http://www.anegsangsoog.com/  086 6441825

 

เอกสารประกอบการบรรยาย

เรื่อง   เทคนิคการประสานงาน
โดย  พลตรี เอนก   แสงสุก

ผู้ทรงคุณวุฒิกองบัญชาการทหารสูงสุด

 

วิเคราะห์ศัพท์

                         เทคนิค  --  วิธีการ  ศิลปะ

                         การประสาน --  การติดต่อเรื่องงาน  กับ  บุคคล  หรือ  หน่วยงาน  อื่น

 

สรุปเป็น         “ศิลปะในการประสานงาน”

 

หัวข้อบรรยาย     ๑.      วัตถุประสงค์ของการประสานงาน

                                ๒.    เทคนิควิธีในการประสานงาน

                                ๓.     ปัญหาที่เคยประสบและวิธีแก้ไข
                                ๔.     สรุป

 

วัตถุประสงค์ของการประสานงาน

                         ๑.   เพื่อให้เกิดความเข้าใจตรงกัน

                         ๒.  เพื่อให้งานบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้

                         ๓.  เพื่อขอรับการสนับสนุนหรือขอความร่วมมือ

                         ๔.  เพื่อซักถามปัญหาข้อสงสัย

                         ๕.  เพื่อจัดทำแผนงาน  โครงการ  คำสั่ง

 

เทคนิควิธีในการประสานงาน

                         ๑.   การใช้เครื่องมือสื่อสาร  เช่น  โทรศัพท์  โทรสาร  อีเมล

                                - โทรศัพท์  เป็นเครื่องมือสื่อสารที่รวดเร็ว  ประหยัดเวลา

                                - ก่อนเริ่มประสาน  คิดก่อนว่า  เราต้องการอะไร  เมื่อไร  ที่ไหน  อย่างไร  ควรติดต่อใคร หน่วยงานใด

                                - ควรมีบัญชีโทรศัพท์ของบุคคลและหน่วยที่เกี่ยวข้องไว้เป็นส่วนตัว และส่วนกลาง

                                - เมื่อติดต่อกับผู้ใด  ควรจดชื่อและเบอร์โทรศัพท์ของผู้นั้นไว้ใช้ติดต่อในโอกาสต่อไป บางครั้งทำเป็นบัญชีไว้ในปกแฟ้มเรื่องนั้น ๆ

                                - ควรประสานกับระดับเดียวกัน  หรือต่ำกว่าก่อน

                               - ใช้คำพูดสุภาพ  ให้เกียรติคู่สนทนาแม้รู้ว่าเขามีตำแหน่งต่ำกว่า  ไม่พูดยกตนข่มท่าน

                                - อาจหาข้อมูลก่อนว่า  ผู้ที่เราจะโทรติดต่อ  เป็นผู้ใด  ตำแหน่งหน้าที่ใด  อายุเท่าใด  เมื่อสนทนากัน  อาจเรียก  พี่  น้อง  ท่าน  จะทำให้เขารู้สึกดี

                                - การอ่อนน้อมถ่อมตนด้วยความจริงใจ  มักเป็นที่พอใจของผู้อื่น

                                - ในการประสานครั้งที่ ๒  หลังจากรู้จักกันแล้ว  อาจทักทายหรือซักถามด้วยความห่วงใย จริงใจ  เกี่ยวกับเรื่อง  สุขภาพ  การงาน  ฯลฯ  ก่อนประสานเรื่องงาน

                                - กล่าวคำขอบคุณทุกครั้ง  ก่อนจบการสนทนา

                                - เมื่อรับปากเรื่องใดไว้  ต้องรีบทำ  เช่น  จะรีบส่งโทรสารไปให้  จะรีบทำหนังสือไป

                         ๒. การประสานด้วยหนังสือ

                                - ใช้ในกรณีที่เป็นงานประจำที่ทั้งสองหน่วย  ทราบระเบียบปฏิบัติอยู่แล้ว

                                - หากเป็นเรื่องใหม่  ควรประสานทางโทรศัพท์ก่อนเสมอ

                                - ตัวอย่างเรื่องที่อาจต้องมีหนังสือไป  หลังจากโทรติดต่อด้วยวาจาแล้ว  เช่น  ขอทราบข้อมูล  ขอหารือ  ขอทราบความต้องการ  ขอรับการสนับสนุน  ขอความอนุเคราะห์  ฯลฯ

                                - การร่างหนังสือ  ควรให้  ถูกหลักการ  ถูกต้อง  ถูกใจ  (ผู้รับ)

                                - การร่างหนังสือขอรับการสนับสนุน  หรือขอความอนุเคราะห์  ควรประกอบด้วย

                                      ๑.   เหตุที่มีหนังสือมา

                                      ๒. ยกย่องหน่วยงานที่จะขอรับการสนับสนุน/ขอความอนุเคราะห์

                                      ๓.  เรื่องราวที่ต้องการขอรับการสนับสนุน/ขอความอนุเคราะห์

                                      ๔.  ตั้งความหวังที่จะได้รับการสนับสนุน/ขอความอนุเคราะห์

                                     ๕.  ขอบคุณ

                                - การร่างหนังสือขอความร่วมมือ  ควรประกอบด้วย

                                      ๑.   เหตุที่มีหนังสือมา

                                      ๒. ความจำเป็นและเรื่องที่จะขอความร่วมมือ

                                      ๓.  เรื่องราวที่ต้องการขอความร่วมมือ

                                      ๔.  ตั้งความหวังที่จะได้รับความร่วมมือ

                                      ๕.  ขอบคุณ

                                - เมื่อได้รับการสนับสนุน  การอนุเคราะห์  แล้ว  ควรมีหนังสือไปขอบคุณหน่วยงานนั้น ๆ เสมอ  เพื่อสานความสัมพันธ์ไว้สำหรับโอกาสต่อไป

                         ๓.  การพบปะด้วยตนเอง

                                - เป็นการประสานงานที่ดีที่สุด  เพราะได้พบหน้า  ได้เห็นบุคลิกลักษณะ  สีหน้าท่าทาง  ของผู้ติดต่อทั้งสองฝ่าย  มีเวลาในการซักถามทำความเข้าใจกันได้อย่างพอเพียง  เพราะทั้งสองฝ่ายต้องวางมือจากงานอื่น ๆ  ทั้งหมด

                          - ข้อเสีย  คือ  ใช้เวลามาก  มักใช้การพบปะในกรณีที่เป็นเรื่องนโยบาย  เป็นเรื่องสำคัญ  หรือมีรายละเอียดมาก  หรือต้องการให้เกียรติให้ความสำคัญแก่อีกฝ่ายหนึ่ง  หรือต้องการสร้างความรู้สึกที่ดีแก่อีกฝ่ายหนึ่ง  ให้เขารู้สึกว่า  เราให้ความสำคัญแก่เขาด้วยการมาพบด้วยตนเอง

                                - ควรเตรียมหัวข้อหารือไปให้พร้อม  และจดบันทึกไว้  หากอีกฝ่ายไม่ได้บันทึก  เราอาจบันทึกสั้น ๆ  ใส่กระดาษโน้ตไว้ให้เขา  หรือเตรียมพิมพ์รายการไปล่วงหน้า  เพื่อให้เขามีบันทึกช่วยจำ และใช้สั่งการขั้นต้นแก่บุคลากรในหน่วยของเขาได้

                                - เมื่อรับปากเรื่องใดไว้  ต้องรีบทำ  เช่น  จะรีบส่งโทรสารไปให้  จะรีบทำหนังสือไป

                                - อาจมีของเล็ก ๆ  น้อย ๆ  ที่ไม่มีราคามาก  ติดมือไปฝาก  เช่น  หนังสือธรรมะ  ของกินที่เขาจะแจกลูกน้องได้  ฯลฯ

 

ปัญหาที่เคยประสบและวิธีแก้ไข

                         ๑.   ปัญหา - ประสานทางโทรศัพท์เจอคนพูดข่ม  พูดห้วน  พูดกระด้าง

                                วิธีแก้ไข - พยายามทำใจเย็น  รักษามารยาท  บางครั้งก็เรียกเขาว่า  “พี่”  ส่งไปเลย

                         ๒. ปัญหา - บางเรื่องไม่แน่ใจว่า  จะประสานกองใดของหน่วยงานนั้น ๆ  ทำให้ถูกโอนสายไปมาหลายกอง

                                วิธีแก้ไข - โทรขอคำแนะนำจากเลขานุการหรือหน้าห้องอธิบดีกรม  หรือหัวหน้าหน่วยงานนั้น ๆ  ว่า  เราต้องการประสานเรื่องนี้  ควรติดต่อใคร  เบอร์อะไร

                         ๓.  ปัญหา - ทำหนังสือเชิญผู้แทนหน่วยต่าง ๆ  มาประชุม  แต่เมื่อถึงวันประชุม  มีบางหน่วยไม่มา  ซึ่งบางครั้งโทรตามใกล้เวลาเริ่มประชุม  แต่ผู้แทนหน่วยนั้นก็เดินทางมาไม่ทัน

                                วิธีแก้ไข - ก่อนวันประชุม  ๑  วัน  โทรไปเตือนทุกหน่วย  แต่ใช้วิธีว่า  ขอทราบชื่อและตำแหน่งของผู้ที่จะมาประชุม

 

สรุป

                         - การประสานงาน  เป็นศิลปะอย่างหนึ่ง  ซึ่งต้องอาศัยความสุภาพ  อ่อนน้อมถ่อมตน  ความจริงใจ  ความอดทนอดกลั้น  ความยิ้มแย้มแจ่มใส  ในการติดต่อกับบุคคลอื่น  เพื่อขอรับการสนับสนุน  ขอความร่วมมือ  เพื่อให้เกิดความเข้าใจตรงกัน

                         - ควรใช้การพูดเป็นหลัก  หนังสือตามหลัง