การทำบันทึกความเห็นปะหน้าเรื่องของหน่วยนอก
การบันทึกความเห็นแบบนี้
ใช้ในกรณีที่เรื่องนั้นมีรายละเอียดที่ต้องสรุป หรือต้องเสนอแนะผู้บังคับบัญชา
เพื่ออนุมัติให้ดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งแบ่งลำดับการปฏิบัติเป็น ๓
ขั้นตอน คือ
๑. การอ่านและสรุป
การคิดโครงร่างในใจ
และการวางแผนการเขียน
อ่านแล้วสรุปประเด็นให้ได้ว่า
ผบ.ทหารสูงสุด
อนุมัติอะไร และ กรม
สธร.ฯ
หรือหน่วยเจ้าของเรื่องต้องการให้หน่วยเราทำอะไร
คิดในใจว่าเรื่องนี้เกี่ยวข้องกับหน่วยรองใด หรือบุคคลใดในหน่วยของเรา เป็นเรื่องเพื่อทราบหรือต้องดำเนินการ
พิจารณาความเร่งด่วนว่า
จะต้องดำเนินการเมื่อใด
หรือจะต้องมีหนังสือตอบ หรือส่งผลการดำเนินการหรือการพิจารณาให้ทราบเมื่อใด เพื่อจัดลำดับความเร่งด่วนของงาน
ว่าจะทำเรื่องใดก่อนหลัง
และจะมีเวลาให้หน่วยรองมากน้อยเพียงใด จะนำเรียน ผบ.หน่วย ก่อน เพื่อสั่งให้หน่วยรองดำเนินการ
หรือเวลากระชั้นชิดจะมีหนังสือประสานขอให้หน่วยรองดำเนินการก่อนแล้วนำเรียน ผบ.หน่วย รอบเดียว
วางแผนว่าจะเขียนโดยใช้รูปแบบข้อพิจารณาของฝ่ายอำนวยการแบบใด ซึ่งขึ้นอยู่กับว่า ผบ.หน่วย
ทราบเรื่องเดิมและระเบียบที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนี้อยู่แล้วมากน้อยเพียงใด
เรื่องนี้เป็นงานที่เคยปฏิบัติเป็นประจำหรือเป็นเรื่องใหม่
คิดปัญหาข้อสงสัยในประเด็นที่ไม่ชัดเจน เพื่อถาม กรม
สธร.ฯ
หรือหน่วยเจ้าของเรื่อง
คิดโครงร่างในใจและเนื้อหาที่จะเขียนแต่ละข้อ
๒. การศึกษาหลักฐานเอกสารและการประสานกับหน่วยที่เกี่ยวข้อง
ขอเรื่องเดิมในลักษณะเดียวกันของครั้งก่อนหรือปีก่อนมาศึกษาแนวทางที่มีผู้ร่างไว้
หรือฟื้นความทรงจำเรื่องที่เคยร่างไว้เดิม
ถ้าไม่มีอะไรแปลกใหม่ก็สามารถใช้ข้อความเดิมเป็นหลัก แก้ไขเฉพาะข้อมูลที่เปลี่ยนแปลง หรืออาจปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้น
ถ้าเป็นเรื่องใหม่
ต้องศึกษา กฎ ข้อบังคับ ระเบียบ คำสั่ง และหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง
สอบถามเจ้าหน้าที่ประจำหรือเจ้าหน้าที่ที่อยู่ในหน่วยมาก่อน และประสานกับหน่วยที่เกี่ยวข้อง
จนได้ข้อมูลหรือแนวทางปฏิบัติที่จะเสนอแนะ ผบ.หน่วย ได้
จะประสานกับหน่วยงานใดมากน้อยเพียงใด
ขึ้นอยู่กับรายละเอียดการปฏิบัติของแต่ละเรื่อง
ถ้าเป็นเรื่องเร่งด่วนอาจต้องส่งโทรสารไปให้หน่วยรองก่อน แล้วประสานว่าเราจะนำเรียนฯ ขออนุมัติให้หน่วยใดปฏิบัติอย่างไร เพื่อให้หน่วยรองมีเวลาดำเนินการอย่างพอเพียง
๓. การทำบันทึกความเห็นและการร่างหนังสือประกอบ
บางเรื่องสามารถตอบ กรม สธร.ฯ
หรือหน่วยเจ้าของเรื่องได้เลยโดยไม่ต้องถามหน่วยรอง
ให้ทำบันทึกความเห็นพร้อมร่างหนังสือตอบนำเรียนฯ ไปพร้อมกันเลย
บางเรื่องต้องเสนอให้หน่วยรองพิจารณาหรือดำเนินการ แล้วจึงส่งผลการพิจารณาหรือผลการดำเนินการกลับมาอีกครั้งหนึ่ง กรณีนี้ต้องทำหนังสือ ๒
รอบ รอบที่สองจึงนำเรียนผลการปฏิบัติหรือผลการพิจารณาของหน่วยรอง พร้อมร่างหนังสือตอบ กรม
สธร.ฯ
หรือหน่วยเจ้าของเรื่อง
ถึงแม้ว่าตามระเบียบงานสารบรรณนิยมให้ใช้ชื่อเรื่องเดิมก็ตาม แต่ก็ไม่จำเป็นเสมอไป
เพราะบางครั้งหน่วยรองตั้งชื่อเรื่องมาไม่เหมาะสม หรือไม่ตรงประเด็น หรือยาวเกินไป ก็สามารถตั้งชื่อเรื่องใหม่ได้
การเขียนข้อ ๑. ปัญหา
มักจะขึ้นต้นว่า ผบ.ทหารสูงสุด
กรุณาอนุมัติให้......
(ใคร
ทำอะไร เมื่อไร ที่ไหน อย่างไร ทำไม)หรือ กรม
สธร.ฯ
ขอให้หน่วยของเราทำอะไร (เมื่อไร ที่ไหน อย่างไร)
โดยมากจะใช้ข้อเสนอในหนังสือของ
กรม สธร.ฯ
หรือหน่วยเจ้าของเรื่องที่นำเรียน
ผบ.ทหารสูงสุด
หรือที่สรุปความต้องการท้ายเรื่อง
มาสรุปเขียนเป็นข้อ ๑
มักไม่เขียนคำว่า ๑. ปัญหา มักจะใช้เฉพาะตัวเลขข้อ ๑.
....... แล้วตามด้วยข้อความ
การเขียนข้อ ๒. ข้อเท็จจริง
ใช้ ๒. ข้อเท็จจริง หรือ ๒.
...... แล้วตามด้วยข้อความที่เป็นข้อมูลข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องก็ได้ บางครั้งอาจใช้คำว่า ความเป็นมา หรือ เรื่องเดิม ก็ได้ (แต่ต้องระวังไม่ใช้ ๓. ข้อพิจารณา)
ถ้ามีข้อเท็จจริงเพียงประเด็นเดียวหรือข้อมูลน้อย อาจเขียนต่อจากหัวข้อได้เลย แต่ถ้ามีข้อมูลมากกว่าประเด็นเดียว จะใช้ข้อย่อย ๒.๑, ๒.๒ ตามลำดับ
เลือกเขียนเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องและตรงประเด็นกับเรื่องนั้น
ๆ
และเป็นข้อมูลที่จะใช้เขียนให้สัมพันธ์กับข้อพิจารณาและข้อเสนอ
โดยมากมักจะอ้างระเบียบหรืออนุมัติหลักการ หรือการดำเนินการที่ได้เกิดขึ้นแล้ว
การเขียนข้อ ๓. ข้อพิจารณา
ใช้ ๓. ข้อพิจารณา หรือ ๓.
...... แล้วตามด้วยข้อความที่เป็นข้อคิดเห็นของผู้ลงนามในหนังสือฉบับนี้ (ฝ่ายอำนวยการเป็นผู้คิดแทน ผอ.กอง และ
ผบ.หน่วย)
ถ้าใช้ ๓. ข้อพิจารณา มักจะเขียนข้อความที่คิดพิจารณาต่อไปเลย แต่ถ้าใช้ ๓.
.... จะเขียนเป็นข้อความที่คิดพิจารณาต่อไปเลย หรือขึ้นต้นว่า ...(หน่วย)...พิจารณาเห็นว่า.... ก็ได้
ถ้ามีข้อพิจารณาเพียงประเด็นเดียว
อาจเขียนต่อจากหัวข้อได้เลย
หากมีข้อคิดหลายประเด็น จะใช้ข้อย่อย ๓.๑, ๓.๒ ตามลำดับ
เพื่อความสวยงามของหนังสือ
อาจใช้รูปแบบการเขียน ข้อ
๒ และ ข้อ ๓
ให้สอดคล้องกันหรือเหมือนกัน
เช่น ถ้าข้อ ๒. ข้อเท็จจริง มีข้อย่อย ข้อ
๓. ข้อพิจารณา ก็ควรมีข้อย่อยด้วย แต่ไม่จำเป็นเสมอไป
พิจารณาเฉพาะประเด็นใหม่ ๆ
สำคัญ ๆ
เพื่อให้ผู้อ่านเห็นคล้อยตามและโน้มน้าวไปสู่ข้อเสนอที่คิดไว้ในใจ
ประเด็นทั่วไปในการพิจารณา ได้แก่ เรื่องที่ขออนุมัตินั้นดีอย่างไร
มีประโยชน์อย่างไร
หรือบางเรื่องอาจพิจารณาเรื่องงบประมาณด้วยก็ได้
เขียนตามที่คิดไว้ในใจตอนต้น
ถ้ามั่นใจว่าเรื่องนี้มีหนทางปฏิบัติ
(ห/ป) เดียว ก็เอาไว้เขียนเป็นข้อเสนอ แต่ถ้าคิดว่ามีวิธีปฏิบัติได้ ๒
ห/ป
และไม่แน่ใจว่า ผบ.หน่วย จะเลือกแบบใด อาจต้องกล่าวถึง ห/ป ทั้ง ๒
ห/ป
ไว้ในข้อพิจารณา
โดยกล่าวว่าเรื่องดังกล่าวสามารถปฏิบัติได้ ๒
หนทางปฏิบัติ คือ อย่างไร และเขียนในลักษณะของการพิจารณาเปรียบเทียบ
ข้อดี ข้อเสีย
ของทั้ง ๒ ห/ป
และสรุปว่า ห/ป ใดเหมาะสมที่สุด ด้วยเหตุผลใด
การเขียนข้อ ๔. ข้อเสนอ
ใช้ ๔. ข้อเสนอ เสมอ
ถ้าข้อความมีน้อยเขียนต่อจากหัวข้อได้เลย แต่ถ้ามีหลายประเด็น จะใช้ข้อย่อย ๔.๑, ๔.๒ ตามลำดับ
ถ้ามั่นใจว่ามีหนทางปฏิบัติเดียว
ก็เสนอ ห/ป เดียว
แต่ถ้าคิดว่าเรื่องนี้สามารถปฏิบัติได้ ๒
ห/ป
และไม่แน่ใจว่า ผบ.หน่วย จะเลือกแบบใด อาจต้องเสนอทั้ง ๒
ห/ป
ถ้าเป็นเรื่องที่ไม่มีรายละเอียดหรือข้อพิจารณาในการตกลงใจมากนัก อาจเสนอ ห/ป
ทั้งสองนี้ในข้อเสนอโดยไม่ต้องมีการพิจารณาในข้อพิจารณามาก่อน
แต่ถ้าเป็นเรื่องที่มีรายละเอียดหรือข้อคิดหลายประเด็นที่ต้องการชี้ให้ ผบ.หน่วย
พิจารณาก่อนตกลงใจ
อาจจะกล่าวถึงและเปรียบเทียบ
ห/ป
ทั้ง ๒ ห/ป ในข้อพิจารณามาก่อน
เสนอให้ครอบคลุมงานที่
กรม สธร.ฯ
หรือหน่วยเจ้าของเรื่องกำหนดให้ทำ
โดยแยกเป็นหน่วย ๆ
ให้ชัดเจน ถ้าเป็นเรื่องสำคัญหรือมีรายละเอียดมาก อาจเสนอให้จัดการประชุม โดยเสนอแนะให้ครบว่า ใคร
อะไร เมื่อไร ที่ไหน อย่างไร ทำไม เช่น ผู้เข้าร่วมประชุมประกอบด้วยใครบ้าง ประชุมเรื่องอะไร ที่ไหน เพื่ออะไร โดยเชิญใครเป็นประธาน สำหรับ เมื่อไร นั้น
อาจเสนอช่วงเวลาให้ ผบ.หน่วย พิจารณาสั่งการ หรือประสานกับหน้าห้อง ผบ.หน่วย แล้วเสนอแนะวันเวลาที่แน่นอนไปด้วยก็ได้
พยายามนึกทุกเรื่องที่เกี่ยวข้อง
เช่น ให้ใคร/หน่วยใด - ปฏิบัติอะไร ใคร/หน่วยใด -
สนับสนุนอะไร ใคร/หน่วยใด - รับทราบ รวมทั้งเรื่องเกี่ยวกับงบประมาณ ยานพาหนะ การแต่งกาย ฯลฯ
ถ้าเป็นเรื่องทั่วไปและคิดว่า
ผบ.หน่วย
จะอนุมัติแน่ ๆ อาจใช้ จึงเรียนมาเพื่อกรุณาอนุมัติในข้อ......
ถ้าคิดว่าเป็นเรื่องที่ ผบ.หน่วย ควรจะพิจารณาก่อน อาจอนุมัติหรือไม่ก็ได้ อาจใช้ จึงเรียนมาเพื่อกรุณาพิจารณา หากเห็นสมควรกรุณาอนุมัติในข้อ......
ถ้าในข้อเสนอได้เสนอให้เชิญประชุมหน่วยที่เกี่ยวข้อง คำลงท้ายอาจเพิ่มเติมด้วย ......และกรุณากำหนดวัน เวลา ประชุม ตามข้อ......
ถ้ามีหนังสือตอบแนบด้วย
อาจเขียนเพิ่มว่า ......และลงนามในร่างหนังสือที่แนบ (หรือตามสิ่งที่ส่งมาด้วย)
ถ้าเห็นว่าผู้อนุมัติควรเป็น
ผบ.หน่วย
แต่ผู้ลงนามในหนังสือเสนอหน่วยนอก
น่าจะเป็น รอง ผบ.หน่วย อาจเขียนว่า ......หากเห็นสมควรกรุณาอนุมัติในข้อ ๔
และ (รอง ผบ.หน่วย) กรุณาลงนามในร่างหนังสือที่แนบ (หรือตามสิ่งที่ส่งมาด้วย) ทั้งนี้
จะใช้แบบนี้ได้หรือไม่ขึ้นอยู่กับแบบธรรมเนียมหรือความนิยมของหน่วย หรือแนวทางของ ผบ.หน่วย แต่ละท่าน
บางหน่วย ผบ.หน่วย สั่งการไว้ว่า การจะให้ รอง
ผบ.หน่วย
ลงนามแทน
ให้ขออนุมัติด้วย
โดยเขียนไว้ในข้อเสนอ เช่น ......เห็นสมควรมีหนังสือถึง ยก.ทหาร ตามร่างที่แนบ (หรือตามสิ่งที่ส่งมาด้วย) โดยให้ รอง
ผบ.หน่วย
เป็นผู้ลงนาม
หนังสือประกอบ หมายถึง หนังสือที่จะให้ ผบ.หน่วย ลงนามถึง ผบ.ทหารสูงสุด หรือหน่วยข้างเคียง หรือกรม สธร.ฯ
คิดในใจว่าจะให้ ผบ.หน่วย หรือ รอง
ผบ.หน่วย
ลงนามในหนังสือฉบับนั้น
ถ้าถึง ผบ.ทหารสูงสุด ควรเป็น ผบ.หน่วย ลงนาม ถ้าเสนอหน่วยข้างเคียงหรือ กรม
สธร.ฯ
ควรเป็น รอง ผบ.หน่วย หรือ ผช.ผบ.หน่วย ลงนาม ตามที่มีคำสั่งมอบหน้าที่ภายในหน่วย
ชื่อเรื่อง โดยปกติมักใช้ชื่อเรื่องเดิม
หรืออาจเปลี่ยนให้ตรงกับวัตถุประสงค์ของหนังสือ เช่น ชื่อเรื่องเดิมใช้ ขอทราบความต้องการที่ศึกษา ชื่อเรื่องในหนังสือตอบควรใช้ เสนอความต้องการที่ศึกษา เป็นต้น
การเขียนหนังสือจากหน่วยถึงหน่วยมักใช้คำขึ้นต้นว่า เสนอ ยกเว้นหนังสือที่มีถึงหน่วยเรา ถ้าใช้คำขึ้นต้นว่า เรียน...(ผบ.หน่วย) การขึ้นต้นหนังสือตอบก็ควรใช้ เรียน...(ผบ.หน่วย) เช่นเดียวกัน
ต้องอ้างถึงหนังสือของ กรม สธร.ฯ หรือของหน่วยเจ้าของเรื่องเสมอ
สิ่งที่ส่งมาด้วย
ปฏิบัติตามระเบียบงานสารบรรณ
ร่างเนื้อหาตอบหนังสือของ
กรม สธร.ฯ
หรือหน่วยเจ้าของเรื่องตามเรื่องนั้น ๆ โดยเขียนให้เป็นสำนวนของ ผบ.หน่วย ถึง
ผบ.หน่วย
ไม่ใช่สำนวนของฝ่ายอำนวยการ
ถึง ผบ.หน่วย