กล่าวทั่วไป
ตามธรรมดาแล้วความยุ่งยากซับซ้อนของการปฏิบัติ ต้องการคำชี้แจง รายงาน คำสั่ง และข้อพิจารณาต่าง ๆ เป็นแบบข้อเขียน นายทหารฝ่ายอำนวยการของหน่วย
ต้องมีความสามารถในการเขียนหนังสืออย่างถูกต้อง กะทัดรัด และชัดเจน การเขียนของฝ่ายอำนวยการ เป็นวิธีการสื่อความคิดเห็นไปให้ผู้บังคับบัญชา ผบ.หน่วยรอง และนายทหารฝ่ายอำนวยการอื่น ๆ โดยทางคำสั่ง ข้อเสนอ ข้อพิจารณา รายงานและเอกสารที่เป็นแบบทางการและไม่เป็นทางการอื่น
ๆ
การเขียนของฝ่ายอำนวยการที่ดีนั้น
ต้องแสดงถ้อยคำต่าง ๆ
ได้อย่างชัดเจน
หลักการมูลฐานในการเขียนเอกสารของฝ่ายอำนวยการ มีดังนี้
๑. มีเอกภาพ
ยึดมั่นความคิดเห็นที่เป็นหลักเพียงอย่างเดียว
๒. มีความถูกต้อง
ตรงข้อเท็จจริง
เป็นไปตามระเบียบของทางราชการ
๓. มีความชัดเจน สั้น และกะทัดรัด
๔. ใช้คำง่าย ๆ แบบธรรมดา และเป็นประโยคง่าย ลดคำฟุ่มเฟือยและเรื่องราวที่ไม่สำคัญลง
๕. มีความต่อเนื่อง
การดำเนินเรื่องและการเรียบเรียงเรื่องราวอย่างสมเหตุสมผล
๖. ตรงประเด็น
ไม่ถือความเห็นส่วนตัวและไม่มีอคติ
๗. มีความสมบูรณ์
ทำเอกสารนั้นให้เสร็จ
ส่งเอกสารนั้นไปให้ผู้บังคับบัญชา
เพียงแต่อนุมัติลงนามเท่านั้น
เพื่อให้เอกสารนั้นแล้วเสร็จสมบูรณ์
การบันทึกในที่นี้คือ
การเขียนข้อความอันเป็นข้อราชการเพื่อเสนอผู้บังคับบัญชา
หรือผู้บังคับบัญชาสั่งผู้ใต้บังคับบัญชา หรือระหว่างหน่วยราชการในกระทรวงทบวงกรมเดียวกัน ซึ่งเป็นเรื่องภายในของส่วนราชการ
เหตุที่จำเป็นต้องมีการบันทึก
เพื่ออำนวยความสะดวกในการติดต่อประสานงานและสั่งงานภายในของหน่วยราชการ
ประโยชน์และความจำเป็นในการบันทึก
๑. เพื่อเป็นการแบ่งเบาภาระของผู้บังคับบัญชาซึ่งมีภารกิจหลายด้าน
ไม่ต้องเสียเวลาถาม
๒. เพื่อให้ผู้บังคับบัญชาทราบความคิดเห็นของเจ้าหน้าที่เฉพาะเรื่องนั้น
ๆ ตลอดทั้งผลดีผลเสีย
สำหรับเป็นแนวความคิดในการตกลงใจสั่งการหรือลงนาม
๓. เพื่อให้ผู้บังคับบัญชาทราบ
กฎ ข้อบังคับ แบบธรรมเนียม อันเกี่ยวข้องกับเรื่องนั้น ๆ
ทุกแง่ทุกมุมก่อนตกลงใจ
หลักการบันทึก
๑. เรื่องนั้นเป็นหน้าที่โดยตรงของผู้ใด ต้องให้ผู้นั้นหน่วยนั้นบันทึกก่อน
แล้วจึงบันทึกตามลำดับชั้นจนถึงผู้บังคับบัญชาผู้มีอำนาจหน้าที่สั่งการหรือตกลงใจ
๒. ข้อความที่บันทึก
ต้องเป็นความคิดเห็นที่บริสุทธิ์
ถูกต้องตามระเบียบข้อบังคับ
กฎ ต่าง ๆ
อย่าใช้วิธีการให้ผู้บังคับบัญชาเข้าใจผิด โดยเจตนาจะลวงผู้บังคับบัญชาด้วยประการใด
ๆ
๓. เป็นข้อความสั้น ๆ
แต่ชัดเจน
พอให้ผู้บังคับบัญชาสามารถเข้าใจและตกลงใจได้
๔. อย่าให้ความเห็นไปก้าวก่ายในหน้าที่อื่น
๕. ถ้าเป็นเรื่องสำคัญควรปรึกษาผู้ใหญ่ก่อน แล้วจึงบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร
๖. ผู้บันทึกต้องรับผิดชอบในข้อความที่บันทึกเสนอนั้น
ข้อควรระวังในการบันทึก
๑. พยายามอย่าให้กระทบกระเทือนใจระหว่างหน่วยหรือบุคคล
๒. ต้องทำตัวเป็นกลาง
สิ่งที่เป็นอำนาจของผู้บังคับบัญชา
ควรให้ผู้บังคับบัญชาวินิจฉัยเอง
อย่าใช้การบันทึกเป็นการผูกมัดหรือชักจูงผู้บังคับบัญชา ให้เอนเอียงไปตามความต้องการของผู้บันทึก
๓. อย่านำเรื่องส่วนตัวมาพัวพันกับเรื่องที่มีหน้าที่บันทึก
ตำแหน่งของผู้บันทึก
๑. ถ้าเป็นเรื่องที่จะออกไปนอกหน่วย
ไม่ว่าหน่วยเหนือ หน่วยรอง หน่วยข้างเคียง ต้องให้หัวหน้าหน่วยนั้น ๆ เป็นผู้บันทึก (ลงชื่อ) ส่วนความคิดเห็นที่เจ้าหน้าที่ชั้นรองบันทึกไว้ คงให้อยู่แต่ภายในหน่วยเท่านั้น
๒. ถ้าเป็นเรื่องที่เวียนอยู่ภายในหน่วยเดียวกัน เจ้าหน้าที่ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องคงบันทึกติดต่อโต้ตอบกันมาตามหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง
ประเภทของการบันทึก
โดยปกติการบันทึก
แบ่งออกได้เป็น ๔ ประเภท คือ
๑. บันทึกย่อเรื่อง
๒. บันทึกรายงาน
๓. บันทึกความเห็น
๔. บันทึกติดต่อและสั่งการ
เป็นการเขียนข้อความย่อจากเรื่อง
เก็บเอาแต่ประเด็นที่สำคัญ ๆ
มาให้สมบูรณ์
เพื่อให้ผู้บังคับบัญชาอ่านแต่เรื่องที่ย่อแล้วสามารถเข้าใจได้โดยไม่ผิดพลาด (บันทึกแบบนี้วิธีการคล้าย ๆ กับ
ข้อ ๑ (ปัญหา) ในหัวข้อบันทึกความเห็นนั่นเอง)
เป็นการเขียนข้อความรายงานเรื่องที่ตนปฏิบัติหรือประสบมาเพื่อเสนอผู้บังคับบัญชา
จะเป็นเรื่องในหน้าที่หรือเรื่องใดเรื่องหนึ่งตามที่ได้รับมอบหมายก็ได้ หรืออาจเป็นรายงานเพื่อประโยชน์แก่ราชการด้วยความหวังดีก็ได้ แม้จะเป็นการนอกเหนือหน้าที่ การบันทึกรายงานควรให้สั้น ระบุคำสั่ง ผลการสอบสวนหรือผลการปฏิบัติหรือผลของงานตามหัวข้อที่ผู้บังคับบัญชาต้องการทราบ
เป็นการเขียนข้อความเสนอผู้บังคับบัญชาแสดงความเห็นของเจ้าหน้าที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่เสนอเพื่อช่วยให้ผู้บังคับบัญชาทราบความเป็นมา
ปัญหา ข้อพิจารณา ผลดีผลเสีย โดยยกเอาหลักฐานต่าง ๆ ที่เป็นแบบธรรมเนียมมาให้ผู้บังคับบัญชาสามารถพิจารณาตกลงใจสั่งการได้
ในวงการกองทัพบก
การบันทึกความเห็นได้มีระเบียบ
ทบ. ว่าด้วยการบันทึกความเห็น พ.ศ.๒๕๐๗ เป็นแนวทาง
ความมุ่งหมายของระเบียบนี้ก็เพื่อให้การบันทึกความเห็นของฝ่ายอำนวยการของหน่วยต่าง
ๆ ในกองทัพบก มีลักษณะเป็นมาตรฐานเดียวกัน หน่วยที่จะต้องใช้แบบบันทึกตามระเบียบนี้ คือ
กรมฝ่ายเสนาธิการ
ฝ่ายกิจการพิเศษ
และฝ่ายยุทธบริการของ ทบ. ส่วนฝ่ายอำนวยการของหน่วยระดับต่ำกว่ากองทัพบก ให้ปฏิบัติตามระเบียบนี้โดยอนุโลม กล่าวคือให้อยู่ในดุลยพินิจของฝ่ายอำนวยการและผู้บังคับหน่วยนั้น
ๆ พิจารณาใช้ตามความเหมาะสม
หัวข้อที่กำหนดในการบันทึกความเห็นมี
๔ หัวข้อ คือ
๑. ปัญหา
๒. ข้อเท็จจริง
๓. ข้อพิจารณา
๔. ข้อเสนอ
การทำบันทึกความเห็น
บางครั้งเรื่องเดิมอาจไม่มีใจความให้ผู้บันทึกนำมาเข้ากับหัวข้อทั้ง ๔
ข้างบนนี้
ซึ่งกรณีนี้ก็ไม่จำเป็นต้องบันทึกให้ครบทั้ง ๔
หัวข้อ
และเมื่อบันทึกไปตามหลักหัวข้อนี้จนบังเกิดความเคยชินแล้ว จะใช้เพียงหมายเลข ๑, ๒, ๓, ๔
โดยไม่ต้องใช้ตัวหนังสือกำกับก็ได้
เป็นการเขียนข้อความราชการติดต่อภายในระหว่างหน่วยเดียวกัน
หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการไปยังผู้ใต้บังคับบัญชา