การตั้งเรื่องขึ้นเอง
เรื่องบางเรื่องที่ฝ่ายอำนวยการพิจารณาเห็นว่า มีปัญหาข้อขัดข้อง เช่น หน่วยรองปฏิบัติในเรื่องเดียวกันไม่เป็นแนวทางเดียวกัน
หรือหลักเกณฑ์การปฏิบัติที่หน่วยเหนือกำหนด
มีบางประการที่ไม่สอดคล้องกันเนื่องจากได้กำหนดขึ้นคนละสมัย
หรือเห็นว่าสมควรปรับปรุงแก้ไขระเบียบหรือหลักเกณฑ์บางเรื่องที่ใช้มานานให้ทันสมัยยิ่งขึ้น ฯลฯ
เรื่องในลักษณะนี้
ฝ่ายอำนวยการสามารถตั้งเรื่องขึ้นเองได้ โดยแบ่งลำดับการปฏิบัติเป็น ๕
ขั้นตอน คือ
๑. การพิจารณาว่าปัญหาข้อขัดข้องที่มีอยู่สมควรริเริ่มเสนอแนวทางแก้ไขหรือไม่
พิจารณาว่าปัญหาข้อขัดข้องดังกล่าว
พอจะมีความเป็นไปได้ในการแก้ไขหรือไม่ ถ้าเป็นปัญหาภายในหน่วย
พิจารณาในชั้นต้นว่าหน่วยรองจะเห็นด้วยในการแก้ไขปัญหานี้หรือไม่
จะมีหน่วยใดขัดข้องหรือเสียประโยชน์หรือไม่
ถ้าแก้ไขปัญหานี้แล้วจะเป็นประโยชน์แก่หน่วยโดยรวมหรือไม่
ถ้าเป็นปัญหาที่เกี่ยวข้องกับหน่วยนอก พิจารณาในชั้นต้นว่า การเสนอแนวทางแก้ไขปัญหาในเรื่องนั้นจะทำให้หน่วยนั้นถูกผู้บังคับบัญชาตำหนิหรือไม่
ถ้าพิจารณาในชั้นต้นเห็นว่า
การแก้ไขปัญหานั้นจะเป็นประโยชน์ต่อส่วนรวม
ไม่ทำให้หน่วยใดหน่วยหนึ่งเสียประโยชน์หรือถูกตำหนิจาก ผบ.หน่วย หรือ ผบ.ทหารสูงสุด จึงคิดแนวทางแก้ไขในลำดับต่อไป
คิดหาแนวทางแก้ไขปัญหาในชั้นต้น
พิจารณาความเป็นไปได้ในแนวทางแก้ไขปัญหานั้น
โดยเฉพาะเรื่องที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงบประมาณ
๒. การศึกษาหลักฐานเอกสารและการรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
รวบรวมหลักฐานเอกสารที่เกี่ยวข้องกับปัญหานั้น ๆ ว่าได้มีเอกสารใดกำหนดการปฏิบัติในเรื่องนั้นไว้แล้วหรือไม่ อย่างไร
รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับปัญหานั้น ๆ ว่า
หน่วยรองได้ปฏิบัติมาอย่างไร
หรือหน่วยเหนือ หรือ กรม
สธร.ฯ
หรือหน่วยข้างเคียง
ได้มีการปฏิบัติในเรื่องเดียวกันนี้อย่างไร
บันทึกปัญหาข้อสงสัย
เพื่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมจากหน่วยที่เกี่ยวข้อง
คิดแนวทางแก้ไขปัญหาในชั้นต้นเท่าที่มีข้อมูลในขณะนั้น เพื่อประสานกับหน่วยที่เกี่ยวข้อง
๓. การประสานกับหน่วยที่เกี่ยวข้อง
นำปัญหาข้อสงสัย
และแนวทางแก้ไขปัญหาที่คิดไว้ในชั้นต้น ประสานกับหน่วยเหนือ หรือกรม สธร.ฯ หรือหน่วยข้างเคียง หรือหน่วยรอง
พัฒนาข้อมูลและแนวทางแก้ไขปัญหา
ตามคำตอบที่ได้จากการประสาน
๔. การคิดโครงร่างในใจและการวางแผนการเขียน
คิดในใจว่าจะใช้วิธีใดใน ๒
วิธี คือ
วิธีที่ ๑ เขียนโดยใช้แบบบันทึกความเห็นแบบ ๔
หัวข้อ
โดยมีข้อเสนอแนวทางแก้ไขปัญหาที่ชัดเจน วิธีนี้ใช้ในกรณีที่การประสานในชั้นต้น ค่อนข้างราบรื่น
ทุกหน่วยเห็นด้วยกับแนวทางแก้ไขปัญหาที่คิดไว้
วิธีที่ ๒ เขียนโดยใช้แบบบันทึกความเห็นแบบ ๔
หัวข้อ แต่ ข้อเสนอ ยังไม่มีแนวทางแก้ไขปัญหาที่ชัดเจน
จึงเสนอให้มีการประชุมหารือร่วมกันระหว่างหน่วยที่เกี่ยวข้อง เพื่อหาแนวทางปฏิบัติที่เหมาะสมต่อไป หรือเสนอให้มีหนังสือหารือ กรม
สธร.ฯ
หรือหน่วยที่เกี่ยวข้อง
วิธีนี้ใช้ในกรณีที่การประสานในชั้นต้น มีบางหน่วยมีความเห็นเป็นอย่างอื่น
หรือเป็นเรื่องที่มีรายละเอียดค่อนข้างมาก หรือต้องการหนังสือยืนยันเป็นหลักฐาน
วางแผนการเขียนโดยใช้แบบบันทึกความเห็นแบบ ๔
หัวข้อ
สรุปประเด็นปัญหา และ ข้อเสนอ ในใจก่อน แล้วจึงคิดเนื้อหาของข้อเท็จจริงและข้อพิจารณาให้สอดคล้องกัน
๕. การทำบันทึกความเห็น
ถ้าเป็นเรื่องที่ได้ข้อยุติจากการประสานกับหน่วยที่เกี่ยวข้องแล้ว อาจใช้ชื่อเรื่องตามประเด็นของ ข้อเสนอ เช่น ขออนุมัติหลักเกณฑ์การ
ขออนุมัติกำหนดแนวทางการ
. เป็นต้น
ถ้าเป็นเรื่องที่จะเสนอให้มีการประชุมหารือกันก่อนจึงจะได้ข้อยุติ อาจใช้ชื่อเรื่องว่า การดำเนินการในเรื่องนั้น ๆ เช่น
การจัดกำลังพลเข้ารับการศึกษาหลักสูตรตามแนวทางรับราชการ เป็นต้น
การเขียนข้อ ๑. ปัญหา
เขียนประเด็นของปัญหา
และประเด็นของข้อเสนอที่เตรียมไว้เสนอ โดยย่อให้ผู้อ่านทราบในชั้นต้นว่า เรื่องนี้ปัญหาคืออะไร
และฝ่ายอำนวยการต้องการนำเสนอแนวทางแก้ไขปัญหาอย่างไร เพื่อตีกรอบความคิดและจูงใจผู้อ่านในชั้นต้น
จะเขียนเฉพาะเลขข้อ ๑. ...... หรือ ๑. ปัญหา ก็ได้ แต่การเขียน ๑. ปัญหา จะทำให้ผู้อ่านรู้สึกว่าเป็นเรื่องที่หนักแน่น
น่าเชื่อถือได้ว่าฝ่ายอำนวยการที่นำเสนอเรื่องนี้
ได้มีการศึกษาและพิจารณามาอย่างดีแล้ว
มีความกล้ารับผิดชอบในการริเริ่มเขียนเรื่องนี้
การเขียนข้อ ๒. ข้อเท็จจริง
มักใช้ ๒. ข้อเท็จจริง เพียงแบบเดียว มักไม่ใช้ ๒. ......
ถ้ามีข้อเท็จจริงเพียงประเด็นเดียวหรือข้อมูลน้อย อาจเขียนต่อจากหัวข้อได้เลย แต่ถ้ามีข้อมูลมากกว่าประเด็นเดียว จะใช้ข้อย่อย ๒.๑, ๒.๒ ตามลำดับ
เลือกเขียนเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องและตรงประเด็นกับเรื่องนั้น
ๆ และเป็นข้อมูลที่จะใช้เขียนให้สัมพันธ์กับข้อพิจารณาและข้อเสนอ
โดยมากมักจะอ้างระเบียบหรืออนุมัติหลักการ หรือการดำเนินการที่ได้เกิดขึ้นแล้ว
ถ้ามีการอ้างอิงเอกสารหลายฉบับ อาจใช้คำว่า รายละเอียดตามเอกสารหมายเลข...... หรือ (เอกสารหมายเลข......) แล้วทำดัชนีติดเอกสารที่นำมาอ้างอิงหรือแนบเรื่องไว้ทุกฉบับ
การเขียนข้อ ๓. ข้อพิจารณา
มักใช้ ๓. ข้อพิจารณา เพียงแบบเดียว มักไม่ใช้ ๓. ......
ถ้ามีข้อพิจารณาเพียงประเด็นเดียว
อาจเขียนต่อจากหัวข้อได้เลย
หากมีข้อคิดหลายประเด็น
จะใช้ข้อย่อย ๓.๑, ๓.๒ ตามลำดับ
เพื่อความสวยงามของหนังสือ
อาจใช้รูปแบบการเขียน ข้อ
๒ และ ข้อ ๓ ให้สอดคล้องกันหรือเหมือนกัน เช่น ถ้าข้อ ๒. ข้อเท็จจริง มีข้อย่อย ข้อ
๓. ข้อพิจารณา ก็ควรมีข้อย่อยด้วย แต่ไม่จำเป็น
พิจารณาเฉพาะประเด็นใหม่ ๆ
สำคัญ ๆ เพื่อให้ผู้อ่านเห็นคล้อยตาม และโน้มน้าวไปสู่ข้อเสนอที่คิดไว้ในใจ
ประเด็นทั่วไปในการพิจารณา ได้แก่ เรื่องที่ขออนุมัตินั้นดีอย่างไร
มีประโยชน์อย่างไร หรือบางเรื่องอาจพิจารณาเรื่องงบประมาณด้วยก็ได้
อาจเขียนผลการประสานงาน
และความคิดเห็นของหน่วยต่าง ๆ
ที่ได้ประสานแล้วว่ามีความคิดเห็นอย่างไร ประกอบด้วยก็ได้ ทั้งนี้ เพื่อ ผบ.หน่วย จะได้อนุมัติด้วยความสบายใจว่า หน่วยต่าง ๆ
ไม่มีข้อขัดแย้งตามที่ฝ่ายอำนวยการได้ประสานแล้วในชั้นต้น
การเขียนข้อ ๔. ข้อเสนอ
ใช้ ๔. ข้อเสนอ เสมอ ไม่ใช้ ๔. ......
ถ้าข้อความมีน้อยเขียนต่อจากหัวข้อได้เลย แต่ถ้ามีหลายประเด็น จะใช้ข้อย่อย ๔.๑, ๔.๒,...
เขียนตามที่คิดไว้ในใจตอนต้น
และตามผลการประสานกับหน่วยที่เกี่ยวข้องแล้ว
เรียงลำดับการเสนอว่า
ให้ ใคร ทำอะไร เมื่อไร ที่ไหน อย่างไร ถ้ามีรายละเอียดการปฏิบัติมาก อาจทำเป็นผนวกหรือรายละเอียดแนบ
ถ้าเสนอให้จัดประชุมหารือ
ควรประสานวันว่างของห้องประชุม
และวันว่างของประธานก่อน
ถ้าเสนอให้มีหนังสือถึงหน่วยนอก
ต้องร่างหนังสือประกอบแนบไปด้วย
เนื่องจากเป็นเรื่องที่ฝ่ายอำนวยการคิดริเริ่มขึ้นเอง ไม่ควรใช้ จึงเรียนมาเพื่อกรุณาอนุมัติในข้อ...... เพราะจะดูเหมือนเป็นการบีบบังคับผู้บังคับบัญชา
ควรใช้ จึงเรียนมาเพื่อกรุณาพิจารณา
หากเห็นสมควรกรุณาอนุมัติในข้อ......
ถ้ามีหนังสือถึงหน่วยนอก อาจเขียนเพิ่มเติมว่า ......และลงนามในร่างหนังสือที่แนบ (หรือตามสิ่งที่ส่งมาด้วย)
ถ้าเห็นว่าผู้อนุมัติควรเป็น
ผบ.หน่วย
แต่ผู้ลงนามในหนังสือเสนอหน่วยนอก
น่าจะเป็น รอง ผบ.หน่วย อาจเขียนว่า ......หากเห็นสมควรกรุณาอนุมัติในข้อ ๔
และ (รอง ผบ.หน่วย) กรุณาลงนามในร่างหนังสือที่แนบ (หรือตามสิ่งที่ส่งมาด้วย) ทั้งนี้
จะใช้แบบนี้ได้หรือไม่ขึ้นอยู่กับแบบธรรมเนียมหรือความนิยมของหน่วย หรือแนวทางของ ผบ.หน่วย แต่ละท่าน
ถ้าในข้อเสนอได้เสนอให้เชิญประชุมหน่วยที่เกี่ยวข้อง คำลงท้ายอาจเพิ่มเติมด้วย ......กับกรุณากำหนดวัน เวลา ประชุม ตามข้อ......
หนังสือประกอบ หมายถึง หนังสือที่จะให้ ผบ.หน่วย ลงนามถึง ผบ.ทหารสูงสุด หรือหน่วยข้างเคียง หรือกรม สธร.ฯ
จะเขียน เรียนใคร หรือ เสนอหน่วยใด แล้วแต่เนื้อหาและอำนาจอนุมัติในเรื่องนั้น
ๆ เช่น
ถ้าเป็นเรื่องที่ต้องขออนุมัติหลักการ ก็ต้องใช้ เรียน ผบ.ทหารสูงสุด (ผ่าน ยก.ทหาร) ถ้าเป็นเรื่องที่ต้องการหารือ กรม
สธร.ฯ
ก็ใช้ เสนอ ยก.ทหาร เป็นต้น
มักจะเขียนโดยใช้เลขข้อ ๑,
๒, ๓, ๔ ซึ่งสามารถเขียนได้ ๒
แบบ คือ
แบบที่ ๑ เขียนโดยอิงหัวข้อตามรูปแบบบันทึกความเห็น
ข้อ ๑ เป็นปัญหาหรือความต้องการของหน่วย
ข้อ ๒ เป็นข้อเท็จจริงหรือความเป็นมาของเรื่องนั้น
ข้อ ๓ เป็นข้อพิจารณาของหน่วย
ข้อ ๔ เป็นการเสนอว่าสมควรอนุมัติให้ดำเนินการตามข้อ ๑ หรือไม่อย่างไร
แบบที่ ๒ เขียนโดยลำดับเหตุการณ์
ข้อ ๑ เป็นความเป็นมาหรือกล่าวนำ
ข้อ ๒ เป็นข้อเท็จจริงหรือความเป็นมาของเรื่องนั้น
ข้อ ๓ เป็นข้อพิจารณาของหน่วย
ข้อ ๔ เป็นความต้องการของหน่วย