลขาถือสายไว้ก่อน แล้วจึงโอนให้นายเรา โดยบอกว่าเลขาอยู่ในสาย ถ้าโทรถึงเพื่อนหรือผู้ใต้บังคับบัญชาให้ผู้รับอยู่ในสายก่อน

         ๑๐.๗   การรับคำสั่งและถ่ายทอดคำสั่งนาย

                      -    นายเรียกทุกครั้ง จะใช้สมุดฉีกติดมือเข้าไปด้วยเสมอ

                      -    ถ้านายสั่งด้วยวาจา รีบจดโดยเฉพาะการสั่งเรื่องงานไปยังหน่วยงาน ควรจดให้ใกล้เคียงคำพูดของนายมากที่สุด เพื่อป้องกันการแปลงสาส์นและเกิดการเข้าใจผิดขึ้น เขียนเป็นโน้ตแนบเรื่องคืนไป

                      -    ถ้านายสั่งด้วยกระดาษโน้ต หรือเขียนลงในเรื่อง รีบโทรแจ้งให้หน่วยเกี่ยวข้องทราบ กรณีเป็นเรื่องสำคัญเร่งด่วน และถ่ายสำเนาไว้เพื่อช่วยติดตามเรื่องหรือเตือนความจำนาย

         ๑๐.๘   การจัดให้บุคคลเข้าพบนาย

                      -    ใช้วิจารณาญานเป็นเรื่อง ๆ แล้วแต่สถานการณ์ในขณะนั้น

                      -    หลักพิจารณาโดยทั่วไปคือ ให้ผู้ใหญ่กว่าเข้าพบก่อน ให้คนที่นายเรียกเข้าพบก่อนคนที่ขอเข้าพบ

                      -    ถ้ามาพร้อม ๆ กัน หลายพวก หลายอาวุโส ใช้วิธีเข้าไปรายงานนายว่า ขณะนี้มีใครมารอพบบ้าง     ด้วยเรื่องอะไร นายจะสั่งเองว่าให้ใครเข้าก่อนหลัง

                      -    บุคคลภายนอกขอเข้าพบ เจ้าหน้าที่ประชาสัมพันธ์ชั้นล่างของอาคารควรตรวจสอบกับหน้าห้องก่อนว่า ได้นัดหมายนายไว้ก่อนหรือไม่ อย่าเพิ่งตอบไปว่านายอยู่ แล้วจึงเข้าไปถามนายว่าจะให้พบหรือไม่ ถ้านายปฏิเสธก็แจ้งให้เจ้าหน้าที่ประชาสัมพันธ์จำหน่ายว่า นายไม่อยู่ให้ฝากโน้ตไว้ หรือนัดกับนายผ่านหน้าห้องก่อนในโอกาสต่อไป

         ๑๐.๙   นายใหญ่เรียกในขณะที่นายไม่อยู่

                      -    จำหน่ายว่าออกไปรับประทานอาหารยังไม่เข้ามา (จำหน่ายได้เฉพาะช่วงเวลา ๑๒.๐๐ น. – ๑๓.๐๐ น.)

                      -    จำหน่ายว่า นายออกไปราชการข้างนอกจะรีบติดต่อให้โทรกลับไปหานายใหญ่

                      -    ถาม ทส. นายใหญ่ว่า ตอนนี้นายไม่อยู่ออกไปข้างนอก จะให้โทรตามหรือจะให้เชิญนายรองไปพบแทน

                      -    ถ้าติดต่อนายไม่ได้เลย ไปบอกให้นายรองทราบว่านายใหญ่เรียกนายเรา นายรองจะไปพบแทนหรือไม่

         ๑๐.๑๐ การจองห้องอาหารหรือจัดเลี้ยงอาหารแขกของนายในสำนักงาน

                      -    การจองห้องอาหาร – ถามนายวาจองกี่ที่ เอาห้องเฉพาะหรือไม่ ให้ขึ้นป้ายว่าใครจอง จะสั่งอาหารไว้เลย

พอถึงให้เสริฟเลย หรือนายจะไปสั่งเอง เตรียมเครื่องดื่มอะไรเป็นพิเศษไปหรือไม่ ดูแลความเรียบร้อยของภาชนะ, โต๊ะ, เก้าอี้, ผ้าปูโต๊ะ, กำหนดเด็กเสริฟ

                      -    การจัดเลี้ยงแขกนายในสำนักงาน – ถ้านายไม่ใช้เจ้าหน้าที่จัดเลี้ยงของหน่วย เราต้องดูแลเองทั้งหมด ตั้งแต่การเตรียมอุปกรณ์ภาชนะ เครื่องดื่ม อาหารว่าง อาหารหลัก ของหวาน กาแฟ จัดระบบการเสริฟและการถอนภาชนะให้ราบรื่นเรียบร้อยโดยใช้ลูกน้องในสำนักงาน (ซึ่งทำงานหนังสือเป็นส่วนใหญ่)