http://www.anegsangsoog.com/   0866441825

 

เอกสารประกอบการบรรยาย

เรื่อง   ศิลปะการบริหารงานของหัวหน้างาน
โดย  พลตรี เอนก   แสงสุก

ผู้ทรงคุณวุฒิกองบัญชาการทหารสูงสุด

 

วิเคราะห์ศัพท์

                         ศิลปะ  --  ผีมือ  (เทคนิค วิธีการ  การปฏิบัติ)

                         บริหาร  --  ดำเนินการ  จัดการ  (การดำเนินการเพื่อให้บรรลุภารกิจ)

                         หัวหน้างาน  --  ทุกตำแหน่งที่มีคำว่า   “หัวหน้า”  หรือ  “ผู้อำนวยการ”

                                                 --  หรือชื่อตำแหน่งอื่นที่มี  “ลูกน้อง”

 

สรุปเป็น         “ฝีมือการจัดการงานของหัวหน้างาน”  หรือ  “เทคนิควิธีการบริหารงานของหัวหน้างาน”

 

หัวข้อบรรยาย     ๑.  ความหมายและหัวใจของการบริหารงาน
                                ๒. เทคนิควิธีการปฏิบัติต่อ  “คน”

                                ๓. เทคนิควิธีการปฏิบัติต่อ  “งาน”

                                ๔. เทคนิควิธีการปฏิบัติต่อ  “เวลา”

                                ๕. เทคนิควิธีการปฏิบัติต่อ  “ทรัพยากร”

                                ๖. สรุป

 

ความหมายและหัวใจของการบริหารงาน

                         - การบริหารงาน  คือ  วิธีการใช้  “คน  เงิน  เวลา  ทรัพยากร”  ที่มีอยู่  เพื่อปฏิบัติภารกิจของหน่วยให้บรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

                         - “คน”  เป็นสิ่งสำคัญที่สุด  หากบริหาร  “คน”  ได้  คนก็จะช่วยกันทำงานอย่างเต็มที่

                         - “ใจ”  เป็นสิ่งสำคัญที่สุดของ  “คน”  หาก  “ครองใจ”  ได้  ก็จะ  “ครองคน”  ได้

                         - จะ  “ครองใจ”  คนได้  ต้อง  “จริงใจ”  กับเขาก่อน

                         - จะ  “จริงใจ”  กับผู้อื่นได้  ต้อง  “จริงใจ”  กับตัวเองก่อน

                         - เวลา  --  เป็นปัจจัยกำหนดความสมบูรณ์ของงาน  และเป็นปัจจัยหนึ่งที่ใช้ควบคุมการปฏิบัติงาน

                         - ทรัพยากร  --  วัสดุอุปกรณ์ทั้งมวลที่เกี่ยวข้องในการทำงาน  เช่น  รถยนต์  น้ำมัน  คอมพิวเตอร์  ฯลฯ

 

เทคนิควิธีการปฏิบัติต่อ  “คน”

                         - แบ่งเป็น  ๔  พวก  คือ  ๑.  ตัวเรา  ๒. นาย  ๓. ลูกน้อง  ๔. ระดับเดียวกัน

                         - ในขณะที่เราเป็น  “หัวหน้า”  เราก็เป็น  “ลูกน้อง”  ของ  “นาย”

                         - เราอยากมี  “นาย”  ที่ดี  ลูกน้องเราก็อยากมีเหมือนกัน

                         - เราไม่ชอบ  “นาย”  แบบไหน  ลูกน้องเราก็ไม่ชอบเหมือนกัน

๑.  การปฏิบัติต่อตนเอง

                       -  ยึดคติเตือนใจที่ดีและพยายามปฏิบัติให้ได้ตามนั้น -- บุคคลสำคัญ  ทางโลก - ทางธรรม
                             - ปฏิบัติตัวเป็นตัวอย่างในเรื่องที่คนทั่วไปมักจะปฏิบัติย่อหย่อน เช่น

                                * การแต่งกายถูกระเบียบ  การทำความเคารพ

                                * การตรงต่อเวลาในการเข้าทำงานเช้า พักกลางวัน และเวลากลับบ้าน

                                * การไม่ใช้โทรศัพท์ราชการติดต่อเรื่องส่วนตัว

                                * การรักษาความสะอาดและความเป็นระเบียบของโต๊ะทำงาน

                                * การประหยัดไฟฟ้าด้วยการปิด - เปิดไฟ/เครื่องปรับอากาศ ตามเวลาที่กำหนด

                                * การไม่กู้หนี้ยืมสิน ไม่เล่นหวยใต้ดินในที่ทำงาน

                                * ไม่สวมรองเท้าแตะนั่งทำงาน หรือเดินออกนอกโต๊ะทำงาน

                         - สร้างความสัมพันธ์อันดีกับหน้าห้องผู้บังคับบัญชาทุกระดับที่หนังสือจะต้องผ่าน

                         - มีของขวัญเล็ก ๆ น้อย ๆ ให้ ทุกคนในหน่วย เมื่อถึงวันเกิดหรือเทศกาลปีใหม่

                         - ใช้หลักธรรมะในการปฏิบัติงาน ที่ใช้ประจำได้แก่

                                * เราจะให้อภัย ไม่โกรธ ไม่หงุดหงิด ไม่อึดอัดขัดเคืองผู้ใด  หรือเรื่องใด

                                * เราจะช่วยเหลือผู้อื่นตามหน้าที่  กำลัง  และโอกาสที่จะพึงทำได้

                                * เขามีส่วนเลวบ้างช่างหัวเขา จงเลือกเอาส่วนที่ดีเขามีอยู่  เป็นประโยชน์โลกบ้างยังน่าดู  ส่วนที่ชั่วอย่าไปรู้ของเขาเลย  จะหาคนมีดีโดยส่วนเดียว  อย่ามัวเที่ยวมองหาสหายเอ๋ย  เหมือนเที่ยวหาหนวดเต่าตายเปล่าเลย  ฝึกให้เคยมองแต่ดีมีคุณจริง

                                * กรรมบท ๑๐ ได้แก่  กาย  ๓  (ไม่ฆ่าสัตว์  ไม่ลักทรัพย์  ไม่ประพฤติผิดในกาม)  วาจา  ๔
(ไม่พูดปด  ไม่พูดหยาบ  ไม่พูดส่อเสียด  ไม่พูดเพ้อเจ้อ)  ใจ  ๓  (ไม่คิดอยากได้ทรัพย์ผู้อื่น – โลภะ  ไม่ผูกอาฆาต – โทสะ  มีความเห็นถูกต้อง – โมหะ)

                                * แก้ที่คนอื่นยาก ต้องแก้ที่ใจเรา

                         - ตั้งใจที่จะพัฒนาจิตใจตนเองให้มีจริยธรรมคุณธรรมและศีลธรรมยิ่ง ๆ  ขึ้น  โดยเฉพาะเวลาขับรถ  ใช้เป็นโอกาสในการพัฒนาจิตใจได้มาก  ไม่ปล่อยใจไปตามกระแสสังคมซึ่งต้องเอาตัวรอด  ขอไปก่อน  ขอไปเร็ว  ไม่มีน้ำใจให้กัน

                      - รับการแสดงการเคารพของผู้อื่นด้วยความเคารพ ยิ้มแย้มแจ่มใส โค้งตอบเมื่อเขาเงยหน้าแล้ว

                    -   ไม่รับสินบนหรือของกำนัลในลักษณะสินบนจากบุคคลอื่น

๒.  การปฏิบัติต่อนาย

                         - ซื่อสัตย์ จริงใจต่อนายและลูกน้อง  ถือหลัก รายงาน นาย ทุกเรื่อง  กระจายข่าวสารให้ลูกน้องทราบ  แลกเปลี่ยนความรู้ เพื่อนร่วมงาน

                   - รายงานเรื่องที่ทำการแทนนาย ทันที่ที่ท่านกลับมา หรือเขียนโน้ตทิ้งไว้บนโต๊ะนาย

                         - เมื่อนายเหนือขึ้นไปเรียกนายเรา  ช่วยคิดและคาดเดาว่าจะเป็นเรื่องอะไร เสนอแฟ้มอะไรขึ้นไปหรือสอบถามหน้าห้อง ให้ข้อมูลเพิ่มเติมแก่นายเรา เอาเรื่องเดิมมาให้ท่านทบทวน เสนอแนะจุดที่คิดว่าน่าจะเป็นปัญหา และคำตอบหรือคำชี้แจงต่อผบช.

                         - ไม่งอนหรือแสดงสีหน้าไม่พอใจนาย เมื่อนายใช้อารมณ์กับเรา

                       - ไม่เถียงนายต่อหน้าผู้อื่น ใช้วิธีขออนุญาตชี้แจงเมื่อไม่มีคนอื่นแล้ว

                       -   ไม่ต้องให้นายสั่งไปเสียทุกเรื่อง

                       -   ไม่ก้าวก่ายเรื่องส่วนตัวของนาย

                         - ไม่ทำหรือส่งเสริมหรือสนับสนุนให้นายทำในสิ่งที่ผิดศีลธรรม, คุณธรรม, จริยธรรม, ระเบียบ, ข้อบังคับ ตลอดจนกฎหมายบ้านเมือง

                         - ไม่ประพฤติตนผิดศีลธรรม, จริยธรรม, ระเบียบ, ข้อบังคับ, กฎหมายบ้านเมือง จนมีเรื่องเดือนร้อนมาถึงนาย

                         - ไม่ใช้หน้าที่และฐานะที่อยู่หน้าห้องนาย เพื่ออำนวยประโยชน์ให้แก่พวกพ้อง หรือคนในครอบครัวในทางที่ไม่สมควร

                         - ไม่ตอบนายว่า “ไม่ทราบ” อยู่เสมอ ๆ ควรใช้คำพูดว่า “ขออนุญาตไปตรวจสอบก่อน”

                         - กล้าพูด กล้าถาม กล้าแสดงความคิดเห็นทุกเรื่อง อย่างตรงไปตรงมา

                         - เสนอแนะนายในการดูแลสวัสดิการและความก้าวหน้าของเพื่อนร่วมงานและลูกน้อง

                         - ทำใจให้พร้อมที่จะรองรับอารมณ์โกรธหรือถูกด่าว่า ถูกตำหนิจากนาย (บางคน) โดยไม่แสดงออกซึ่งความไม่พอใจ

                         - ชี้แจงเหตุผลให้นายทราบเมื่อนายอารมณ์เย็นลงแล้ว

                         - ริเริ่มวาดภาพล่วงหน้าเสมอ สมมุติว่าถ้าเราเป็นนายเราจะต้องไปไหน ทำอะไรบ้างในวันนี้และพรุ่งนี้  ควรจะต้องรับรู้หรือเตรียมการอย่างไรบ้าง แล้วเราก็เตรียมแบบนั้นให้นายโดยไม่ต้องรอให้นายสั่งก่อนจึงทำ

๓.  การปฏิบัติต่อลูกน้อง

                         - ให้ความเป็นธรรม  ไม่ลำเอียง  ให้ลูกน้องประจบด้วยงานไม่ให้ประจบสอพลอ

                         - ใช้คำพูดที่ให้กำลังใจ  ไม่ทำให้เสียกำลังใจ  

                         - รักษาน้ำใจลูกน้องและเพื่อนร่วมงาน และ เช่น การแก้หนังสือ การรับประทานของว่าง

                         - ให้ความเห็นใจต่อความจำเป็นส่วนตัวของแต่ละคน ถามทุกข์สุข ถามการเดินทางไป - กลับบ้าน เห็นใจไม่ใช้งานใกล้เวลากลับบ้าน

                         - แม้ว่างานจะมากเพียงใด แต่ต้องไปเยี่ยมลูกน้องที่ป่วยเข้าโรงพยาบาลเสมอ  “ดีใช้ ไข้รักษา”

                         - ใช้คนให้เหมาะกับงาน รู้ว่าใครถนัดอะไร ไม่ถนัดอะไร สั่งแล้วทำไม่ถูก ใคร่ครวญดูว่าเขาเข้าใจผิดหรือเราสั่งไม่ชัดเจน

                         - พูดกับลูกน้องที่เกเร แบบสองต่อสอง สอบถามความจำเป็นส่วนตัว ขอให้คิดถึงส่วนรวมไม่เอาเปรียบเพื่อนร่วมงาน ไม่ด่าว่าต่อหน้าคนอื่น

                         - ไม่ตำหนิโดยออกชื่อบุคคลในที่ประชุม  ใช้วิธีเรียกมาคุยตามลำพัง

                         - ไม่ทำลายบรรยากาศในสำนักงานด้วยการระบายอารมณ์ใส่ลูกน้อง

                         - ขอโทษลูกน้องเสมอเมื่อความผิดพลาดนั้นเกิดจากเรา  ทำให้เขาต้องพิมพ์ใหม่  ทำใหม่

                         - ให้เกียรติด้วยคำพูดต่อลูกน้องที่มีอายุมากกว่า แต่ไม่ให้เสียการปกครองตามวินัยพนักงาน

                         - ลูกน้องปฏิบัติไม่ถูกไม่เหมาะสมด้วยเรื่องใด ไม่ต่อว่าทันที ดูที่ตัวเราก่อนว่าสั่งผิดหรือเปล่า พูดหรือเขียนไม่ชัดเจนหรือเปล่า ถ้าตรวจสอบแล้วเราไม่ผิด จะใช้วิธีสอนและอธิบายในสิ่งที่ถูกให้ฟัง

                         - ไม่โทษลูกน้องเมื่อนายตำหนิ เนื่องจากเอกสารผิดพลาด  เพราะเราก็มีส่วนในการตรวจผ่านไป

                        - ทำตัวเป็นครูและแม่ที่ดี  กล้าพูดกล้าสอน ไม่เป็นแม่ปู - ลูกปู ไม่กลัวลูกน้องไม่ชอบตัวเอง

                         - สนับสนุนลูกน้องที่หารายได้พิเศษโดยสุจริต ไม่เบียดบังเวลาราชการจนเกินไป เช่น ช่วยซื้อของที่นำมาขายนอกเวลางาน ฯลฯ

                         - กล่าวชมเชยและขอบคุณลูกน้องเสมอ ๆ

                         - ดูแลให้มีเครื่องมือและอุปกรณ์ในการทำงานของลูกน้องอย่างเพียงพอไม่สั่งงานอย่างเดียว

                         - ใช้งานลูกน้องออกนอกหน่วย ให้ค่าอาหาร ค่าน้ำมันรถ  และใช้ในเส้นทางกลับบ้าน

                         - ปกป้อง  สนับสนุน  ลูกน้องที่ดี
                         - ตักเตือน  ลงโทษ  ลูกน้องที่ทำผิด

                         - เสียสละให้ลูกน้องบ้าง  -- เงิน  เวลา

                         - เลี้ยงลูกน้อง  ทั้งในและนอกสถานที่  ในโอกาส - เทศกาล  อันควร

                         - พาลูกน้องไปเที่ยว พักผ่อน  ต่างจังหวัด  พร้อมครอบครัว  ในโอกาสอันควร

                         - ไปร่วมงานส่วนตัวของลูกน้องตามโอกาสอันควร  เช่น  งานศพญาติ  งานบวช  งานแต่งงาน

                         - มีอารมณ์ขันบ้าง  แต่ไม่พร่ำเพรื่อ  วางตัวให้สมกับเป็นหัวหน้า

                         - สนับสนุนลูกน้องให้ก้าวหน้า  ไม่ดึงตัวไว้เพื่อช่วยงานของหน่วยตลอดไป

                         - ไม่กู้ยืมเงินลูกน้อง  และไม่ให้ลูกน้องยืม  จะเสียการปกครอง  หาวิธีช่วยทางอื่น

                         - วางตัวให้ลูกน้องรู้สึกว่า  เราเป็นทั้งนาย  พี่  เพื่อน  ครู  หรือพ่อแม่

                         - เป็นผู้ทำให้ลูกน้องสามัคคีกัน  ไม่เป็นผู้แบ่งพวกเสียเอง

                         - เป็นผู้ประสานรอยร้าวระหว่างลูกน้องที่บาดหมางกัน  ถึงแม้จะเกิดจากเรื่องส่วนตัวอย่าคิดว่าเป็นเรื่องส่วนตัวของเขา 

                         - ต้องแก้ปัญหา  ไม่หนีปัญหา  กล้าตัดสินใจ  กล้ารับผิดชอบ  โดยเฉพาะเรื่องสำคัญที่อาจมีปัญหา  หรือเรื่องที่ไม่แน่ใจว่านายเหนือขึ้นไปจะเห็นด้วยหรือไม่  ต้องกล้าเซ็นเอง  ไม่ให้ลูกน้องทำการแทน

                         - รู้หน้าที่ของตัวเอง  ไม่ต้องรอให้ลูกน้องมาขอร้อง  เช่น  การประสานงานระหว่างหน่วย

                         - สั่งให้ลูกน้องทำงาน  นอกหน่วย  นอกเวลา  หรือวันหยุด  เราควรไปเยี่ยมเยียน  ให้กำลังใจ  กำกับดูแล  ซื้อของกินไปฝาก

                         - ลูกน้องเข้าใหม่  ต้องปฐมนิเทศด้วยตัวเอง  และแต่งตั้งมอบหมายคนเก่าให้ทำหน้าที่พี่เลี้ยง

                         - กล้าพูดในที่ประชุมเพื่อสนับสนุนลูกน้องให้ก้าวหน้า  หรือปกป้องลูกน้องให้ได้รับความเป็นธรรม  จากการพูดของผู้อื่น

                         - ไม่ทำให้ลูกน้องเกิดความรู้สึกว่า  เราสนิทกับใครหรือชอบใครเป็นพิเศษ  ไม่ให้เกิดคำพูดว่าคนนั้นคนนี้เป็นเด็กนาย

๔.  การปฏิบัติต่อหัวหน้าระดับเดียวกัน

                         - ให้เกียรติ  ไม่ก้าวก่าย  ใช้  “ประสาน”  “ขอความร่วมมือ”

                         - ไม่อิจฉา  ริษยา  ชิงดีชิงเด่น  แล้งน้ำใจ  เอาเปรียบ

                         - จริงใจต่อกัน  ร่วมกันทำงานเป็นทีม  เพื่อความสำเร็จของหน่วยใหญ่

                         - ส่งเสริมให้ลูกน้องสองหน่วยสามัคคีกัน  ให้มีน้ำใจต่อกัน  ไม่คิดว่างานใครงานมัน

                         - แข่งกันทำงานให้ดี  ไม่แข่งกันเอาหน้า

                      - หัวหน้ากับหัวหน้า  ถูกคอกันดี  ลูกน้องก็เป็นสุข  บรรยากาศการทำงานก็ดี

                         - หัวหน้ากับหัวหน้า  ไม่ถูกกัน  ลูกน้องก็เป็นทุกข์  บรรยากาศการทำงานก็ตึงเครียด

                      - นายของเรา  ก็พลอยลำบากใจ

                      - จะใช้ลูกน้องของเขา  ควรบอกกล่าวกัน

                                               

เทคนิควิธีการปฏิบัติต่อ  “งาน”

                         - แบ่งเป็น  ๑. งานทั่วไป  ๒. งานเอกสาร  ๓. งานการให้บริการผู้ป่วยและญาติ

๑. งานทั่วไป

                         - เป็นหัวหน้า  ต้องรู้ภารกิจ หน้าที่  และนโยบายของ  หน่วย/ผู้บังคับบัญชา

                         - เป็นหัวหน้าเล็ก  ต้องรู้ลึก  แต่ไม่ต้องรู้หมด

                         - เป็นหัวหน้าใหญ่  ต้องรู้หมด  แต่ไม่ต้องรู้ลึก

                         - เรื่องต่าง ๆ  เกี่ยวกับหน่วยงานที่ปฏิบัติงานอยู่  ที่  “หัวหน้า”  ควรรู้และมีเอกสารอยู่กับตัว (หรือควรจัดทำหากยังไม่มี)

                                 ๑. อัตราการจัดหน่วย  ตั้งแต่ระดับบนสุดถึงระดับหน่วยรองของเรา

                                      ๒. หน้าที่ของหน่วย  และหน้าที่ตามตำแหน่งต่าง ๆ  ที่มีระบุไว้อย่างเป็นทางการ

                                      ๓.  ปฏิทินการปฏิบัติงานในวงรอบปีงบประมาณของหน่วย

                                      ๔.  บัญชีบรรจุกำลังพลภายในหน่วย

                                      ๕.  หมายเลขโทรศัพท์ที่ทำงาน  ที่บ้าน  และมือถือ  ของผู้บังคับบัญชาของหน่วย  และของกำลังพลภายในหน่วย

                                      ๖.  ระเบียบปฏิบัติประจำ  (รปจ.)  ของหน่วย

                                      ๗.  ระเบียบของหน่วย เกี่ยวกับสิทธิและสวัสดิการที่เกี่ยวข้อง

                         - บริหารจัดการ  โดยการ  สั่งการ  กำกับดูแล  ให้เป็นไปตามภารกิจหน้าที่ของหน่วยและของแต่ละคน

                         - ยึด  “หลักการ”  ไม่ใช้  “หลักกู”  มีเอกสารแสดงได้        

                         - ทำตัวเป็น  “เทรนเนอร์”  สอนได้  ชกเองได้

                         - ไม่หนีงาน  เช่น  ป่วย  มีธุระ  ในวันที่มีงานที่ไม่อยากทำ  หรือทำไม่ถนัด

                         - ต้องดูแลให้มี  “คน”  และ  “เครื่องมือ”  ในการทำงาน  อย่างพอเพียง  ต้องกล้าเสนอแก้ไข ต้องกล้าขอนาย

                         - กระตุ้นลูกน้องให้ตื่นตัวอยู่เสมอ

                         - ใช้ทั้งพระเดชและพระคุณ --  เลื่อนตำแหน่ง  ให้ ๒ ขั้น  ตัดเงินเดือน  ทำทัณฑ์บน  ตักเตือน

                         - เป็นหัวหน้าต้องกล้าคิด  กล้าพูด

                         - มองภาพรวมอยู่เสมอ

                                                ๑.  ทำตามหน้าที่ครบถ้วน  ถูกต้อง  ทันเวลา  แล้วหรือยัง

                                                ๒. มีวิธีทำให้เร็ว  ให้มาก  ให้สะดวก  กว่านี้ไหม

                         - นึกถึง  “ผู้ป่วย”  เป็นหลัก  ทำอย่างไร  ที่จะช่วยให้เขาคลายทุกข์กายใจ  ได้เร็ว  ได้มาก  ได้สะดวก

                       - หมั่นประชุมเป็นนิจ  รับฟังความคิดของลูกน้อง  แต่อย่าพูดนาน  พูดมากไม่เข้าเรื่อง  จนลูกน้องไม่มีเวลากลับไปทำงาน

                         - ไม่  “คิด”  และ  “พูด” ว่า  “เขาก็ทำกันมายังงี้”

                         - คิดที่จะ  “พัฒนา”  หรือ  “ปรับปรุง”  งานให้ดีขึ้น  เร็วขึ้น  สมบูรณ์ขึ้น  อยู่เสมอ

                      - ประสานงานด้วยวาจาให้มาก  เรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ  ไม่ต้องทำหนังสือให้เสียเวลา  (ยกเว้นต้องการ หรือต้องมีเป็นหลักฐาน)

 

๒. งานเอกสาร

                         - ต้องมีสติ  จัดลำดับความเร่งด่วนของงาน

                         - ต้องกระจายงาน  แบ่งงาน  แต่ไม่ใช่แบ่งไปหมด  ตัวเองรอเซ็นอย่างเดียว

                         - ต้องควบคุมงานทั้งหมดของหน่วย  อย่าให้เสมียนหรือเจ้าหน้าที่ รับ - ส่ง หนังสือ เป็นคนคุม

                         - เป็นหัวหน้า  ควรมีเอกสารอ้างอิง  หรือข้อมูลสำคัญ  ไว้ใกล้ตัว

                         - ไม่หวงข้อมูลเก็บไว้รู้คนเดียวเพื่อทำให้ตัวเองเป็นคนสำคัญที่รู้เรื่องดี  --  เตรียมข้อมูลให้นายบ้าง  บอกให้ลูกน้องรู้บ้าง

                         - ควรจัดทำแฟ้มนโยบาย ผบช.ไว้คอยเตือนตัวเอง

                         - งานบางงาน  ลูกน้องไม่อยู่  หรือนายต้องการด่วน  ต้องลงมือทำเองได้

                         - ไม่ซุกเรื่อง  ดองเรื่อง  ผลัดวันประกันพรุ่ง

                         - เซ็นแล้วต้องรับผิดชอบ  ไม่โทษลูกน้องเมื่อนายตำหนิ  ให้อภัยลูกน้อง  ให้คำแนะนำ  เล่าให้ฟังเพื่อให้ช่วยกันระวังไม่ให้เราถูกด่า  ไม่ใช่ด่าลูกน้องต่อ  (ควรด่าตัวเองด้วย)  ให้กำลังใจ  “คนที่ไม่เคยทำผิด  คือคนที่ไม่เคยทำอะไร”

                         - ถ้านายชมยกความดีให้ลูกน้อง  บอกให้นายรู้ว่า  คนทำเริ่มต้นคือใคร  ใครกำกับดูแล

                         - ไม่ว่าจะได้รับคำชมหรือคำตำหนิ  ควรประชุมชี้แจงหรือเวียนให้ลูกน้องทุกคนทราบทั่วกัน เพื่อเป็นกำลังใจ  หรือระวังไม่ทำให้หน่วยเราถูกตำหนิในเรื่องแบบเดียวกันนี้อีก  (ไม่ใช่ประจาน)

                         - หน้าห้องนายแก้หนังสือเรา ถ้าเราผิดจริงยอมแก้โดยดุษณีและขอบคุณเขาที่ช่วยดูไม่โกรธ แต่ถ้าเขาผิด ขึ้นไปอธิบายให้ฟังหรือเขียนโน้ตชี้แจง ขออนุญาตยืนยันตามเดิมยกเว้นนายสั่งแก้

                         - เรื่องด่วนที่สุด สำคัญจริง ๆ ต้องรู้วิธีลัดขั้นตอน ทั้งการเสนอเซ็น และการให้ม้าเร็วไปส่งหนังสือถึงตัวบุคคลหรือหน่วยที่จะต้องปฏิบัติ ไม่ยึดติดกับระเบียบปฏิบัติจนเกินไป

                         - ให้เกียรติหน้าห้องนายในการตรวจแก้หนังสือ ถึงแม้เขาจะระดับต่ำกว่า ถือว่าเขาช่วยไม่ให้หนังสือของหน่วยผิดพลาด

                         - เป็นหัวหน้า  ต้องร่างหนังสือเองได้  พิมพ์เองได้ยิ่งดี 

                         - ไม่แก้ร่างหนังสือของลูกน้องโดยฉีกทิ้งทั้งฉบับหรือร่างใหม่ทั้งหมด พยายามใช้กระดาษของเขาและข้อความของเขาให้มากที่สุด เพื่อรักษาน้ำใจและเสริมสร้างกำลังใจ

                         - การแก้ร่างหนังสือไม่ใช้วิธี “พูดอย่างเดียว”   (แก้ด้วยปาก)  ว่าให้ไปปรับอย่างนั้นอย่างนี้ ลูกน้องจะอึดอัดและบ่นในใจว่า “ก็ผมคิดได้แค่นี้ จะให้แก้อย่างไรก็เขียนมาสิ”  ควรลงมือแก้ในร่างของเขาเพื่อให้เขามีตัวอย่างเก็บไว้ดูด้วยว่าเราคิดอย่างไรเขียนอย่างไร

                         - รีบทำเรื่องด่วนทันทีที่เห็นไม่รอให้ลูกน้องนำมาให้ตามขั้นตอน

                        - เซ็นแฟ้มทันทีที่ลูกน้องนำมาวางไม่ให้เรื่องแช่อยู่ที่โต๊ะเรา

                          - รีบแจ้งเรื่องสำคัญเร่งด่วน ที่เกี่ยวข้องกับกำหนดการปฏิบัติของนาย ให้หน้าห้องทราบในชั้นต้นก่อน แล้วจึงทำงานหนังสือ

 

๓. งานการให้บริการผู้ป่วยและญาติ

                         - กระตุ้นจิตสำนึกให้ทุกคนตระหนักว่า  “เราจะทำงานเพื่อผู้ป่วย”  เป็นหลักสำคัญกว่า ไม่ใช่  “ทำงานเพื่อความก้าวหน้าของตัวเอง”

                         - คิดอยู่เสมอว่า  “ถ้าไม่มีเขา  ก็ไม่มีเรา”

                         - คิดเสียว่าสงสาร

                         - คิดว่าเป็น  พ่อ  แม่  พี่น้อง  ของเรา

                         - เน้นการต้อนรับ  การพูด  การอดกลั้น

                         - ไม่ทำตัวให้ผู้ป่วยและญาติรู้สึกว่า  “เรา”  เป็น  “เจ้านาย”

                         - คนไม่ดีย่อมมีอยู่ทุกวงการ  ต้องพยายามทำใจ  ไม่เหมารวม

 

เทคนิควิธีการปฏิบัติต่อ  “เวลา”

                         - เวลาแล้วเสร็จที่หน่วยเหนือกำหนด  แบ่งเป็น  ๓  ส่วน  เราใช้ไม่เกิน  ๑  ส่วน  ให้ลูกน้อง  ๒  ส่วน

                         - จัดลำดับงานตามความเร่งด่วนของเวลา

                         - ปรับลำดับงานอยู่เสมอเมื่อมีงานใหม่เข้ามา  ไม่ใช่ทำตามคิวโดยไม่พิจารณาความสำคัญเร่งด่วน

                         - ใช้เวลาเป็นเครื่องมือควบคุมการปฏิบัติงานของลูกน้อง

                         - แบ่งเวลาให้ลูกน้องอย่างเหมาะสม

                         - เรื่องที่ต้องใช้ความคิดพิจารณา  ควรทำตอนเช้าซึ่งเป็นเวลาที่สมองปลอดโปร่งแจ่มใส

                         - ทำปฏิทินการปฏิบัติงานของหน่วยในรอบ เดือน/ปี

                         - ใช้ตารางนัดหมายหรือปฏิทินช่วยจำบนไวท์บอร์ด  เป็นเครื่องช่วยบันทึกเวลาการปฏิบัติงานต่าง ๆ

                         - บางครั้งต้องใช้เวลาส่วนตัวทำงานให้ราชการ  โดยนำงานกลับไปทำที่บ้านตอนกลางคืนหรือในวันหยุด

 

เทคนิควิธีการปฏิบัติต่อ  “ทรัพยากร”

                         - สำรวจเครื่องมือเครื่องใช้ว่ามีครบตามอัตราที่กำหนดหรือไม่

                         - เบิกให้ครบ  ส่งซ่อม  ขอจัดหาเพิ่มเติม

                         - ใช้คอมพิวเตอร์และพริ้นเตอร์แบบรวมการ  เชื่อมต่อระบบ LAN

                         - กำหนดผู้รับผิดชอบวัสดุอุปกรณ์แต่ละชิ้น  ติดป้าย

                         - เบิกหมึกพิมพ์หรือวัสดุสิ้นเปลืองไว้ล่วงหน้า  หรือกำหนดเวลาเบิกให้ชัดเจน  ไม่รอให้ของหมดจึงเบิก

                          - บางครั้งอาจต้องเสียสละเงินส่วนตัว  จัดหาวัสดุบางรายการ  เพื่อให้ลูกน้องมีของใช้

                         - กระตุ้นจิตสำนึกทุกคนในหน่วยงาน  ให้ช่วยกัน  “ประหยัด”  ทรัพยากรทุกอย่าง

                         - กระดาษที่ถ่ายเอกสารเสีย  หรือที่พิมพ์เสีย  นำมาใช้ร่างหนังสือ  หรือตัดทำกระดาษโน้ต

                         - กำหนดลำดับความเร่งด่วนในการใช้ทรัพยากร  ตามลำดับความสำคัญเร่งด่วนของงาน  ไม่กำหนดตามความสำคัญของตัวบุคคล

                         - นำของที่ใช้แล้วแต่ยังใช้ได้อีกกลับมาใช้ใหม่  เช่น  แฟ้มปกแข็ง - นำเอกสารข้างในออกใช้เชือกมัดไว้ หรือใส่กล่องใส่ตู้

 

สรุป                

                         - การบริหารงาน  คือ  วิธีการใช้  “คน  เงิน  เวลา  ทรัพยากร”  ที่มีอยู่  เพื่อปฏิบัติภารกิจของหน่วยให้บรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

                         - “คน”  เป็นสิ่งสำคัญที่สุด  หากบริหาร  “คน”  ได้  คนก็จะช่วยกันทำงานอย่างเต็มที่

                         - “ใจ”  เป็นสิ่งสำคัญที่สุดของ  “คน”  หาก  “ครองใจ”  ได้  ก็จะ  “ครองคน”  ได้

                         - จะ  “ครองใจ”  คนได้  ต้อง  “จริงใจ”  กับเขาก่อน

                         - จะ  “จริงใจ”  กับผู้อื่นได้  ต้อง  “จริงใจ”  กับตัวเองก่อน