บทที่  ๒

ข้อพิจารณาของฝ่ายอำนวยการ

 

วัตถุประสงค์ของข้อพิจารณาของฝ่ายอำนวยการ

                   ๑.    ข้อพิจารณาของฝ่ายอำนวยการ  เป็นเอกสารของฝ่ายอำนวยการอย่างเป็นทางการ  ซึ่งมีการวิเคราะห์อย่างย่อและข้อเสนอในการแก้ปัญหาอย่างหนึ่งอย่างใดโดยเฉพาะ

                   ๒.    ข้อพิจารณาของฝ่ายอำนวยการ  เป็นผลงานของการวิเคราะห์เสนอรายงานของการวิเคราะห์  พร้อมกับข้อสรุปและข้อเสนอให้ผู้บังคับบัญชาตกลงใจ

                   ๓.    ข้อพิจารณาของฝ่ายอำนวยการ  มีบทบาทในการปฏิบัติงานของฝ่ายอำนวยการที่เกี่ยวกับงานธุรการ  ในทำนองเดียวกันกับการประมาณการซึ่งมีบทบาทในการปฏิบัติการรบ

                   ๔.    ข้อพิจารณาของฝ่ายอำนวยการ  ช่วยผู้บังคับบัญชาในการแสวงข้อตกลงใจในเมื่อผู้บังคับบัญชาเกี่ยวข้องกับปัญหาที่ซับซ้อนหรือขัดแย้ง

 

หลักการเขียนข้อพิจารณาของฝ่ายอำนวยการ

                   ๑.    สั้น

                   ๒.    ชัดเจน

                   ๓.    ถูกต้อง

                   ๔.    เกี่ยวโยงกันตามลำดับ

                   ๕.    มีเอกภาพ

                   ๖.    มีความสมบูรณ์

 

รูปแบบการเขียนข้อพิจารณาของฝ่ายอำนวยการ

                   ข้อพิจารณาของฝ่ายอำนวยการที่สมบูรณ์  ประกอบด้วย  ๖  หัวข้อ  คือ  ปัญหา  สมมุติฐานข้อเท็จจริง ข้อพิจารณา  ข้อสรุป  และข้อเสนอ  โดยมีแนวการเขียน  ดังนี้

                   ๑.    ปัญหา    การเขียนต้องสั้น  โดยให้มีลักษณะเหมือนการเขียนภารกิจ  ถ้าเป็นปัญหาซับซ้อนให้กำหนดขอบเขตและอาจใช้ข้อย่อยช่วยก็ได้

                   ๒.    สมมุติฐาน    สมมุติฐานใด ๆ  ก็ตามต้องเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการอภิปรายต่อปัญหาอย่างสมเหตุสมผล  สมมุติฐานนำมาใช้ในเมื่อไม่มีข้อมูลที่แท้จริง  ใช้เป็นมูลฐานสำหรับทำข้อพิจารณา  และใช้เพื่อขยายหรือจำกัดขอบเขตของปัญหา  ในเมื่อสมมุติฐานไม่ใช่ข้อเท็จจริง  สมมุติฐานก็จะต้องมีมูลฐานหรือรากฐานมาจากข้อเท็จจริง

                   ๓.    ข้อเท็จจริง    กล่าวถึงข้อเท็จจริงที่มีอิทธิพลต่อปัญหา  หรือต่อคำแก้ปัญหานั้น  ต้องระมัดระวังอย่านำข้อเท็จจริงที่ไม่จำเป็นมาเขียนด้วย  เพราะจะทำให้เกิดความสับสนขณะทำการอภิปราย  ข้อเท็จจริงบางเรื่องอาจค้นพบระหว่างการค้นคว้า  ในขณะที่ข้อเท็จจริงอื่น ๆ  มีอยู่ในคำสั่งให้พิจารณาปัญหา

                   ๔.    ข้อพิจารณา    รวมถึงการวิเคราะห์ปัจจัยที่เกี่ยวข้องทั้งปวงในรายละเอียด  รวมทั้งผลดีและผลเสียของคำแก้ปัญหาที่อาจเป็นไปได้ด้วย  ข้อนี้เป็นข้อที่ผู้เขียนจะต้องทำเป็นข้อความสั้น ๆ  อย่างแจ่มแจ้ง  จากผลการวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ  สำหรับข้อพิจารณาที่ยาว ๆ  ที่สลับซับซ้อนนั้น  อาจเขียนเพียงกล่าวสรุปกับมีผนวกประกอบด้วย  ผู้เขียนต้องระมัดระวังในการเขียนเรื่องราวแต่ละเรื่องให้ถูกต้อง  เช่นเดียวกับการระมัดระวังในการวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ  เพื่อเป็นหลักประกันว่า  ได้สรุปข้อมูลตามลำดับที่สมเหตุสมผลที่ได้มาจากการวิเคราะห์ปัจจัยต่าง ๆ  ที่เกี่ยวข้อง  คำแก้ปัญหาน่าจะเป็นไปได้ทุกคำแก้  และปัจจัยทั้งปวงที่กระทบกระเทือนต่อคำแก้เหล่านั้น

                   ๕.    ข้อสรุป    แสดงถึงข้อสรุปที่ได้มาจากการวิเคราะห์ปัจจัยต่าง ๆ  ที่เกี่ยวข้อง  คำแก้ปัญหาที่น่าจะเป็นไปได้ทุกคำแก้  และปัจจัยทั้งปวงที่กระทบกระเทือนต่อคำแก้เหล่านั้น  ข้อสรุปต้องสมเหตุสมผลตามลำดับจากข้อต่าง ๆ  ไม่ควรจะนำเรื่องราวใหม่ ๆ  มาใส่ไว้ในข้อสรุปเหล่านี้

                   ๖.    ข้อเสนอ    ต้องเขียนให้สอดคล้องกับข้อพิจารณา  การปฏิบัติของฝ่ายอำนวยการต้องสมบูรณ์  ถ้ามีข้อเสนอให้ผู้บังคับบัญชาลงนามในหนังสือ  ก็จะต้องมีร่างหนังสือแนบไปด้วย

 

รูปแบบบันทึกความเห็น  

                   การเขียนข้อพิจารณาของฝ่ายอำนวยการแบบสมบูรณ์  ๖  หัวข้อนั้น  ในการปฏิบัติราชการโดยทั่วไปใน  บก.ทหารสูงสุด  ไม่ค่อยมีโอกาสจัดทำเท่าใดนัก  รูปแบบที่ใช้มาก  ได้แก่  บันทึกความเห็น  และรายงานหรือเรื่องนำเรียนเพื่อทราบ  ซึ่งมีรูปแบบและตัวอย่างอยู่ในหนังสือ  ยก.ทหาร  ที่  กห  ๐๓๐๔/๑๒๒๒  ลง  ๒๔  ต.ค. ๓๙  เรื่อง  ขออนุมัติใช้รูปแบบการเขียนข้อพิจารณาของฝ่ายอำนวยการ  ซึ่ง  ผบ.ทหารสูงสุด  กรุณาอนุมัติให้ส่วนราชการ  บก.ทหารสูงสุด  ยึดถือเป็นแนวทางปฏิบัติในการจัดทำหนังสือเสนอผู้บังคับบัญชา

                   รูปแบบบันทึกความเห็นที่กำหนดมี  ๕  แบบ  ดังนี้

                          แบบที่  ๑  เป็นแบบที่สมบูรณ์  มี  ๔  หัวข้อ  ประกอบด้วย  ปัญหา  ข้อเท็จจริง  ข้อพิจารณา  และข้อเสนอ  โดยเขียนหัวข้อพร้อมชื่อหัวข้อและขีดเส้นใต้  ดังนี้

                                    ๑.    ปัญหา

                                    ๒.   ข้อเท็จจริง

                                    ๓.   ข้อพิจารณา

                                    ๔.   ข้อเสนอ

                        แบบที่  ๒  เป็นแบบย่อ  มี  ๔  หัวข้อ  เขียนเฉพาะหัวข้อในข้อ  ๑  โดยไม่เขียนชื่อหัวข้อ  แต่เนื้อหาในข้อ  ๑  คือ  ปัญหา  ส่วนในข้อ  ๒, ๓  และ  ๔  เขียนหัวข้อพร้อมชื่อหัวข้อเช่นเดียวกับแบบที่  ๑  ซึ่งเป็นการเน้นเฉพาะ  ข้อเท็จจริง  ข้อพิจารณา  และข้อเสนอ  ดังนี้

                                    ๑.    ……(ปัญหา)……..

                                    ๒.   ข้อเท็จจริง

                                    ๓.   ข้อพิจารณา

                                    ๔.   ข้อเสนอ

                             แบบที่  ๓  เป็นแบบย่อ  มี  ๔  หัวข้อ  เป็นแบบที่นิยมใช้กันและเหมาะสมสำหรับใช้กับงานหนังสือทั่วไป  เขียนเฉพาะหัวข้อในข้อ  ๑, ๒  และ ๓  โดยไม่ต้องเขียนชื่อหัวข้อ  แต่เนื้อหาในข้อ  ๑, ๒  และ  ๓  คือ  ปัญหา  ข้อเท็จจริง  และข้อพิจารณา  ตามลำดับ  ส่วนในข้อ  ๔  คือ  ข้อเสนอ  เขียนหัวข้อพร้อมชื่อหัวข้อและขีดเส้นใต้  ดังนี้

                                    ๑.    …(ปัญหา)………..

                                    ๒.   …(ข้อเท็จจริง)………..

                                    ๓.   …(ข้อพิจารณา)………..            

                                    ๔.   ข้อเสนอ

                             แบบที่  ๔  เป็นแบบย่อ  มี  ๓  หัวข้อ   เขียนเฉพาะหัวข้อในข้อ  ๑  และ  ๒  โดยไม่เขียนชื่อหัวข้อ  แต่เนื้อหาในข้อ  ๑  และ  ๒  คือ  ปัญหา  และข้อเท็จจริง + ข้อพิจารณา  หรือ  ปัญหา + ข้อเท็จจริง  และ  ข้อพิจารณา  ตามลำดับ  ส่วนในข้อ  ๓  คือ  ข้อเสนอ  เขียนหัวข้อพร้อมชื่อหัวข้อและขีดเส้นใต้  ดังนี้

                                    ๑.    …(ปัญหา  หรือ  ปัญหา + ข้อเท็จจริง)………..

                                    ๒.   …(ข้อเท็จจริง + ข้อพิจารณา  หรือ  ข้อพิจารณา)………..

                                    ๓.   ข้อเสนอ

                             แบบที่  ๕  เป็นแบบย่อ  มี  ๒  หัวข้อ  เขียนเฉพาะหัวข้อในข้อ  ๑  โดยไม่เขียนชื่อหัวข้อ  แต่เนื้อหาในข้อ  ๑  คือ  ปัญหา  ข้อเท็จจริง  และข้อพิจารณา  ส่วนในข้อ  ๒  คือ  ข้อเสนอ  เขียนหัวข้อพร้อมชื่อหัวข้อและขีดเส้นใต้  ดังนี้

                                    ๑.    …(ปัญหา + ข้อเท็จจริง + ข้อพิจารณา)………..

                                    ๒.   ข้อเสนอ