การเขียนหนังสือราชการ

 

การเขียนข้อความในส่วนหัวหนังสือ

                   การเขียนชื่อเรื่อง  ต้องคำนึงถึงจุดมุ่งหมาย    ประการ  คือ  เพื่อให้รู้ใจความที่ย่อสั้นที่สุดของหนังสือ  และเพื่อให้สะดวกแก่การแยก  เก็บ  ค้น  อ้างอิง  ชื่อเรื่องที่ดีควรมีลักษณะดังนี้

                        .  ย่อสั้นที่สุด  ไม่ควรให้ยาวเกินกว่า    บรรทัด  ยิ่งถ้าย่อให้ได้เพียงครึ่งบรรทัดยิ่งดี

                        . เป็นประโยคหรือวลี  เพราะถ้าเป็นเพียงคำนามหรือคำกริยา  จะไม่ได้ใจความ

                        . พอรู้ใจความว่าเป็นเรื่องอะไร  เพราะผู้รับหนังสือย่อมอยากจะทราบในเบื้องต้นก่อนอ่านละเอียดทั้งฉบับว่า  เป็นเรื่องเกี่ยวกับอะไร

                        . แยก เก็บ ค้น อ้างอิง  ได้ง่าย  เจ้าหน้าที่รับ - ส่งหนังสือ  แยกเรื่อง  ส่งหน่วยที่เกี่ยวข้องได้ถูกต้องโดยไม่ต้องอ่านละเอียดทั้งฉบับ  สามารถเก็บเข้าหมวดหมู่หรือค้นตามประเภทเรื่องได้รวดเร็ว  สะดวกในการอ้างอิง

                        . แยกความแตกต่างจากเรื่องอื่นได้ 

                   การเขียนคำขึ้นต้น  ใช้ตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี  ว่าด้วย
งานสารบรรณ

 

การเขียนข้อความในส่วนเหตุที่มีหนังสือไป

                   เหตุที่มีหนังสือไป  คือ  ข้อความที่ผู้มีหนังสือไปแจ้งไปยังผู้รับหนังสือ  เป็นการบอกกล่าวว่าเหตุใดจึงต้องมีหนังสือไป  ซึ่งจะเขียนย่อหน้าต่อจากคำขึ้นต้น  อาจกล่าวถึงเหตุที่มีหนังสือไปเพียงตอนเดียวแล้วก็แจ้งจุดประสงค์  หรือกล่าวถึงเรื่องเดิมที่เคยติดต่อกันมาตอนหนึ่ง  และเรื่องสืบเนื่องต่อมาอีกตอนหนึ่งแล้วก็แจ้งจุดประสงค์  หรือกล่าวถึงเรื่องเดิมที่เคยติดต่อกันมาตอนหนึ่ง  เรื่องสืบเนื่องต่อมาอีกตอนหนึ่ง  และผลสืบเนื่องต่อไป  หรือเรื่องเกี่ยวข้องอีกตอนหนึ่ง  แล้วก็แจ้งจุดประสงค์  แล้วแต่กรณี

                   คำเริ่มต้นแจ้งเหตุที่มีหนังสือไป  จะเริ่มต้นด้วยคำใดคำหนึ่งใน    คำนี้  คือ

                        ด้วย  ใช้ในกรณีที่เป็นเรื่องใหม่  ซึ่งไม่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน  ระหว่างผู้มีหนังสือไปกับผู้รับหนังสือเกี่ยวกับเรื่องนั้น 

                        เนื่องจาก  ใช้ในกรณีที่เป็นเรื่องใหม่  ซึ่งไม่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน  ระหว่างผู้มีหนังสือไปกับผู้รับหนังสือเกี่ยวกับเรื่องนั้น  และต้องการอ้างเป็นเหตุอันหนักแน่นที่จำเป็นต้องมีหนังสือไป เพื่อให้ผู้รับดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่ง

                        ตาม   ตามที่  อนุสนธิ  ใช้ในกรณีที่เคยมีเรื่องติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน  ระหว่างผู้มีหนังสือไปกับผู้รับหนังสือ  ซึ่งจะอ้างเรื่องที่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อนดังกล่าว  โดยจะต้องมีคำว่า  “นั้น”  อยู่ท้ายตอนแรก  และจะต้องมีข้อความซึ่งเป็นเหตุที่มีหนังสือไปอีกตอนหนึ่งเป็นอย่างน้อยเสมอ  จะเขียนแจ้งเหตุที่มีหนังสือไปตอนเดียว  แล้วเขียนจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป  (ที่เริ่มด้วยคำว่า  “จึง” )  ไม่ได้

                   การเขียนเหตุที่มีหนังสือไป  อาจมีที่มาจากหลายทาง  เช่น  เหตุจากผู้มีหนังสือไป  เหตุจากบุคคลภายนอก  เหตุจากเหตุการณ์ที่ปรากฏขึ้น  และเหตุจากผู้รับหนังสือ

                   การใช้คำสรรพนาม  ใช้ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ  และอาจละคำสรรพนามแทนเจ้าของหนังสือหรือผู้รับหนังสือก็ได้

 

การเขียนข้อความในส่วนจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป

                   จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป  อาจมีลักษณะและความมุ่งหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง  ต่อไปนี้

                            ลักษณะ                      ความมุ่งหมาย

                            คำแจ้ง                          เพื่อทราบ

                                                               เพื่อให้พิจารณา

                                                               เพื่ออนุมัติ

                                                               เพื่อให้ดำเนินการ

                                                               เพื่อให้ร่วมมือ

                                                               เพื่อถือปฏิบัติ

                            คำซักซ้อม                     เพื่อให้เข้าใจ

                            คำยืนยัน                       เพื่อให้แน่ใจ

                            คำสั่ง                            เพื่อให้ปฏิบัติ

                            คำเตือน                        เพื่อไม่ให้ลืมปฏิบัติ

                            คำกำชับ                        เพื่อให้ปฏิบัติตาม

                                                               เพื่อให้สังวรระมัดระวัง

                            คำถาม                             เพื่อขอทราบ

                            คำหารือ                        เพื่อขอความเห็น

 

                   วิธีเขียนจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป   การเขียน  “จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป”  ต้องเขียนให้ผู้รับหนังสือรู้ชัดเจนว่า  ผู้มีหนังสือไปมีจุดประสงค์ที่จะให้ผู้รับหนังสือทำอะไร  หรือทำอย่างไร  สำหรับหนังสือภายนอกซึ่งมีข้อความยาว  ควรเขียนจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป  โดยย่อหน้าขึ้นบรรทัดใหม่แยกต่างหากจาก  “เหตุที่มีหนังสือไป”  ไม่ควรเขียนรวมไว้ในตอนเดียวกับเหตุที่มีหนังสือไป  การเขียนจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป  อาจต้องมีข้อความประกอบบางอย่าง  เพื่อความสมบูรณ์  เพื่อความสละสลวย  เพื่อความสุภาพ  เพื่อโน้มน้าวจูงใจ  หรือเพื่อผูกมัดจิตใจ

                   หลักในการเขียนจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป

                        .  เขียนให้ตรงกับลักษณะและความมุ่งหมาย

                        . เขียนแจ้งจุดประสงค์ให้ชัดเจน

                        . เขียนโดยใช้ถ้อยคำให้เหมาะสมตามควรแก่กรณี

 

การเขียนข้อความในส่วนท้ายหนังสือ

                   คำลงท้ายของหนังสือภายนอก  ใช้ตามฐานะของผู้รับหนังสือตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี  ว่าด้วยงานสารบรรณ

 

หลักทั่วไปในการเขียนหนังสือราชการให้ดี

•          เขียนให้ถูกต้อง (ถูกแบบ  เนื้อหา  หลักภาษา  และความนิยม)

•          เขียนให้ชัดเจน (เนื้อความ  จุดประสงค์  วรรคตอน)

•          เขียนให้รัดกุม  (ให้มีความหมายแน่นอน ดิ้นไม่ได้ ไม่มีช่องโหว่ให้โต้แย้ง)

•          เขียนให้กะทัดรัด (สั้น ไม่ใช้ข้อความเยิ่นเย้อ ยืดยาด หรือใช้ถ้อยคำฟุ่มเฟือยโดยไม่จำเป็น)

•          เขียนให้บรรลุจุดประสงค์และเป็นผลดี  (ให้ผู้รับเข้าใจว่าต้องการอะไร จะให้ปฏิบัติอย่างไร  โน้มน้าวจูงใจ ไม่กระทบถึงความสัมพันธ์อันดี ไม่ก่อให้เกิดปฏิกิริยาตอบโต้รุนแรง)

•          การเขียนให้ถูกต้อง

•                     การเขียนให้ถูกแบบ

•                     ถูกแบบของหนังสือชนิดนั้น

•                     จัดโครงสร้างให้ถูกแบบ

•                     เขียนรายละเอียดให้ถูกแบบ

•                     จัดวางข้อความให้ถูกที่

•                     ใช้ถ้อยคำให้ถูกต้อง

•                     การเขียนให้ถูกเนื้อหา

•                     เหตุที่มีหนังสือไป เกิดจาก ผู้มีหนังสือไป บุคคลภายนอก  เหตุการณ์ ผู้รับหนังสือ

•                      จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป  ความมุ่งหมายที่มีหนังสือไป ประสงค์ให้ผู้รับหนังสือทำอะไร ทำอย่างไร

•                     เตรียมการก่อนเขียนโดย

                        - ศึกษาเรื่อง (ความเป็นมา  สาระสำคัญ  ศึกษาเรื่องเดิม  สอบถามผู้เกี่ยวข้อง)

                        - จับประเด็นของเรื่อง (เหตุที่มีหนังสือไป  จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป)

                        - ย่อเรื่อง (แก่น  กระพี้  เปลือก  ใคร  อะไร  เมื่อใด  ที่ไหน  อย่างไร  ทำไม)

•                     การเขียนให้ถูกหลักภาษา

•                     รูปประโยค  ประโยคประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ คือ  ประธาน  กริยา  กรรม  คุณศัพท์ (ขยายประธาน)  กริยาวิเศษณ์  (ขยายกริยา)

•                     ความสัมพันธ์ของข้อความ

                        + ความสัมพันธ์ระหว่างประโยค (มีประโยคเหตุ  ต้องมีประโยคผล)

                        + ความสัมพันธ์ระหว่างคำประธาน -  กริยา - กรรม – คำประกอบ  (ต้องให้ถูกต้อง
                           กลมกลืน  เมื่อแยกข้อความเป็นส่วน ๆ)

                        + ความสัมพันธ์ระหว่างคำที่แยกคร่อมข้อความ  (ต้องเขียนให้ถูกต้อง  หาได้....ไม่)

                        + ความสัมพันธ์ระหว่างคำรวมกับคำแยก  (ต้องให้ถูกต้องเมื่อแยกข้อความเป็นส่วนๆ)

                        + ความสัมพันธ์ระหว่างคำหลักกับคำขยาย (ต้องสัมพันธ์สอดคล้องกัน)

•                     การเขียนให้ถูกความนิยม

•                     ความนิยมในวงราชการ  และความนิยมของผู้ลงนาม  ในเรื่อง  สรรพนาม  ถ้อยคำสำนวน  วรรคตอน  รูปแบบ

•                     การใช้สรรพนาม 

–                    ผู้มีหนังสือไปที่เป็นส่วนราชการ นิยมใช้ชื่อส่วนราชการ หรือละไว้ก็ได้

–                    ผู้มีหนังสือไปที่เป็นบุคคล ใช้ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี หรือละไว้ก็ได้

–                    ผู้รับหนังสือที่เป็นส่วนราชการ นิยมใช้ชื่อส่วนราชการ หรือละไว้ก็ได้

–                    ผู้รับหนังสือที่เป็นบุคคล ใช้ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี หรือละไว้ก็ได้

•                     การใช้ถ้อยคำสำนวน 

–                    ใช้ภาษาราชการ ไม่ใช้ภาษาลำลอง ภาษาพูด หรือภาษานักประพันธ์

–                    ไม่ใช้คำเชื่อมซ้ำกัน

            ที่ – ซึ่ง - อัน  มีความหมายอย่างเดียวกัน ใช้แทนกันได้

                        และ – กับ – รวมทั้ง - ตลอดจน  มีความหมายอย่างเดียวกัน ใช้แทนกันได้

                        ถ้าใช้คำเชื่อมคำเดียวกัน เชื่อมคำหลายคำ  ใส่เพียงคำเชื่อมคำสุดท้าย

–                    คำที่ใช้แทนกันได้และแทนกันไม่ได้

                              กับ              (ติดกัน,  เท่ากัน,  ด้วยกัน)

                              แก่              (สำหรับ)

                              แด่              (สำหรับ,  ถวาย,  อุทิศ,  เพื่อ)

                              ต่อ              (กระทำต่อฝ่ายเดียว,  ตาม)

                              และ             (ทั้งหมด)

                              หรือ            (อย่างไหนก็ได้)

                              และหรือ       (ทั้งหมดก็ได้ อย่างเดียวก็ได้)

–                    คำเบา - คำหนักแน่น

                              จะ               (ธรรมดา – ใช้กรณีทั่วไป)

                              จัก              (หนักแน่น – ใช้ในคำสั่ง คำกำชับ)

                              ควร             (เป็นคำแนะนำ มีผลบังคับทางจิตใจ)

                              พึง              (มีผลบังคับทางสังคม)

                              ย่อม            (เป็นคำเตือน มีผลบังคับเป็นทางการ แต่ไม่เด็ดขาด)

                              ให้              (เป็นคำสั่ง)

                              ต้อง             (เป็นคำบังคับ โดยทั่วไปจะมีมาตรการลงโทษผู้ฝ่าฝืนด้วย)

–                    คำบังคับ – คำขอร้อง   การเขียนถึงบุคคลหรือผู้ดำรงตำแหน่งที่ไม่ได้อยู่ในบังคับบัญชาไม่นิยมใช้คำบังคับ แต่นิยมใช้คำขอร้องที่มีความหมายอย่างเดียวกัน

                              คำบังคับ                   คำขอร้อง

                              ขอให้ส่ง                   กรุณาส่ง

                              ให้ไปติดต่อ               กรุณาไปติดต่อ

–                    คำทำลาย -  คำเสริมสร้าง

                              คำทำลาย                 คำเสริมสร้าง

                              ท่านเข้าใจผิด ความเข้าใจของท่านยังคลาดเคลื่อนอยู่

–                    หางเสียง  การลงท้ายประโยคในหนังสือ นิยมใส่หางเสียงเพื่อให้ข้อความจบลงอย่างลื่นและรื่นหู (ต่อไป,  ได้,  ด้วย)

–                    สำนวนตามสมัยนิยม  นำมาใช้ได้

•                     การแบ่งวรรคตอน 

–                    เว้นวรรคระหว่างประโยคให้ถูกต้อง

–                    แบ่งให้แต่ละประโยค  แต่ละวรรค  แต่ละตอน  เป็นเอกภาพ

•                     การใช้รูปแบบ  ใช้ให้ถูกตามระเบียบที่กำหนด

การเขียนให้ชัดเจน  รัดกุม  และกะทัดรัด

•          การเขียนให้ชัดเจน

•                     ชัดเจนในเนื้อความ คือเขียนให้เนื้อความเป็นที่เข้าใจแน่นอน ไม่คลุมเครือ ไม่แปลความหมายได้หลายนัย

•                     ชัดเจนในจุดประสงค์ ว่าให้ผู้รับหนังสือทำอะไร  (เพื่อทราบ  เพื่อให้เข้าใจ  เพื่อพิจารณา  เพื่ออนุมัติ  เพื่อให้ร่วมมือ  เพื่อให้ช่วยเหลือ  เพื่อถือปฏิบัติ  เพื่อหารือ)

•                     กระจ่างในวรรคตอน เว้นวรรค ย่อหน้าขึ้นตอนใหม่ให้ถูกต้องเหมาะสม เพื่อให้
โปร่งตา อ่านง่าย เข้าใจง่าย

•          การเขียนให้รัดกุม

•                     เขียนให้มีลักษณะรัดกุม ดิ้นไม่ได้  ไม่มีช่องโหว่ สามารถยืนยันได้แน่นอนในคำที่เขียนนั้น และต้องไม่เขียนยืนยันในสิ่งที่ยืนยันไม่ได้

•                     กรณีที่ไม่อาจยืนยันได้แน่นอนว่าเป็นเช่นนั้นเสมอไป ควรใช้คำในลักษณะแบ่งรับแบ่งสู้ เช่น “โดยปกติ”

•          การเขียนให้กะทัดรัด

•                     ไม่ใช้คำซ้ำ  คำฟุ่มเฟือย 

•                     ไม่เขียนวกวน  ไม่ใช้ความซ้ำ ๆ  กัน

การเขียนให้บรรลุจุดประสงค์และเป็นผลดี

•          เขียนให้ผู้รับหนังสือเข้าใจชัดเจนว่าผู้มีหนังสือไปต้องการอะไร  จะให้ผู้รับปฏิบัติอย่างไร และโน้มน้าวจูงใจให้ผู้รับหนังสือปฏิบัติตามนั้น โดยหวังผลให้บังเกิดตามที่ต้องการ

•          ต้องเขียนให้เป็นผลดี  การเขียนหนังสือตำหนิหรือตักเตือน  ต้องไม่ให้ กระเทือนใจหรือเกิดปฏิกิริยาตอบโต้รุนแรง  การเขียนหนังสือตอบปฏิเสธต้องไม่ให้ขาดความสัมพันธ์อันดีต่อกันไป

•          หนังสือที่ต้องใช้ศิลปะในการเขียนเป็นพิเศษ  ได้แก่

•                     หนังสือตักเตือน  หรือตำหนิ

•                     หนังสือตอบปฏิเสธ

•                     หนังสือขอร้อง

•                     หนังสือขอความร่วมมือ

•                     หนังสือขอความช่วยเหลือ

•          การเขียนหนังสือตักเตือน หรือตำหนิ  ไม่เขียนตักเตือนหรือตำหนิตรง ๆ แต่ควรเลี่ยงเขียนอย่างใดอย่างหนึ่ง ดังนี้

•                     เขียนเปลี่ยนเข็ม คือไม่เขียนปักตรงทำนองว่าผู้มีหนังสือไป  ตำหนิเอง ไม่เขียนว่า “ด้วยปรากฏว่า”  ควรเขียนว่า “มีผู้ร้องเรียนว่า” เป็นต้น

•                     เขียนเบนเป้า คือ ไม่เขียนปักตรงลงไปเป็นการตำหนิผู้รับหนังสือ แต่เขียนเชิงตำหนิผู้อื่น หรือเป็นความบกพร่องของผู้อื่น ไม่ใช่ของผู้รับหนังสือ

•                     เขียนแสดงความเสียใจ ในกรณีที่จะเขียนตำหนิบุคคลที่ทำการอันไม่สมควรต่อเรา หรือล่วงเกินเราให้เสียหาย ควรเขียนแสดงความเสียใจ แทนการเขียนตำหนิตรงๆ 

•          การเขียนหนังสือตอบปฏิเสธ

•                     หนังสือตอบปฏิเสธ มี ๓ ลักษณะดังนี้

•                     ตอบปฏิเสธการให้

•                     ตอบปฏิเสธคำขอที่ไม่ใช่คำขอตามกฎหมาย

•                     ตอบปฏิเสธคำขอที่ขอตามกฎหมาย

•                     การเขียนหนังสือตอบปฏิเสธการให้

•                     ขอบคุณ

•                     อ้างเหตุผลที่ไม่รับ

•                     ขอโอกาสอื่น หรือ ขอเป็นอย่างอื่น

•                     การเขียนหนังสือตอบปฏิเสธคำขอที่ไม่ใช่ขอตามกฎหมาย

•                     สุภาพนุ่มนวล

•                     อ้างเหตุขัดข้องที่ไม่อาจอนุญาตได้

•                     ขออภัยที่ไม่อาจอนุญาตได้

•                     แสดงน้ำใจที่จะให้ความร่วมมือในโอกาสหน้าหากไม่มีปัญหาขัดข้อง

•                     การเขียนหนังสือตอบปฏิเสธคำขอตามกฎหมาย

•                     สุภาพนุ่มนวล

•                     อ้างเหตุขัดข้องที่ไม่อาจอนุญาตได้

•          การเขียนหนังสือขอร้อง

•                     หนังสือขอร้อง คือ หนังสือที่ขอให้พิจารณาหรือดำเนินการตามอำนาจหน้าที่ เช่น ขอให้นำเสนอ พิจารณา อนุญาต อนุมัติ หรือ หนังสือเชิญมาในงาน

•                     เขียนให้บรรลุวัตถุประสงค์ต้อง เขียนกล่อมใจ ด้วยคารมตามสมควร เขียนจับใจ ด้วยเหตุผลตามสมควรแก่กรณี และล่อใจ ด้วยการขอบคุณในความอนุเคราะห์ของเขา

•                     อ้างเหตุผลความจำเป็นที่ต้องขอร้อง

•                     ขอร้องให้เขาดำเนินการ หรือมาในงาน

•                     ขอบคุณในความอนุเคราะห์ของเขา หรือในการที่เขาสละเวลาให้เกียรติมาในงาน

•          การเขียนหนังสือขอความร่วมมือ

•                     หนังสือขอความร่วมมือ คือ หนังสือที่มีถึงผู้มีหน้าที่อย่างเดียวกันหรือเกี่ยวข้องกัน เพื่อขอให้ร่วมมือดำเนินการ 

•                     การเขียนให้บรรลุวัตถุประสงค์ต้อง เขียนกล่อมใจ ด้วยคารมมากกว่าหนังสือขอร้อง เขียนจับใจ ด้วยเหตุผลความจำเป็นมากกว่าหนังสือขอร้อง และต้องตั้งความหวังว่าจะได้รับความร่วมมือ พร้อมทั้งล่อใจ ด้วยการขอบคุณ

•                      ครวญ  บอกความจำเป็นหรือความต้องการของเรา

•                      ออด     ขอความร่วมมือจากเขา

•                      มัด       ตั้งความหวังว่าจะได้รับความร่วมมือ และขอบคุณ

•          การเขียนหนังสือขอความช่วยเหลือ

•                     หนังสือขอความช่วยเหลือ คือ หนังสือที่มีถึงสมาคมมูลนิธิ บริษัทห้างร้าง หรือบุคคลภายนอก ซึ่งไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกัน ขอให้ช่วยอย่างใดอย่างหนึ่ง

•                     การเขียนให้บรรลุวัตถุประสงค์ต้อง เขียนกล่อมใจ ด้วยคารมตามมากกว่าหนังสือขอความร่วมมือ เขียนจับใจ ด้วยเหตุผลความจำเป็นมากกว่าหนังสือขอความร่วมมือ และล่อใจ ด้วยอามิสมากกว่าหนังสือขอความร่วมมือ

•                     ครวญ   บอกความจำเป็น หรือความต้องการของเรา

•                      ยอ       ยกย่องภูมิธรรมหรือคุณธรรมของเขา

•                      ล่อ       ชี้ผลอันน่าภูมิใจที่เขาจะได้รับหากได้ช่วยเรา

•                      ออด     ขอความกรุณาช่วยเหลือจากเขา

•                      มัด       ตั้งความหวังว่า จะได้รับความกรุณาช่วยเหลือและขอบคุณ