แบบฝึกหัดที่ ๑๒

การร่างหนังสือภายนอก แบบไม่มีต้นเรื่อง (รับคำสั่งด้วยวาจา)

 

เรื่อง    การจัดทำพาวเวอร์พ้อยท์บรรยายสรุปของ ยก.ทหาร

 

ความมุ่งหมาย    เพื่อฝึกการร่างหนังสือภายนอก แบบไม่มีต้นเรื่อง (รับคำสั่งด้วยวาจา) เพื่อฝึกการคิดและเขียนส่วนต่าง ๆ ของหนังสือภายนอกเพื่อขอความช่วยเหลือ ซึ่งประกอบด้วย ชื่อเรื่อง ความเป็นมา ความจำเป็นที่ต้องขอความช่วยเหลือ การยกย่องความดีของเขา ผลดีถ้าเราได้รับความช่วยเหลือจากเขา การเขียนคำขอหรือความต้องการ การตั้งความหวังว่าจะได้รับความช่วยเหลือ และการขอบคุณ

ความยาก    ระดับ ๕

ปัญหาฝึก

                         จก.ยก.ทหาร  มีดำริว่า  สไลด์มัลติวิชั่นบรรยายสรุปการดำเนินงานของ  ยก.ทหาร  ที่จัดทำไว้เดิมนั้นไม่ค่อยทันสมัย  และการจัดทำด้วยสไลด์มัลติวิชั่นไม่อ่อนตัวในการแก้ไขปรับปรุง  การฉายต้องใช้เวลาเตรียมการมาก  และต้องใช้เจ้าหน้าที่ที่มีความรู้ความชำนาญเฉพาะ  ซึ่งไม่ค่อยสะดวกในปัจจุบัน  จึงได้มอบหมายให้  กกฝ.ยก.ทหาร  เป็นหน่วยรับผิดชอบดำเนินการปรับปรุงสไลด์มัลติวิชั่นของ  ยก.ทหาร  โดยให้แนวทางว่า  ให้จัดทำโดยใช้คอมพิวเตอร์โปรแกรมพาวเวอร์พ้อยท์  และประสานขอความอนุเคราะห์จากกรมประชาสัมพันธ์ในการบันทึกเสียงผู้บรรยาย โดยขอความร่วมมือผู้อ่านข่าวชายที่เคยจัดทำให้หน่วยต่าง ๆ  ตามที่เราได้เคยเห็นมาแล้ว  เป็นผู้อ่านบทบรรยายให้

                         ผอ.กกฝ.ยก.ทหาร  ร่วมกับ  นายทหารฝ่ายเสนาธิการในกอง  ได้ร่วมกันประสานหน่วยต่าง ๆใน  ยก.ทหาร  จนได้ข้อมูลครบตามที่ต้องการ  และได้จัดทำบทบรรยายพร้อมลำดับภาพเป็นพาวเวอร์พ้อยท์เรียบร้อยแล้ว  ขั้นตอนต่อไปคือการบันทึกเสียงผู้บรรยายและเสียงประกอบภาพในพาวเวอร์พ้อยท์  ซึ่งจะต้องประสานขอรับการสนับสนุน ผู้อ่านบทบรรยายและการบันทึกเสียงประกอบภาพ  ของกรมประชา-สัมพันธ์ในการดำเนินการ


บ่งการ

                         สมมุติว่า  นทน.  ปฏิบัติหน้าที่อยู่ใน  กกฝ.ยก.ทหาร  ได้รับคำสั่งจาก  ผอ.กกฝ.  ให้ร่างหนังสือถึงกรมประชาสัมพันธ์สำหรับ  ผช.จก.ยก.ทหาร  ลงนาม  (ทำการแทน  จก.ยก.ทหาร)  เพื่อขอความอนุเคราะห์ขอรับการสนับสนุนผู้อ่านบทบรรยาย และการบันทึกเสียงประกอบภาพ  โดยจะขอใช้ห้องปฏิบัติการและอุปกรณ์เทคนิคของกรมประชาสัมพันธ์ในการดำเนินการ  และจะมอบให้   ..เอนก แสงสุก   เป็นผู้ประสานรายละเอียดการดำเนินการ

 

 

ฉ.12


ที่  กห 

 

 

              กรมยุทธการทหาร 
              กองบัญชาการทหารสูงสุด

             ถนนแจ้งวัฒนะ  เขตหลักสี่

              กรุงเทพมหานคร  ๑๐๒๑๐

                                                                                                  มกราคม  ๒๕๔๗

เรื่อง       ขอรับการสนับสนุนผู้อ่านบทบรรยายและการบันทึกเสียงประกอบภาพ

เรียน      อธิบดีกรมประชาสัมพันธ์

                         ด้วยกรมยุทธการทหาร  กองบัญชาการทหารสูงสุด  ได้จัดทำสไลด์มัลติวิชั่น  เกี่ยวกับ 
ภารกิจ  การจัด  และการดำเนินงานของหน่วย  เพื่อใช้บรรยายสรุปแก่ผู้บังคับบัญชาและคณะบุคคลต่าง ๆ  ที่มาเยือนโดยต้องปรับปรุงแก้ไขให้ทันสมัยอยู่เสมอ  แต่เนื่องจากการบรรยายสรุปด้วยสไลด์มัลติวิชั่นต้องใช้เจ้าหน้าที่ที่มีความรู้ความชำนาญเฉพาะ ต้องใช้เวลาเตรียมการมาก และไม่อ่อนตัวในการแก้ไขปรับปรุง  โดยเฉพาะบทบรรยายซึ่งต้องปรับปรุงแก้ไขบ่อย  เพื่อให้สอดคล้องกับภารกิจ  การจัด  และการดำเนินงานของหน่วยในปัจจุบัน  กรมยุทธการทหารจึงได้จัดทำใหม่  โดยการนำเสนอด้วยคอมพิวเตอร์โปรแกรม
พาวเวอร์พ้อยท์  ประกอบเสียง  ซึ่งจะทำให้เกิดความอ่อนตัวมากกว่าเดิม

                         ในการดำเนินการดังกล่าว มีความจำเป็นต้องใช้บุคลากรผู้เชี่ยวชาญ และมีน้ำเสียงดึงดูดความสนใจของผู้ฟัง  รวมทั้งจำเป็นต้องใช้ห้องบันทึกเสียง และอุปกรณ์ทางเทคนิคที่มีประสิทธิภาพ  กรมยุทธการทหาร  พิจารณาเห็นว่ากรมประชาสัมพันธ์มีบุคลากรที่มีคุณสมบัติดังกล่าว  และมีความพร้อมในด้านสถานที่และอุปกรณ์ทางเทคนิค  ซึ่งจะช่วยให้การนำเสนอภารกิจ การจัด และการดำเนินงานของ กรมยุทธการทหาร  สำเร็จลงได้ด้วยความเรียบร้อยเป็นที่ประทับใจแก่ผู้บังคับบัญชาและผู้มาเยือน

                         กรมยุทธการทหาร จึงขอความอนุเคราะห์ขอรับการสนับสนุนบุคลากรของกรมประชาสัมพันธ์  ช่วยในการอ่านและบันทึกเสียงบทบรรยาย รวมทั้งการบันทึกเสียงประกอบภาพ ทั้งนี้ ได้มอบให้
พันเอกเอนก  แสงสุก  เป็นผู้ประสานรายละเอียดในการดำเนินการต่อไป 

                         จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา  วังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้รับความอนุเคราะห์จากท่าน  และขอขอบคุณมา    โอกาสนี้

 

ขอแสดงความนับถือ

พลเรือตรี

(                             )
รองเจ้ากรมยุทธการทหาร  ทำการแทน

เจ้ากรมยุทธการทหาร

กองการฝึก

 

คำแนะนำ   

                         ควรศึกษาทบทวนแนวทางในเอกสารประกอบการบรรยาย เรื่อง การเขียนข้อพิจารณาของฝ่ายอำนวยการ บทที่ ๖ การร่างหนังสือภายนอก  เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้ที่ไม่มีเอกสารประกอบการบรรยายดังกล่าว ผู้บรรยายได้คัดลอกคำแนะนำในการร่างหนังสือขอความช่วยเหลือมาทบทวนไว้ให้ ดังนี้

                         หนังสือขอความช่วยเหลือ  หมายถึง  หนังสือที่มีถึง  ส่วนราชการ  สมาคม  มูลนิธิ  บริษัทห้างร้านเอกชน  หรือบุคคลภายนอก  ซึ่งไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกัน  ขอให้เขาช่วยเหลืออย่างใดอย่างหนึ่ง  เช่น  ขอให้มาบรรยาย  ขอให้ช่วยเหลือทางการเงิน  ขอให้ทำสิ่งหนึ่งสิ่งใดให้  เป็นต้น  การเขียนหนังสือขอความช่วยเหลือที่จะให้บรรลุวัตถุประสงค์  จะต้องเขียนลำดับเนื้อความให้เชื่อมโยงเรื่องราวและเหตุผลสัมพันธ์กัน  สอดคล้องกันตลอดเรื่อง  และสมเหตุสมผลดีด้วย  โดยใช้ลำดับเนื้อความดังนี้

                                .  บอกความจำเป็นหรือความต้องการของเรา

                                . ยกย่องภูมิธรรมและคุณธรรมของเขา

                                . ชี้ผลอันน่าภูมิใจที่เขาจะได้รับหากได้ช่วยเรา

                                . ขอความกรุณาช่วยเหลือจากเขา

                                . ตั้งความหวังว่า  จะได้รับความกรุณาช่วยเหลือ  จึงขอขอบคุณล่วงหน้า

                         คำแนะนำในการเขียนแต่ละส่วนของเรื่องตามแบบฝึกหัดนี้ มีดังนี้

                         หัวเรื่องและท้ายเรื่อง ควรใช้ให้ถูกตามระเบียบ

                         ชื่อเรื่อง ควรเขียนให้ครอบคลุมทุกประเด็นที่เราต้องการขอจากเขา เพื่อเจ้าหน้าที่แยกหนังสือหรือรับเรื่อง จะได้พิจารณาโดยถูกต้องก่อนแยกหนังสือไปให้หน่วยที่เกี่ยวข้อง ซึ่งเรื่องนี้ ยก.ทหาร ขอรับการสนับสนุน ๓ ประเด็น คือ

                                      ประเด็นที่ ๑      ขอรับการสนับสนุนผู้อ่านบทบรรยาย

                                      ประเด็นที่ ๒     ขอใช้สถานที่ของกรมประชาสัมพันธ์

                                      ประเด็นที่ ๓     ขอให้ช่วยบันทึกเสียงดนตรี (เสียงแบ็คกราวน์) ประกอบด้วย

                                      ถ้าจะเขียนชื่อเรื่อง โดยนำความต้องการทั้ง ๓ ข้อ มาเรียงกันก็จะยาวเกินไป ผู้บรรยายจึงนำข้อ ๒ กับข้อ ๓ มาเขียนรวมกันเป็น “การบันทึกเสียงประกอบภาพ” ส่วนการขอใช้สถานที่ ได้นำไปกล่าวไว้ในเนื้อเรื่อง

                         การเขียนเนื้อเรื่อง ผู้บรรยายได้คิดและเขียน (ตาม ฉ.๑๒) สรุปได้ดังนี้

                                      ย่อหน้าแรก       เป็นการกล่าวนำให้ทราบเรื่องที่เรากำลังดำเนินการ

                                      ย่อหน้าที่สอง    เป็นการกล่าวถึง     ความจำเป็นที่ต้องขอความช่วยเหลือจากเขา

                                                                                                     การยกย่องข้อดีของกรมประชาสัมพันธ์

                                                                                                     ผลดีถ้าเราได้รับความช่วยเหลือจากเขา

                                      ย่อหน้าที่สาม    เป็นการกล่าวถึง     จุดประสงค์ที่มีหนังสือมา

                                                                                                     กำหนดผู้ประสานรายละเอียด

                                      ย่อหน้าที่สี่         เป็นการย้ำจุดประสงค์ ตั้งความหวังว่าจะได้รับความช่วยเหลือ และการขอบคุณ

 

ข้อคิดเห็น

                         เรื่องการขอความช่วยเหลือลักษณะนี้ ควรจะประสานกับเจ้าหน้าที่ของกรมประชาสัมพันธ์ก่อน จึงส่งหนังสือไป โดยอาจถือไปเองก็ได้ หรือส่งหนังสือไปให้เจ้าหน้าที่คนที่เราติดต่อไว้ เพื่อนำเรียนผู้บังคับบัญชาของเขาก่อน เมื่อผู้บังคับบัญชาของเขาสั่งการแล้ว จึงค่อยประสานรายละเอียด กำหนดวันเวลาในการดำเนินการต่อไปก็ได้

                         การระบุตัวบุคคลที่เราต้องการ มักไม่นิยมระบุลงไปในหนังสือ มักใช้การประสานด้วยวาจาเพิ่มเติม ยกเว้นถ้าเป็นหนังสือเชิญ “ผู้บรรยาย”ซึ่งเราต้องการเจาะจงตัวบุคคลและได้ประสานกับเจ้าตัวแล้วไม่ขัดข้อง ก็สามารถระบุชื่อได้