ตัวอย่างนโยบายการร่างหนังสือของ หน.หน่วย
หรือแบบธรรมเนียมการปฏิบัติของหน่วย
ด่วนมาก
บันทึกข้อความ
ส่วนราชการ สน.จก.ยก.ทหาร
ที่
วันที่ ๑ พ.ย.๓๘
เรื่อง แก้ไขความล่าช้าหนังสือทางราชการ
เรียน จก.ยก.ทหาร/หน.ฝยก.ศอร.ฯ
สิ่งที่ส่งมาด้วย เรื่องที่ควรแก้ไข
๑. เนื่องด้วยหนังสือทางราชการที่ส่วนราชการต่าง
ๆ ได้นำเรียนขึ้นมา เพื่อให้ จก.ยก.ทหาร
หรือ จก.ยก.ทหาร/หน.ฝยก.ศอร.ฯ
ลงนามเพื่อนำเรียนผู้บังคับบัญชา หรือส่งออกนอกหน่วยเกิดความล่าช้า
เนื่องจากถูกส่งกลับเพื่อนำไปแก้ไขใหม่
๒. เพื่อป้องกันและลดความผิดพลาดจากการร่างหนังสือ
ตลอดทั้งเพื่อให้งานหนังสือเกิดความรวดเร็ว
อันจะก่อให้เกิดประโยชน์และประสิทธิภาพของงานในสายงานที่ ยก.ทหาร/ฝยก.ศอร.ฯ รับผิดชอบ
เห็นควรดำเนินการดังนี้
๒.๑ ปรับปรุงแก้ไขเอกสารที่มักผิดพลาดอยู่เสมอให้เป็นไปตามสิ่งที่ส่งมาด้วย
๒.๒ สำเนาให้ส่วนราชการใน ยก.ทหาร/ฝยก.ศอร.ฯ ทราบ และปฏิบัติโดยเคร่งครัด
จึงเรียนมาเพื่อกรุณาพิจารณา หากเห็นชอบกรุณาอนุมัติในข้อ ๒
(ลงชื่อ) พ.อ. วรวิทย์ ดรุณชู
(วรวิทย์ ดรุณชู)
รอง ผอ.กผย.วสท. ช่วยราชการ
ประจำ ฝยก.ศอร.ฯ
- อนุมัติในข้อ ๒
(ลงชื่อ) พล.ท. ไพโรจน์ นุชฉายา
จก.ยก.ทหาร/หน.ฝยก.ศอร.
บก.ทหารสูงสุด
๑ พ.ย.๓๘
เรื่องที่ควรแก้ไข
๑. หนังสือที่จะให้
จก.ยก.ทหาร/หน.ฝยก.ศอร.ฯ ลงนาม
ให้เลิกใช้คำว่า แนบ เช่น ตามหนังสือที่แนบ
๒. อ้างถึง
: หนังสือที่จะใช้อ้างถึง ไม่ต้องมีเรื่อง.........เช่น อ้างถึง หนังสือ......ที่......ลง..........ก็พอ
๓. สิ่งที่ส่งมาด้วย
หากมีมากกว่า ๑ ข้อ ในหนังสือนำเรียน จะต้องนำสิ่งที่ส่งมาด้วยมาใช้ทุกข้อ
โดยเรียงตามลำดับ ๑, ๒, ๓........
๔. ให้หลีกเลี่ยงคำว่า
ขอเรียน เช่น ยก.ทหาร ขอเรียน.........
๕. ผนวกทุกผนวกที่ประกอบหนังสือหรือคำสั่ง
จะต้องมีผู้ลงนามตรวจถูกต้องทุกผนวก (เว้นเอกสารที่ใช้แบบฟอร์ม
เช่น คำสั่งยุทธการ)
๖. หนังสือที่จะให้ผู้บังคับบัญชาทราบ
จะต้องไม่มีข้อเสนอ เช่น จะต้องไม่มีคำว่า พิจารณา และ เห็นควร
๗. ในข้อพิจารณาที่มี
หลาย ๆ ข้อ และจะต้องเสนอขออนุมัติต่อไป การเขียนในข้อเสนอควรจะสรุปเป็นข้อ
ๆ ด้วย เพื่ออำนวยความสะดวกและรวดเร็วในการพิจารณาของผู้บังคับบัญชา
หรือในบางกรณีที่จะต้องให้ผู้บังคับบัญชาต้องกลับไปอ่านข้อที่ผ่าน ๆ มา
ก็เช่นเดียวกัน พยายามหลีกเลี่ยง เช่น ตัวอย่าง "จึงเรียนมาเพื่อ............กรุณาอนุมัติในข้อ ๔" เมื่อดูข้อ ๔ แล้ว ข้อ ๔ ก็อ้างข้อ ๓ ข้อ ๓ ก็อ้างข้อ ๒ ข้อ ๒ ก็อ้างข้อ ๑ เป็นต้น
๘. หนังสือที่ขออนุมัติลาไปศึกษาทั้งใน
(เวลาราชการเต็มวัน, บางส่วน) และนอกประเทศ ให้ตรวจสอบหนังสือสัญญาที่ทำไว้กับทางราชการว่ามีหรือไม่
รวมทั้งให้ระบุในหนังสือนำเรียนขออนุมัติด้วย
๙. หนังสือที่นำเรียนขออนุมัติบางเรื่องมาช้า
ซึ่งได้มีการปฏิบัติไปแล้ว แต่ผู้บังคับบัญชายังไม่อนุมัติ ให้กองต่าง ๆ
ที่รับผิดชอบประสานทางข้างกับหน่วยต่าง ๆ ในการเร่งรัดให้เร็วขึ้นด้วย
๑๐. หนังสือตราครุฑ ในตัวเรื่องจะต้องไม่เริ่มด้วยข้อ ๑ เลย
ต้องมีข้อความเกริ่นนำก่อน
๑๑. หนังสือที่เกี่ยวข้องกับ รมว.กห. ให้ เสนอ สป. ยกเว้น รมว.กห.
จะมีตำแหน่งที่เกี่ยวข้องกับ ศอร.ฯ ด้วย
ให้นำเรียน รมว.กห./......... ได้โดยไม่ต้องผ่าน
สป. เช่น เรียน รมว.กห./ประธาน กชท. เป็นต้น
หมายเหตุ หากมีข้อสงสัยให้ประสานกับ
พ.อ.วรวิทย์ ดรุณชู (หน้าห้อง จก.ยก.ทหาร) โดยตรง
ตรวจถูกต้อง
(ลงชื่อ) พ.อ.วรวิทย์ ดรุณชู
(วรวิทย์ ดรุณชู)
เรื่องที่ จก.ยก.ทหาร/หน.ฝยก.ศอร.ฯ มีดำริให้
นขต.ยก.ทหาร/ฝยก.ศอร.ฯ ยึดถือปฏิบัติ
๑. การสั่งการ
"รับคำสั่ง ผบ.ทหารสูงสุด" ของผู้บังคับบัญชาตามลำดับชั้น รวมทั้ง จก.ยก.ทหาร
จะต้องทำหนังสือเรียน ผบ.ทหารสูงสุด เช่น กรณี จก.ยก.ทหาร รับคำสั่ง ผบ.ทหารสูงสุด
ก็ให้ รอง จก.ยก.ทหาร หรือ ผช.จก.ยก.ทหาร ทำการแทน จก.ยก.ทหาร ลงนามในหนังสือเรียน ผบ.ทหารสูงสุด
๒. การอนุมัติต่าง
ๆ ของผู้บังคับบัญชา
จะต้องมีความชัดเจน สมบูรณ์ เช่น ใคร ทำอะไร เมื่อไร ที่ไหน อย่างไร เพราะฉะนั้น ข้อเสนอ จะต้องมีความชัดเจนสมบูรณ์
โดยอาจจะใช้ว่า ให้ใคร ทำอะไร ตามข้อ ๑ หรือข้ออื่นที่เกี่ยวข้อง
เพื่อให้ข้อความสั้นลงและไม่ซ้ำซ้อน
๓. การกำหนดผู้แทนผู้บังคับบัญชาไปเข้าร่วมประชุมหรือไปบรรยาย
ให้เสนอว่า เห็นควรให้ผู้ใดเป็นผู้แทน โดยมีเหตุผลประกอบตามแต่กรณี
๔. การเชิญผู้บังคับบัญชาเข้าร่วมประชุมต่าง
ๆ ให้เสนอความเห็นด้านยุทธการตามความเหมาะสมด้วย
๕. การทำหนังสือเรื่องต่าง
ๆ ให้มีเรื่องเดิมแนบมาด้วย และเรื่องสำคัญที่ใหม่ ๆ ทุกเรื่อง
ให้เจ้าของเรื่องเข้าชี้แจง จก.ยก.ทหาร
ด้วย รวมทั้งผนวกประกอบหรือสิ่งที่ส่งมาด้วยต่าง ๆ ในหนังสือเรียน ผบ.ทหารสูงสุด ถ้าเป็นไปได้ให้ใช้ตัวจริง
๖. ให้เจ้าของเรื่องเข้าพบ
จก.ยก.ทหาร ได้ตลอดเวลา
เพื่อชี้แจงรายละเอียดเรื่องที่สำคัญ
เพื่อขอทราบความเห็นหรือเพื่อกำหนดนัดหมายต่าง ๆ และเข้าพบโดยทันที กรณีที่ จก.ยก.ทหาร ขอพบ
๗. การนำเรียนข้อมูลประกอบการประชุมหรือข้อมูลต่าง
ๆ เพื่อกรุณาทราบ ควรมีการสรุปตามความเหมาะสม โดยมีรายละเอียดประกอบเป็นเรื่อง ๆ
ไป
๘. ให้หลีกเลี่ยงคำพูดต่าง
ๆ ที่มีความหมายไม่ชัดเจน เช่น คำว่า หน่วยใน บก.ทหารสูงสุด ไม่ควร
รวมถึงหน่วยในเหล่าทัพ ส่วนหน่วยรองของเหล่าทัพ ไม่ควร นับเป็นหน่วยรองของ
บก.ทหารสูงสุด ถ้าจะกล่าวถึงทั้ง บก.ทหารสูงสุด
และ เหล่าทัพ ก็ใช้ "บก.ทหารสูงสุด และ เหล่าทัพ" หรือ "บก.ทหารสูงสุด ทบ. ทร. ทอ."
๙. การสรุปเรื่องหรือเสนอความคิดเห็นต่าง
ๆ อย่าให้เป็นการผูกมัดตัวเอง
หรือเป็นการฟ้องตัวเองว่าบกพร่องหรือไม่มีประสิทธิภาพ หรืออย่าเสนอความคิดเห็นที่เป็นปัญหาแล้วไม่กล่าวถึงแนวทางการแก้ไข
๑๐. การเขียนเนื้อเรื่องหรือข้อความต่าง ๆ ของหนังสือ (บันทึกข้อความ)
ควรให้มีความสัมพันธ์สอดคล้องกัน และให้อ่านได้ใจความครบถ้วนสมบูรณ์
โดยแยกหัวข้อเป็นข้อ ๆ ตามแนวทางการเขียนข้อพิจารณาฝ่ายอำนวยการ ๔ ข้อ
ที่กำหนดไว้ให้เป็นรูปแบบเดียวกัน
๑๑. หนังสือจากภายนอกถึงผู้บังคับบัญชา
จะต้องสรุปนำเรียนเพื่อขออนุมัติดำเนินการต่าง ๆ ไม่ใช่ดำเนินการก่อนแล้ว
นำเรียนเพื่อกรุณาทราบ
๑๒. เรื่องสำคัญ เรื่องที่น่าสนใจ หรือควรแจ้งให้ส่วนราชการต่าง ๆ ทราบ รวมทั้งเพื่อจะได้ประสานหรือขอความร่วมมือจากส่วนราชการต่าง
ๆ ที่เข้าร่วมประชุม ควรนำเรียน จก.ฯ
เพื่อชี้แจงในวาระการประชุมของ ยก.ทหาร โดยเฉพาะการประชุม
กรม สธร.ฯ และการประชุม หน.ส่วนราชการ
บก.ทหารสูงสุด
๑๓. พิธีเปิด - ปิด ต่าง ๆ ที่ จก.ยก.ทหาร จะต้องมีการกล่าวรายงานหรือกล่าวเปิด - ปิด
ให้มีการซักซ้อมความเรียบร้อยล่วงหน้า ๑ วัน ด้วยทุกครั้ง
โดยให้ทำคำกล่าวนำเรียนควบคู่กัน ทั้งคำกล่าวรายงานและคำกล่าวเปิด - ปิด (ของประธาน) เพื่อจะได้ดูเนื้อหาของคำกล่าวให้สัมพันธ์สอดคล้องกัน
๑๔. ให้ กกล.ยก.ทหาร
รวบรวมเรื่องที่ นขต.ยก.ทหาร/ฝยก.ศอร.ฯ
จะนำเข้าชี้แจงในที่ประชุม นขต.ยก.ทหาร/ฝยก.ศอร.ฯ ให้ จก.ยก.ทหาร ทราบล่วงหน้าก่อนด้วยทุกครั้ง
๑๕. การใช้คำย่อต่าง ๆ ให้เป็นไปตามหลักการใช้คำย่อ
และถ้าคำใดที่ใช้คำย่อแล้วอาจจะทำให้เกิดปัญหา ก็ให้ใช้คำเต็ม
สำหรับคำย่อที่ยังไม่เป็นที่แพร่หลาย ให้เขียนคำเต็มและวงเล็บคำย่อไว้ก่อน
ต่อไปจึงจะใช้คำย่อถ้ากล่าวถึงอีก
๑๖. การกล่าวถึงผู้มีอำนาจสั่งการหรือลงชื่อในนามของ ผบ.ทหารสูงสุด
ให้เขียนไว้ในท้ายข้อพิจารณา หรือข้อย่อยสุดท้ายของข้อพิจารณา
๑๗. การเขียนหรือสรุปเรื่อง ให้พิจารณาจากต้นเรื่องจริง ๆ โดยเขียนให้ถูกต้องชัดเจนและไม่ขัดแย้งกัน และกรณีที่เป็นเรื่องเพื่อทราบ ซึ่งไม่มีการดำเนินการในส่วนเกี่ยวข้องที่ชัดเจน
ก็ไม่ต้องระบุว่า เพื่อพิจารณาดำเนินการหรือดำเนินการในส่วนเกี่ยวข้องต่อไป
ด่วนมาก บันทึกข้อความ
ส่วนราชการ สน.หน.ฝยก.ศอร.ฯ
(โทร.๒๘๒๖๗๓๖ โทร.ทหาร
๕๓๑๑๓๐๑)
ที่ กห ๐๓๒๐.๔ (พ)/๕๕
วันที่ ๑๖ ก.ย.๔๐
เรื่อง การดำเนินงานด้านเอกสาร
เรียน จก.ยก.ทหาร/หน.ฝยก.ศอร.ฯ
สิ่งที่ส่งมาด้วย สำเนาสั่งการ
ผบ.ทหารสูงสุด ท้ายหนังสือ กพ.ทหาร
ด่วนมาก ที่ (ต่อ กพ.ทหาร เลขรับ ๕๙๐๐/๔๐) ลง ๒๖ ส.ค.๔๐
๑. ผบ.ทหารสูงสุด ได้สั่งการท้ายหนังสือ กพ.ทหาร ด่วนมาก
ที่ (ต่อ กพ.ทหาร เลขรับ ๕๙๐๐/๔๐) ลง ๒๖ ส.ค.๔๐ ว่า "ต่อไปเอกสารจาก บก.ทหารสูงสุด ไป กห. ขอให้รายงาน รมว.กห."
๒. ตามสั่งการข้อ
๑ จากการประสานกับ พล.อ.ธวัช เกษร์อังกูร ประจำ สน.ผบ.ทหารสูงสุด สรุปได้ว่า เรื่องใดที่เป็นเรื่องที่
รมว.กห.อนุมัติ ให้ร่างหนังสือเรียน
รมว.กห.โดยตรงโดย ผบ.ทหารสูงสุด ลงนาม (เดิม
เสนอ สป. เพื่อให้นำเรียนขออนุมัติจาก รมว.กห. ต่อไป)
๓. เพื่อให้การดำเนินการด้านเอกสารเป็นไปตามสั่งการของ
ผบ.ทหารสูงสุด เห็นควรให้ แผนกธุรการ ฝยก.ศอร.ฯ สำเนาแจ้งให้ รอง จก.ยก.ทหาร, ผช.จก.ยก.ทหาร,
หน.นขต.ยก.ทหาร และ หน.นขต.ฝยก.ศอร.ฯ ทราบ
จึงเรียนมาเพื่อกรุณาอนุมัติในข้อ ๓
(ลงชื่อ) พ.อ. วรวิทย์ ดรุณชู
(วรวิทย์ ดรุณชู)
ฝสธ.ประจำ ยก.ทหาร
- อนุมัติในข้อ ๓
- นำเข้าชี้แจงในที่ประชุม
นขต.ยก.ทหาร ด้วย
(ลงชื่อ) พล.ท. สมหมาย วิชาวรณ์
จก.ยก.ทหาร/หน.ฝยก.ศอร.
บก.ทหารสูงสุด
๑๖ ก.ย.๔๐
บันทึกข้อความ
ส่วนราชการ ฝยก.ศอร.ฯ
(สน.หน.ฝยก.ศอร.ฯ โทร.๒๘๒๖๗๓๖ โทร.ทหาร ๕๓๑๑๓๐๑)
ที่ กห ๐๓๒๐.๔ (สน.)/
วันที่ ๑๑ ก.ค.๔๓
เรื่อง การอ้างในกรณีที่ให้ผู้ซึ่งได้รับมอบหมายฯ
สั่งการหรือลงชื่อในนาม ผบ.ทหารสูงสุด ในบางกรณี
เสนอ นขต.ฝยก.ศอร.ฯ/นขต.ยก.ทหาร
อ้างถึง ระเบียบ
บก.ทหารสูงสุด ว่าด้วยการมอบหมายให้ข้าราชการบางตำแหน่งมีอำนาจหน้าที่สั่งการหรือลงชื่อในนามของ
ผบ.ทหารสูงสุด ในบางกรณี พ.ศ.๒๕๔๑
เพื่อให้การอ้างในกรณีที่ให้ผู้ซึ่งได้รับมอบหมายฯ สั่งการหรือลงชื่อในนาม
ผบ.ทหารสูงสุด ในบางกรณี ตามอ้างถึง ถูกต้องและเป็นไปในแนวทางเดียวกัน
จึงขอให้เขียน ดังนี้
๑. การสั่งการในนามของ
ผบ.ทหารสูงสุด
-
ทั้งนี้ การสั่งการ ผบ.ทหารสูงสุด ได้มอบหมายให้ เสธ.ทหาร สั่งการ ในนามของ
ผบ.ทหารสูงสุด ตามอ้างถึง ข้อ ๕
-
ทั้งนี้ การสั่งการ ผบ.ทหารสูงสุด
ได้มอบหมายให้....................สั่งการในนามของ ผบ.ทหารสูงสุด
ตามอ้างถึง..............ข้อ ๘ ผนวก ก เรื่องของ.............ข้อ..............
๒. การลงชื่อในนามของ ผบ.ทหารสูงสุด
-
ทั้งนี้ การลงนาม ผบ.ทหารสูงสุด ได้มอบหมายให้ เสธ.ทหาร ลงชื่อในนามของ
ผบ.หทหารสูงสุด ตามอ้างถึง ข้อ ๕
-
ทั้งนี้ การลงนาม ผบ.ทหารสูงสุด ได้มอบให้....................ลงชื่อในนามของ
ผบ.ทหารสูงสุด ตามอ้างถึง..........ข้อ ๘ ผนวก ข
เรื่องของ.......................ข้อ................
จึงเสนอมาเพื่อทราบและดำเนินการในส่วนที่เกี่ยวข้อง
(ลงชื่อ) พ.อ. สมชาย คัมภีรยส
(สมชาย คัมภีรยส)
ฝสธ.ประจำ สน.หน.ฝยก.ศอร.ฯ