บทที่ 

การร่างหนังสือภายนอก

(ส่วนที่เป็นหลักการได้คัดลอกจากหนังสือ เรื่อง การเขียนหนังสือติดต่อราชการและธุรกิจ ของ ประวีณ ณ นคร)

โครงสร้างของหนังสือภายนอก

                   หนังสือภายนอกมีโครงสร้าง    ส่วน  คือ

                        .  ส่วนหัวหนังสือ  ประกอบด้วย  ที่  ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ วัน เดือน ปี เรื่อง คำขึ้นต้น  อ้างถึง  สิ่งที่ส่งมาด้วย

                        . ส่วนข้อความ  ประกอบด้วย  เหตุที่มีหนังสือไป  จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป

                        . ส่วนท้ายหนังสือ  ประกอบด้วย  คำลงท้าย  ลงชื่อและตำแหน่ง  ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง  และหมายเลขโทรศัพท์

 

การเขียนข้อความในส่วนหัวหนังสือ

                   การเขียนชื่อเรื่อง  ต้องคำนึงถึงจุดมุ่งหมาย    ประการ  คือ  เพื่อให้รู้ใจความที่ย่อสั้นที่สุดของหนังสือ  และเพื่อให้สะดวกแก่การแยก  เก็บ  ค้น  อ้างอิง  ชื่อเรื่องที่ดีควรมีลักษณะดังนี้

                        .  ย่อสั้นที่สุด  ไม่ควรให้ยาวเกินกว่า    บรรทัด  ยิ่งถ้าย่อให้ได้เพียงครึ่งบรรทัดยิ่งดี

                        . เป็นประโยคหรือวลี  เพราะถ้าเป็นเพียงคำนามหรือคำกริยา  จะไม่ได้ใจความ

                        . พอรู้ใจความว่าเป็นเรื่องอะไร  เพราะผู้รับหนังสือย่อมอยากจะทราบในเบื้องต้นก่อนอ่านละเอียดทั้งฉบับว่า  เป็นเรื่องเกี่ยวกับอะไร

                        . แยก เก็บ ค้น อ้างอิง  ได้ง่าย  เจ้าหน้าที่รับ - ส่งหนังสือ  แยกเรื่องส่งหน่วยที่เกี่ยวข้องได้ถูกต้องโดยไม่ต้องอ่านละเอียดทั้งฉบับ  สามารถเก็บเข้าหมวดหมู่หรือค้นตามประเภทเรื่องได้รวดเร็ว  สะดวกในการอ้างอิง

                        . แยกความแตกต่างจากเรื่องอื่นได้ 

                   ตัวอย่าง

ควรใช้

ไม่ควรใช้

ขออนุมัติให้ข้าราชการและนักศึกษาเดินทางไปดูกิจการ    ต่างประเทศ

ขออนุมัติให้ข้าราชการ  วปอ.สปท.  นักศึกษาหลักสูตร  วปอ. รุ่นที่  ๙๙  และเจ้าหน้าที่  .ทอ.  เดินทางไปดูกิจการ  ณ ประเทศสหรัฐอเมริกา  และสวิซเซอร์แลนด์

เครื่องพิมพ์ดีดหาย

เครื่องพิมพ์ดีด

การช่วยเหลือผู้ประสบอุทกภัย

แจ้งมติคณะรัฐมนตรี

การซ่อมถนนที่เสียหายเพราะน้ำท่วม

ซ่อมถนนสุขุมวิท  ซอย  ๓๑

ขอความร่วมมือในการจัดสัมมนาทางวิชาการ

ขอความร่วมมือ

การขออนุมัติค่าใช้จ่ายในการจัดสัมมนา

ไม่อนุมัติค่าใช้จ่ายในการจัดสัมมนา

                   การเขียนคำขึ้นต้น  ใช้ตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี  ว่าด้วยงานสารบรรณ

 

การเขียนข้อความในส่วนเหตุที่มีหนังสือไป

                   เหตุที่มีหนังสือไป  คือ  ข้อความที่ผู้มีหนังสือไปแจ้งไปยังผู้รับหนังสือ  เป็นการบอกกล่าวว่าเหตุใดจึงต้องมีหนังสือไป  ซึ่งจะเขียนย่อหน้าต่อจากคำขึ้นต้น  อาจกล่าวถึงเหตุที่มีหนังสือไปเพียงตอนเดียวแล้วก็แจ้งจุดประสงค์  หรือกล่าวถึงเรื่องเดิมที่เคยติดต่อกันมาตอนหนึ่ง  และเรื่องสืบเนื่องต่อมาอีกตอนหนึ่งแล้วก็แจ้งจุดประสงค์  หรือกล่าวถึงเรื่องเดิมที่เคยติดต่อกันมาตอนหนึ่ง  เรื่องสืบเนื่องต่อมาอีกตอนหนึ่ง  และผลสืบเนื่องต่อไป  หรือเรื่องเกี่ยวข้องอีกตอนหนึ่ง  แล้วก็แจ้งจุดประสงค์  แล้วแต่กรณี

                   คำเริ่มต้นแจ้งเหตุที่มีหนังสือไป  จะเริ่มต้นด้วยคำใดคำหนึ่งใน    คำนี้  คือ

                        ด้วย  ใช้ในกรณีที่เป็นเรื่องใหม่  ซึ่งไม่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน  ระหว่างผู้มีหนังสือไปกับผู้รับหนังสือเกี่ยวกับเรื่องนั้น  โดยเกริ่นขึ้นมาลอย ๆ

                        เนื่องจาก  ใช้ในกรณีที่เป็นเรื่องใหม่  ซึ่งไม่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน  ระหว่างผู้มีหนังสือไปกับผู้รับหนังสือเกี่ยวกับเรื่องนั้น  และต้องการอ้างเป็นเหตุอันหนักแน่นที่จำเป็นต้องมีหนังสือไป เพื่อให้ผู้รับดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่ง

                        ตาม   ตามที่  อนุสนธิ  ใช้ในกรณีที่เคยมีเรื่องติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน  ระหว่างผู้มีหนังสือไปกับผู้รับหนังสือ  ซึ่งจะอ้างเรื่องที่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อนดังกล่าวนั้น  โดยจะต้องมีคำว่า  “นั้น”  อยู่ท้ายตอนแรก  และจะต้องมีข้อความซึ่งเป็นเหตุที่มีหนังสือไปอีกตอนหนึ่งเป็นอย่างน้อยเสมอ  จะเขียนแจ้งเหตุที่มีหนังสือไปตอนเดียว  แล้วเขียนจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป  (ที่เริ่มด้วยคำว่า  “จึง” )  ไม่ได้

                   การเขียนเหตุที่มีหนังสือไป  อาจมีที่มาจากหลายทาง  เช่น  เหตุจากผู้มีหนังสือไป  เหตุจากบุคคลภายนอก  เหตุจากเหตุการณ์ที่ปรากฏขึ้น  และเหตุจากผู้รับหนังสือ

                   ตัวอย่าง

                   ด้วยกรมประชาสงเคราะห์ประสงค์จะได้สิ่งของบริจาค  เพื่อช่วยเหลือผู้ประสบอุทกภัยภาคใต้

                   จึงเรียนขอความร่วมมือมาเพื่อโปรดรับบริจาคสิ่งของจากผู้มีจิตศรัทธา  แล้วส่งให้กรมประชาสงเคราะห์ด้วย  จะขอบคุณมาก

                   ตามที่มีข่าวในหนังสือพิมพ์บางฉบับว่า  การส่งสิ่งของไปช่วยเหลือผู้ประสบอุทกภัยภาคใต้ล่าช้าไม่ทันการ  นั้น

                   กรมประชาสงเคราะห์ได้มีหนังสือกำชับไปยังเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบ  ให้รีบเร่งส่งสิ่งของให้ถึงมือผู้ประสบอุทกภัยโดยเร็วที่สุดแล้ว

                   จึงเรียนมาเพื่อทราบ

 

                   ด้วยได้เกิดอุทกภัยขึ้นในหลายจังหวัดภาคใต้  เป็นเหตุให้ประชาชนจำนวนมากไร้ที่อยู่อาศัยและขาดเครื่องอุปโภคบริโภค

                   จึงขอให้กรมประชาสงเคราะห์รีบส่งเครื่องอุปโภคบริโภคไปช่วยเหลือผู้ประสบภัยดังกล่าวโดยด่วน

 

                   ด้วยท่านเป็นผู้สอบแข่งขันได้ในการสอบแข่งขันเพื่อเข้ารับราชการในกรม........และถึงลำดับที่ที่จะบรรจุเข้ารับราชการแล้ว

                   จึงขอให้ท่านไปรายงานตัว ณ..........ภายในวันที่...........หากท่านมิได้ไปรายงานตัวภายในกำหนดนี้  ถือว่าท่านสละสิทธิ์ในการบรรจุเข้ารับราชการ

 

การเขียนข้อความในส่วนจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป

                   ลักษณะของจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป  จุดประสงค์ที่มีหนังสือไปอาจมีลักษณะและความมุ่งหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง  ต่อไปนี้

                   ลักษณะ                  ความมุ่งหมาย

                   คำแจ้ง                    เพื่อทราบ

                                               เพื่อให้พิจารณา

                                               เพื่ออนุมัติ

                                               เพื่อให้ดำเนินการ

                                               เพื่อให้ร่วมมือ

                                               เพื่อถือปฏิบัติ

                   คำซักซ้อม              เพื่อให้เข้าใจ

                   คำยืนยัน                 เพื่อให้แน่ใจ

                   คำสั่ง                     เพื่อให้ปฏิบัติ

                   คำเตือน                  เพื่อไม่ให้ลืมปฏิบัติ

                   คำกำชับ                 เพื่อให้ปฏิบัติตาม

                                               เพื่อให้สังวรระมัดระวัง

                   คำถาม                   เพื่อขอทราบ

                   คำหารือ                  เพื่อขอความเห็น

                   ตัวอย่าง

                   คำแจ้ง                    จึงเรียนมาเพื่อทราบ

                                               จึงขอแจ้งให้ทราบไว้ล่วงหน้า

                   คำขอ                     จึงเรียนมาเพื่อขอได้โปรดพิจารณาอนุมัติให้ด้วย

                                               จึงเรียนมาเพื่อโปรดนำเสนอคณะรัฐมนตรีพิจารณาต่อไปด้วย

                                               จึงเรียนมาเพื่อขอได้โปรดให้ความร่วมมือในการนี้ตามสมควรด้วย

                                               จึงเรียนมาเพื่อกรุณาอนุมัติในข้อ…..

                                               จึงเรียนมาเพื่อกรุณาพิจารณา  หากเห็นสมควรกรุณาอนุมัติในข้อ…..

                   คำซักซ้อม              จึงขอเรียนซ้อมความเข้าใจมาเพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติต่อไป

                   คำชี้แจง                  จึงเรียนชี้แจงมาเพื่อทราบ

                                               จึงเรียนชี้แจงมาเพื่อโปรดเข้าใจตามนี้ด้วย

                   คำยืนยัน                 จึงขอเรียนยืนยันมาเพื่อทราบ

                                               จึงขอเรียนยืนยันข้อตกลงดังกล่าวมา    ที่นี้

                   คำสั่ง                     จึงเรียนมาเพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติต่อไป

                                               จึงเรียนมาเพื่อดำเนินการต่อไป

                   คำเตือน                  จึงขอเรียนเตือนมาเพื่อโปรดดำเนินการเรื่องนี้ให้เสร็จโดยด่วนด้วย

                                               บัดนี้เวลาล่วงเลยมานานแล้ว  ยังไม่ได้รับรายงานเกี่ยวกับเรื่องนี้แต่ ประการใด  จึงขอเรียนเตือนมา

                                               บัดนี้ถึงกำหนดชำระค่าเล่าเรียนแล้ว  จึงขอได้โปรดนำเงินจำนวน….…บาทไปชำระภายในวันที่…………….

                   คำกำชับ                 จึงเรียนมาเพื่อจักได้ปฏิบัติตามมติคณะรัฐมนตรีดังกล่าวโดยเคร่งครัดต่อไป

                                               จึงเรียนมาเพื่อโปรดกำชับเจ้าหน้าที่ให้ระมัดระวังมิให้เกิดกรณีเช่นนี้ขึ้นอีก

                   คำถาม                     จึงเรียนมาเพื่อขอทราบว่า………

                   คำหารือ                  จึงขอเรียนหารือมาว่า…………

                                               จึงเรียนมาเพื่อขอได้โปรดนำเสนอ  ..  พิจารณาวินิจฉัย  แล้วแจ้งผลให้

ทราบด้วยจะขอบคุณมาก

                   วิธีเขียนจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป   การเขียน  “จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป”  ต้องเขียนให้ผู้รับหนังสือรู้ชัดเจนว่า  ผู้มีหนังสือไปมีจุดประสงค์ที่จะให้ผู้รับหนังสือทำอะไร  หรือทำอย่างไร  สำหรับหนังสือภายนอกซึ่งมีข้อความยาว  ควรเขียนจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป  โดยย่อหน้าขึ้นบรรทัดใหม่แยกต่างหากจาก  “เหตุที่มีหนังสือไป”  ไม่ควรเขียนรวมไว้ในตอนเดียวกับเหตุที่มีหนังสือไป  การเขียนจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป  อาจต้องมีข้อความประกอบบางอย่าง  เพื่อความสมบูรณ์  เพื่อความสละสลวย  เพื่อความสุภาพ  เพื่อโน้มน้าวจูงใจ  หรือเพื่อผูกมัดจิตใจ

                   ตัวอย่าง

                   คำขอร้อง              

                   ในกรณีที่จะต้องขอให้ผู้รับหนังสือช่วยทำอะไรบางอย่างให้  จะต้องเขียน  “คำขอร้อง”  ประกอบ  “จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป”  เพื่อความสุภาพ  และโน้มน้าวจูงใจให้ผู้รับหนังสือยินดีทำตามจุดประสงค์  เช่น

                   จึงเรียนมาเพื่อโปรดนำเสนอ  ..  พิจารณาต่อไปด้วย

                   จึงเรียนขอความอนุเคราะห์มา  เพื่อขอได้โปรดอนุญาตให้ใช้ห้องฝึกอบรมดังกล่าวด้วย

                   จึงเรียนขอความกรุณามา  เพื่อได้โปรดช่วยเหลือค่าใช้จ่ายในการนี้ตามสมควรด้วย

                   คำขอบคุณ

                   ในกรณีที่จะต้องขอความช่วยเหลือจากผู้รับหนังสือ  ควรเขียน  “คำขอบคุณ”  ประกอบเพื่อให้เป็นไปตามประเพณีในสังคม  และผูกมัดจิตใจของผู้รับหนังสือให้ช่วยเหลือตามจุดประสงค์

                   ตัวอย่าง

                   จึงเรียนมาเพื่อโปรดนำเสนอ  ..  พิจารณาต่อไปด้วย  จะขอบคุณมาก

                   จึงเรียนขอความอนุเคราะห์มา  เพื่อขอได้โปรดอนุญาตให้ใช้ห้องฝึกอบรมดังกล่าวด้วย  ทั้งนี้หวังว่าคงจะได้รับความอนุเคราะห์จากสำนักงาน  ..  จึงขอขอบคุณมา    ที่นี้

                   จึงเรียนขอความกรุณามา  เพื่อได้โปรดช่วยเหลือค่าใช้จ่ายในการนี้ตามสมควรด้วย  ทั้งนี้หวังเป็นอย่างยิ่งว่าคงจะได้รับความกรุณาจากท่าน  จึงขอขอบพระคุณมา    ที่นี้

                   เรื่องเกี่ยวเนื่อง

                   ในบางกรณีมีเรื่องเกี่ยวเนื่องที่จะต้องแจ้งไปยังผู้รับหนังสือด้วย  ก็เขียนเรื่องเกี่ยวเนื่องนั้นต่อจาก  “จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป” 

                   ตัวอย่าง 

                   เรื่องแจ้งให้ทราบการตั้งผู้รับหนังสือเป็นกรรมการ  จุดประสงค์ที่มีหนังสือไปก็คือ  แจ้งให้ทราบว่า  ผู้รับหนังสือได้รับแต่งตั้งเป็นกรรมการ  แต่ถ้าแจ้งให้ทราบเพียงการตั้งกรรมการ  ผู้รับหนังสือก็อาจสงสัยว่าเมื่อเป็นกรรมการแล้วจะให้ทำอย่างไร  เมื่อใด  จึงควรแจ้งเพิ่มเติมเป็นเรื่องเกี่ยวเนื่องเพื่อให้ผู้รับหนังสือหายสงสัยว่าจะให้ทำอะไรกันต่อไป  เช่น

                   จึงเรียนมาเพื่อทราบ  ส่วนกำหนดการประชุมคณะกรรมการนี้  จะได้เรียนให้ทราบต่อไปเมื่อประธานกรรมการนัดประชุม

                   ตัวอย่าง 

                   เรื่องแจ้งมติให้ถือเป็นหลักปฏิบัติ  จุดประสงค์ที่มีหนังสือไปก็คือ  สั่งให้ถือเป็นหลักปฏิบัติตามมติ  แต่ถ้ามีเรื่องเกี่ยวเนื่องที่จะต้องแจ้งไปยังผู้รับหนังสือด้วย  ก็เขียนเรื่องเกี่ยวเนื่องนั้นต่อจากจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป  เช่น

                   จึงเรียนมาเพื่อทราบและถือเป็นหลักปฏิบัติต่อไป  ทั้งนี้ได้แจ้งให้จังหวัดต่าง ๆ  ทราบด้วยแล้ว

                   จึงเรียนมาเพื่อทราบ  และขอได้โปรดแจ้งให้กรมในสังกัดทราบด้วย

                   เรื่องอื่นที่ไม่เกี่ยวเนื่อง

                   ถ้าเรื่องที่แจ้งไปมีจุดประสงค์อย่างหนึ่ง  และมีเรื่องอื่นที่ไม่เกี่ยวเนื่องกับเรื่องนั้น  แต่จะถือโอกาสแจ้งไปด้วย  ก็อาจเขียนต่อจากจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป  โดยย่อหน้าขึ้นตอนใหม่เริ่มต้นด้วยคำว่า “อนึ่ง”  เช่น

                   จึงเรียนมาเพื่อทราบ

                   อนึ่ง  ตั้งแต่วันที่……………เป็นต้นไป  สำนักงานนี้จะย้ายไปอยู่ที่……………และเปลี่ยนหมายเลขโทรศัพท์เป็น…………หากจะติดต่อตั้งแต่วันดังกล่าว  ขอได้โปรดติดต่อตามสถานที่  และเลขหมายโทรศัพท์ใหม่นี้

                   หลักในการเขียนจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป

                        .  เขียนให้ตรงกับลักษณะและความมุ่งหมาย

                        . เขียนแจ้งจุดประสงค์ให้ชัดเจน

                        . เขียนโดยใช้ถ้อยคำให้เหมาะสมตามควรแก่กรณี

 

การเขียนข้อความในส่วนท้ายหนังสือ

                   คำลงท้ายของหนังสือภายนอก  ใช้ตามฐานะของผู้รับหนังสือตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี  ว่าด้วยงานสารบรรณ

 

แนวทางการเขียนหนังสือบางแบบที่ใช้บ่อย

                   หนังสือขอความร่วมมือ  หมายถึง  หนังสือที่มีถึงผู้มีหน้าที่อย่างเดียวกันหรือเกี่ยวข้องกัน  เพื่อขอให้เขาร่วมมือดำเนินการ  เช่น  ขอความร่วมมือไปยังส่วนราชการด้วยกัน  หรือขอความร่วมมือไปยังองค์การของเอกชน  เป็นต้น  การเขียนหนังสือขอความร่วมมือที่จะให้บรรลุจุดประสงค์  จะต้องเขียนกล่อมใจด้วยคารมมากกว่าหนังสือขอร้อง  เขียนให้เป็นที่จับใจด้วยเหตุผลความจำเป็นมากกว่าหนังสือขอร้อง  และต้องตั้งความหวังว่าจะได้รับความร่วมมือด้วยการขอบคุณล่วงหน้า

                   ตัวอย่าง

เรื่อง    ขอความอนุเคราะห์จัดการฝึกอบรมข้าราชการ

เรียน    เลขาธิการ  ..

                   ด้วยกรมการค้าภายใน  มีปัญหาเกี่ยวกับการร่างโต้ตอบหนังสือราชการ  เนื่องจากเจ้าหน้าที่ไม่สันทัดในการนี้  กรมการค้าภายในใคร่ที่จะฝึกอบรมเจ้าหน้าที่  จำนวน  ๒๕  คน  ให้สามารถร่างโต้ตอบหนังสือราชการได้อย่างมีประสิทธิภาพ  แต่กรมการค้าภายในไม่สามารถดำเนินการฝึกอบรมเองได้  เพราะขาดความรู้ในการจัดหลักสูตรและขาดวิทยากร  จำเป็นต้องขอให้สถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือนจัดการฝึกอบรมให้

                   จึงเรียนขอความร่วมมือมายังสำนักงาน ก..  เพื่อได้โปรดให้สถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือนจัดการฝึกอบรมเจ้าหน้าที่กรมการค้าภายในเรื่องการเขียนหนังสือราชการให้ด้วย  ทั้งนี้หวังว่าคงจะได้รับความอนุเคราะห์จากสำนักงาน  ..  จึงขอขอบคุณมา    ที่นี้

                   หนังสือตอบปฏิเสธ   แบ่งได้เป็น    ลักษณะ  คือ

                        .  ตอบปฏิเสธการให้  จะต้องเขียน  ขอบคุณ  อ้างเหตุผลที่ไม่รับ  และขอโอกาสอื่นหรือของอย่างอื่น

                        ตัวอย่าง

                        กรมสรรพากรขอขอบคุณกรมวิเทศสหการที่ได้จัดสรรทุนดังกล่าวให้แก่กรมสรรพากร  แต่เนื่องจากกรมสรรพากรไม่มีข้าราชการที่มีความรู้ภาษาฝรั่งเศสดีพอ  จึงไม่อาจรับทุนนี้ได้  หากมีทุนอื่นที่ใช้ภาษาอังกฤษในการศึกษา  ขอได้โปรดจัดสรรให้กรมสรรพากรด้วย  จะขอบคุณมาก

                        . ตอบปฏิเสธคำขอที่ไม่ใช่ขอตามกฎหมาย  ควรตอบอย่างสุภาพนุ่มนวล  อ้างเหตุขัดข้อง  ขออภัย  และแสดงน้ำใจ

                        ตัวอย่าง

                        กรม…………ได้พิจารณาแล้ว  ปรากฏว่าในช่วงเวลาดังกล่าว  นาย……….ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบงานตามโครงการ…………ซึ่งจะต้องเร่งรัดตามนโยบายของรัฐบาลให้เสร็จภายในกำหนดตามเป้าหมาย  หากนาย…………ต้องใช้เวลาระหว่างนั้นสอนในมหาวิทยาลัยสัปดาห์ละ    วัน  เป็นเวลานาน  จะทำให้ไม่สามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จตามเป้าหมายได้  ซึ่งจะเป็นผลเสียหายแก่ราชการ  กรม………….จึงขออภัยที่ไม่อาจอนุญาตให้นาย…………..สอนในมหาวิทยาลัยตามที่ขอไปได้  อย่างไรก็ดี  โอกาสหน้าหากมหาวิทยาลัย…………..ต้องการให้นาย………….สอนในมหาวิทยาลัยอีก  และไม่มีข้อขัดข้องด้วยเหตุสำคัญใด ๆ  กรม………….ก็จะพิจารณาให้ความร่วมมือแก่มหาวิทยาลัยด้วยความยินดี

                        . ตอบปฏิเสธคำขอที่ขอตามกฎหมาย  สามารถตอบปฏิเสธได้โดยไม่ต้องขออภัยและแสดงน้ำใจแต่อย่างใด  เช่น  กรมป่าไม้ตอบปฏิเสธคำขอตัดฟันไม้  สำนักงบประมาณตอบปฏิเสธคำของบประมาณ  เป็นต้น

                   หนังสือขอความช่วยเหลือ  หมายถึง  หนังสือที่มีถึง  ส่วนราชการ  สมาคม  มูลนิธิ  บริษัทห้างร้านเอกชน  หรือบุคคลภายนอก  ซึ่งไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกัน  ขอให้เขาช่วยเหลืออย่างใดอย่างหนึ่ง  เช่น  ขอให้มาบรรยาย  ขอให้ช่วยเหลือทางการเงิน  ขอให้ทำสิ่งหนึ่งสิ่งใดให้  เป็นต้น  การเขียนหนังสือขอความช่วยเหลือที่จะให้บรรลุวัตถุประสงค์  จะต้องเขียนลำดับเนื้อความให้เชื่อมโยงเรื่องราวและเหตุผลสัมพันธ์กัน  สอดคล้องกันตลอดเรื่อง  และสมเหตุสมผลดีด้วย  โดยใช้ลำดับเนื้อความดังนี้

                        .  บอกความจำเป็นหรือความต้องการของเรา

                        . ยกย่องภูมิธรรมและคุณธรรมของเขา

                        . ชี้ผลอันน่าภูมิใจที่เขาจะได้รับหากได้ช่วยเรา

                        . ขอความกรุณาช่วยเหลือจากเขา

                        . ตั้งความหวังว่า  จะได้รับความกรุณาช่วยเหลือ  จึงขอขอบคุณล่วงหน้า

                   ตัวอย่าง

เรื่อง    ขอเชิญเป็นวิทยากร

เรียน    นาย………….

สิ่งที่ส่งมาด้วย    โครงการฝึกอบรมหลักสูตร……………

                   ด้วยศูนย์…………….ได้จัดการฝึกอบรมหลักสูตร…………..ตามโครงการที่แนบมานี้  ในการนี้ได้กำหนดให้มีการบรรยายวิชา……………เป็นวิชาสำคัญมากวิชาหนึ่งด้วย  ซึ่งการบรรยายวิชานี้จะต้องได้ผู้มีความรู้และประสบการณ์สูงในเรื่อง……………..เป็นวิทยากร  จึงจะได้ผลตามจุดมุ่งหมาย

                   ศูนย์…………ได้พิจารณาเห็นว่า  ท่านเป็นผู้มีความรู้และประสบการณ์สูงมากในเรื่อง………ถ้าได้ท่านเป็นผู้บรรยายวิชา………….ก็จะเป็นที่เชื่อมั่นได้ว่า  การฝึกอบรมวิชานี้จะได้ผลบรรลุวัตถุประสงค์ตามเป้าหมายที่วางไว้  ซึ่งจะอำนวยประโยชน์มากทั้งแก่ผู้เข้ารับการฝึกอบรมเป็นส่วนตัวและแก่ทางราชการเป็นส่วนรวม

                   จึงเรียนเชิญมาเพื่อขอท่านได้โปรดสละเวลาไปเป็นวิทยากรบรรยายในการฝึกอบรมวิชา……...ในวันที่……………เวลา………………ทั้งนี้  ศูนย์ฯ  หวังเป็นอย่างยิ่งที่จะได้รับความกรุณาจากท่านในการไปเป็นวิทยากรตามที่เรียนเชิญมานี้  จึงขอขอบพระคุณมา    ที่นี้

 

ข้อสังเกตการใช้คำ

                   .  ภาษาพูด – ภาษาเขียน  ในการเขียนหนังสือราชการ  นิยมใช้ภาษาราชการ  ไม่ใช้ภาษาลำลอง  หรือภาษาพูด  หรือภาษานักประพันธ์  เช่น

 

ไม่ควรใช้

ควรใช้

พร้อมกันนี้ได้แจ้งให้จังหวัดทราบแล้วเหมือนกัน

พร้อมกันนี้ได้แจ้งให้จังหวัดทราบด้วยแล้ว

คำอุทธรณ์ของผู้ร้องไม่มีข้อเท็จจริงอะไรเพิ่มเติม

คำอุทธรณ์ของผู้ร้องไม่มีข้อเท็จจริงอันใดเพิ่มเติม

ประชาชนได้รับความเดือดร้อนแสนสาหัส

ประชาชนได้รับความเดือดร้อนเป็นอย่างยิ่ง

ได้นำเอาเทคโนโลยีเข้ามาใช้

ได้นำเทคโนโลยีเข้ามาใช้

 

                   .  คำเชื่อม  ในการเชื่อมคำ  หรือเชื่อมประโยค  ด้วยคำบุพบท  หรือคำสันธาน  หรือคำสรรพนามซึ่งมีความหมายอย่างเดียวกัน  ไม่นิยมใช้คำซ้ำกัน  เพราะจะทำให้ไม่น่าฟัง  หรืออาจทำให้เข้าใจผิดได้นิยมเปลี่ยนใช้คำให้แตกต่างกัน  คำเหล่านี้ใช้แทนกันได้  เช่น

                        ที่ – ซึ่ง – อัน

                        และ – กับ – รวมทั้ง – ตลอดจน

                        ตัวอย่าง

                        คนที่เป็นพลเมืองของประเทศใด  ซึ่งทำการอันเป็นการบั่นทอนความมั่นคงของประเทศนั้น  ควรได้รับการประณามว่าเป็นผู้ทรยศต่อประเทศชาติ

                        วินัยที่ข้าราชการจะต้องรักษานั้น  มีวินัยในการปฏิบัติราชการ  และวินัยในการปฏิบัติต่อผู้ร่วมงาน  รวมทั้งวินัยในการปฏิบัติต่อประชาชน  ตลอดจนวินัยในการปฏิบัติตนเพื่อรักษาเกียรติศักดิ์ของตำแหน่งหน้าที่ราชการของตนด้วย

                   .  คำที่ใช้แทนกันได้และแทนกันไม่ได้

                        กับ                    (ติดกัน  เท่ากัน  ด้วยกัน)

                        แก่                    (สำหรับ)

                        แด่                    (สำหรับ  ถวาย  อุทิศ  เพื่อ)

                        ต่อ                    (กระทำต่อฝ่ายเดียว  เป็นไปตาม)        เช่น  ตรงต่อเวลา  อ่อนต่อโลก

                        และ                  (ทั้งหมด)

                        หรือ                  (อย่างไหนก็ได้)

                        และหรือ             (ทั้งหมดก็ได้  อย่างเดียวก็ได้)

                   . คำเบา – คำหนักแน่น

                       จะ                    (ธรรมดา – ใช้ในกรณีทั่วไป)

                        จัก                    (หนักแน่น – ใช้ในคำขู่  คำสั่ง  คำกำชับ)

                        ควร                   (เป็นคำแนะนำทั่วไป  มีผลบังคับทางจิตใจ)

                        พึง                    (เป็นการวางมาตรฐาน  มีผลบังคับทางสังคม)

                        ย่อม                  (เป็นคำบังคับเป็นทางการ  แต่ไม่เด็ดขาด  ให้ใช้ดุลพินิจได้)

                        ต้อง                  (เป็นคำบังคับเป็นทางการโดยเด็ดขาด)

                        ให้                    (เป็นคำบังคับเป็นทางการโดยเด็ดขาด)

                        ตัวอย่าง

                        ขอได้โปรดนำเสนอ  ..  พิจารณาด้วย  จะขอบคุณมาก

                        จึงขอกำชับมาเพื่อจักได้สังวรระมัดระวังมิให้เกิดกรณีเช่นนี้ขึ้นอีก

                        ข้าราชการเสพสุราในขณะปฏิบัติราชการ  ควรลงโทษสถานหนัก

                        ครูพึงให้เกียรติครูด้วยกัน

                        ข้าราชการครูเล่นการพนัน  ย่อมถูกลงโทษสถานหนัก

                        ข้าราชการผู้ใดกระทำผิดวินัยอย่างร้ายแรง  ให้ลงโทษไล่ออก  ปลดออก  หรือให้ออก

                   . คำบังคับ – คำขอร้อง

                            คำบังคับ                                                 คำขอร้อง

                            ขอให้ส่ง                                                   โปรดส่ง

                            ให้ไปติดต่อ                                              โปรดไปติดต่อ

                            ขอให้นำเสนอต่อไป                                    โปรดนำเสนอต่อไป

                   .  คำทำลาย – คำเสริมสร้าง                                                                                 

                            คำทำลาย                                                คำเสริมสร้าง

                            ไม่ตั้งใจศึกษาจึงสอบตก                              ถ้าตั้งใจศึกษาก็คงจะสอบได้

                            โครงการที่ท่านเสนอใช้ไม่ได้                        โครงการที่ท่านเสนอก็นับว่าดี  แต่เกรงว่า

                                                                                          จะยังทำไม่ได้ในขณะนี้

                            ท่านเข้าใจผิด                                            ความเข้าใจของท่านยังคลาดเคลื่อนอยู่

                   . หางเสียง  ต่อไป – ได้ – ด้วย

                            จึงเสนอมาเพื่อพิจารณาดำเนินการต่อไป

                            ..  พิจารณาแล้ว  อนุมัติให้นาย  .  ไปศึกษาวิชา…….….……....ได้

                            ขอได้โปรดจัดการให้เรียบร้อยด้วย

                   . คำฟุ่มเฟือย  ไม่ควรใช้คำที่มีความหมายเดียวกันซ้ำ ๆ  กัน  เช่น

                            ผู้นี้ปฏิบัติหน้าที่ราชการโดยมิชอบ  เพื่อให้ผู้อื่นได้ประโยชน์ที่มิควรได้  ซึ่งการกระทำเช่นนี้เป็นการทุจริตต่อหน้าที่ราชการ  ซึ่งเป็นความผิดวินัยอย่างร้ายแรง  ซึ่งจะต้องได้รับโทษไล่ออกจากราชการ

                            ขอให้ท่านสืบสวนให้ได้ความว่า  ผู้ใดกระทำการทุจริตยักยอกเงินรายนี้

                            คณะกรรมการได้จัดให้มีการประชุมเมื่อวันที่………..

                   .  สำนวนตามสมัยนิยม  อาจนำมาใช้ให้เหมาะสมตามควรแก่กรณี  เช่น

                            ได้ผลเป็นที่น่าพอใจในระดับหนึ่ง

                            ทำเป็นระบบครบวงจร

                            ต้องทำเป็นขั้นเป็นตอน

                            แล้วแต่กรณี

                            เกื้อกูลต่อการปฏิบัติงานในหน้าที่

                            การประชุมเชิงปฏิบัติการ

                            การบริการแบบจุดเดียวเบ็ดเสร็จ

                            การให้การช่วยเหลือแบบบูรณาการ