บทที่  ๘

ข้อคิดและคำแนะนำบางประการ

 

ข้อคิดบางประการ

                   แนวความคิดหลักในการนำเสนอเรื่องนี้  คือการทำบันทึกความเห็นโดยใช้แนวทางการเขียนข้อพิจารณาของฝ่ายอำนวยการ  ซึ่ง  ผบ.ทหารสูงสุด  ได้กรุณาอนุมัติหรือสั่งการให้ทุกส่วนราชการใช้รูปแบบการเขียนตามที่กำหนด  ฉะนั้นทุกส่วนราชการใน  บก.ทหารสูงสุด  ทั้งหน่วยที่เป็นกรม  สธร.ฯ  และหน่วยที่ไม่ใช่กรม  สธร.ฯ  รวมทั้งหน่วยรองของส่วนราชการ  บก.ทหารสูงสุด  จะต้องยึดถือเป็นแนวทางในการปฏิบัติ  ไม่ใช่ยึดถือปฏิบัติเฉพาะหน่วย  กรม  สธร.ฯ  เท่านั้น  เพราะเปรียบเสมือนเป็นหลักสากล  ส่วนราชการภายนอก  กห.  ก็ใช้หลักการนี้เหมือน ๆ  กัน  คือ  แบ่งหนังสือออกเป็น  ๔  ข้อ  ประกอบด้วย  ปัญหา  ข้อเท็จจริง  ข้อพิจารณา  และข้อเสนอ  ดีกว่าการเขียนโดยไม่มีหลักการ  และเป็นการง่ายต่อ  กรม  สธร.ฯ  ในการทำบันทึกความเห็นนำเรียนผู้บังคับบัญชาด้วย

                   การตัดสินใจว่า  จะใช้เลขข้ออย่างเดียว  หรือใช้คำว่า  ๑. ปัญหา  ๒. ข้อเท็จจริง๓. ข้อพิจารณา  ๔. ข้อเสนอ  นั้น  อาจมีข้อพิจารณาบางประการ  ดังนี้

                          - ต้องการให้เรื่องนั้นมีน้ำหนัก  มากน้อยเพียงใด

                          - ผบ.หน่วย  รู้เรื่องเดิมเกี่ยวกับเรื่องที่จะเสนอ  มากน้อยเพียงใด

                          - มีข้อมูลหรือข้อคิดที่จะแยกเขียนได้ครบทุกหัวข้อหรือไม่

                   บางครั้งวางแผนการเขียนในชั้นต้นว่า  จะเขียนแบบใช้เลขข้ออย่างเดียว  แต่เมื่อเขียนไปแล้วเห็นว่า  มีเนื้อหาที่จะเขียนได้ครบทุกหัวข้อ  ก็สามารถเปลี่ยนแผนเป็นเขียนแบบใช้  ๔  หัวข้อได้

                   บางครั้งวางแผนการเขียนในชั้นต้นว่า  จะเขียนแบบใช้  ๔  หัวข้อ  แต่เมื่อเขียนไปแล้วปรากฏว่า  มีเนื้อหาไม่เพียงพอที่จะแยกเป็นหัวข้อ  หรือมีข้อมูลไม่ตรงกับหัวข้อ  ก็สามารถเปลี่ยนแผนเป็นเขียนแบบใช้เลขข้ออย่างเดียวได้

                   การเขียนรอบเดียวแล้วใช้ได้เลย  ไม่ค่อยมี  มักจะแก้อีก  ๑  ครั้ง  หรือ  ๒  ครั้ง  เพื่อให้สละสลวย  กระชับ  ชัดเจนยิ่งขึ้น  เหมือนงานศิลปะ  ต้องมีการขึ้นรูปหลักก่อน แล้วจึงตกแต่งรายละเอียด

                   การเขียนข้อพิจารณาเกี่ยวกับการขออนุมัติหลักการใด ๆ  ควรคำนึงถึงอนาคตด้วยว่า  จะให้ใช้ตลอดไปทุกปีหรือไม่  เพื่อไม่ต้องเขียนขออนุมัติใหม่ทุกปี  ถ้าต้องการใช้ตลอดไปต้องระวังไม่เขียนคำว่า  “ประจำปี......”  หรือ  “ประจำปีงบประมาณ......”  เพราะจะมีผลใช้บังคับเฉพาะปีนั้น ๆ

                   การเขียนข้อพิจารณาของฝ่ายอำนวยการ  แบบตั้งเรื่องขึ้นเอง  เพื่อขออนุมัติหลักการเรื่องใด ๆก็ตาม  ถ้าจะให้มีน้ำหนัก  ควรประสานหน้าห้อง  รอง  ผบ.หน่วย  ว่า  เรื่องนี้ต้องการให้  ผบ.หน่วย  เป็นผู้อนุมัติ  (กรณีที่มีการมอบอำนาจบางเรื่องไว้)

 

คำแนะนำบางประการ

                 การตั้งชื่อเรื่องตามชื่อเรื่องเดิม  เป็นวิธีการหนึ่งเท่านั้น  ชื่อเรื่องจะต้องเปลี่ยนไปตามเนื้อหาของเรื่องเสมอ  เช่น  เริ่มต้นอาจจะเป็นการขออนุมัติ  แต่สุดท้ายอาจจะเป็นขอส่งรายชื่อ  เป็นต้น  วิธีการตั้งชื่อเรื่องง่าย ๆ  คือ  ดูที่เนื้อหาความต้องการซึ่งทั้งหมดจะอยู่ในข้อ  ๑  แต่ถ้าจะดูง่าย ๆ  ดูที่  ข้อเสนอ  ก็ได้  ชื่อเรื่องควรสั้นกะทัดรัดพอได้ใจความและไม่ควรยาวเกิน ๑ บรรทัด เช่น เรื่องขอเชิญประชุมคณะกรรมการต่าง ๆ  ซึ่งมีชื่อคณะเลยไปมากกว่า  ๑  บรรทัด  ควรใช้ว่า  “ขอเชิญประชุม” 

                   การอ้างถึงในการทำบันทึกฯ เรียนผู้บังคับบัญชา  ควรใช้อ้างถึงเฉพาะเรื่องที่เป็น คำสั่ง ระเบียบ  หรือข้อบังคับ  ไม่ควรอ้างถึงหนังสือหรือบันทึกข้อความ  เพราะว่าการอ้างถึงตามปกติแล้วเป็นการอ้างถึงหนังสือที่เคยมีไปมาระหว่างส่วนราชการ  ดังนั้นหนังสือเรียนผู้บังคับบัญชาควรกำหนดเป็นสิ่งที่ส่งมาด้วยแทนอ้างถึง  เพราะส่วนใหญ่เมื่ออ้างถึงหนังสือหรือเอกสารฉบับใด  ก็มักจะต้องแนบหนังสือหรือเอกสารฉบับนั้นไปให้ผู้บังคับบัญชาดูด้วยอยู่แล้ว  หรือเมื่อต้องแนบเอกสารหรือหนังสือใดไปด้วย  ก็ควรกำหนดเป็นสิ่งที่ส่งมาด้วยเช่นเดียวกัน  ไม่ควรใช้คำว่า  “ตามที่แนบ”

                   การเขียนข้อ ๑ ให้พยายามใช้ถ้อยคำหรือข้อความของเรื่องที่ทำบันทึกฯ ปะหน้านั้น  แต่เรียบเรียงใหม่ว่า เจ้าของเรื่องต้องการให้หน่วยเราทำอะไร การสรุปย่อโดยใช้ถ้อยคำของผู้บันทึกฯ เอง บางครั้งอาจทำให้ขาดความสมบูรณ์หรือไม่ตรงประเด็นกับเจ้าของเรื่อง แต่บางครั้งกรณีที่เจ้าของเรื่องเขียนสับสนหรือยาวเกินไป ก็มีความจำเป็นต้องสรุปโดยใช้ถ้อยคำของผู้บันทึกฯ

                   การกล่าวถึงสิ่งที่ส่งมาด้วย ๑, ๒, ๓, ๔, … ที่กำหนดไว้ในส่วนหัวเรื่อง ควรกล่าวถึงในตัวเรื่องให้ครบทุกสิ่งที่ส่งมาด้วย และควรกล่าวเรียงตามลำดับ ๑, ๒, ๓, ๔

                   ไม่ควรใช้คำซ้ำหรือคำฟุ่มเฟือยบางคำ เช่น

                          หากเห็นเป็นการสมควร                                ควรใช้  หากเห็นสมควร

                          หน่วยได้จัดให้มีการประชุมเมื่อ                      ควรใช้  หน่วยได้จัดการประชุมเมื่อ

                          หน่วยได้ทำการแต่งตั้งคณะกรรมการขึ้น          ควรใช้  หน่วยได้แต่งตั้งคณะกรรมการขึ้น

                          ๓. หน่วยได้พิจารณาแล้วเห็นว่า                     ควรใช้  ๓. หน่วยพิจารณาเห็นว่า

                          ขออนุมัติในหลักการ                                   ควรใช้  ขออนุมัติหลักการ

                   การเขียนข้อพิจารณา  ถือว่าเป็นหัวใจของหนังสือซึ่งเขียนยากที่สุด  หลักการง่าย ๆ  คือ คิดข้อเสนอก่อน  แล้วพิจารณาว่าการที่จะดำเนินการตามข้อเสนอนั้นมีประโยชน์อย่างไร  เหมาะสมอย่างไร  เกิดผลดีอย่างไร  และเมื่อมีการเขียน  “๒.  ข้อเท็จจริง”  จะต้องเขียน  “๓.  ข้อพิจารณา”  และ“๔.  ข้อเสนอ”  เสมอ  ข้อควรระวังคือ  บางครั้งร่างครั้งแรกใช้แบบเลขข้อ  แต่ต่อมาเห็นว่าสามารถแก้ไขข้อ  “๒.”  เป็น  “ข้อเท็จจริง”  ได้  จึงเปลี่ยนข้อ  “๒.”  เป็น  “ข้อเท็จจริง”  แต่ลืมเปลี่ยนข้อ  “๓.”  เป็น“๓.  ข้อพิจารณา”  ก็มี

                   ไม่ควรพยายามเขียนให้ครบ ๔ หัวข้อ ถ้าไม่มีเนื้อหาที่จะเขียน เช่น

                          ๔. ข้อเสนอ เห็นสมควรอนุมัติตามที่พิจารณาในข้อ ๓

                          ๔. ข้อเสนอ เห็นควรอนุมัติในข้อ ๓

                   การเขียนข้อเสนอ  ข้อเสนอควรมีข้อเดียวเท่านั้น  หนังสือทุกฉบับที่มีการขออนุมัติดำเนินการจะต้องใช้  “ข้อเสนอ”  (ขีดเส้นใต้)  ไว้ในข้อสุดท้ายเสมอ  ซึ่งอาจจะเป็นเลขข้อ  ๒,  ๓  หรือ  ๔  ก็ได้  ยกเว้น  “ข้อเสนอ”  ที่ไม่ต้องขออนุมัติ  คือ  ข้อเสนอในการลงนามในหนังสือ  เพราะผู้บังคับบัญชาไม่ต้องอนุมัติให้ตัวเองลงนามในหนังสือเอง  เช่น

                   ไม่ควรใช้  “๔.  ข้อเสนอ  เห็นสมควรลงนามในร่างหนังสือตามสิ่งที่ส่งมาด้วย” 

                   หรือไม่ควรใช้  “๔.  ข้อเสนอ  เห็นสมควรลงนามในร่างหนังสือตามสิ่งที่ส่งมาด้วย”  และคำลงท้ายว่า  “จึงเรียนมาเพื่อกรุณาพิจารณา  หากเห็นสมควรกรุณาอนุมัติในข้อ  ๔  และลงนามในร่างหนังสือตามสิ่งที่ส่งมาด้วย” 

                   ควรนำไปกล่าวในคำลงท้ายว่า  “จึงเรียนมาเพื่อกรุณาพิจารณา  หากเห็นสมควรกรุณาลงนามในร่างหนังสือตามสิ่งที่ส่งมาด้วย” 

                   แนวทางการคิดรายละเอียดของข้อเสนอ

                          ๑.    ใช้ตัวตั้งคือ จะต้องเสนอให้ ใคร  ทำอะไร  เมื่อไร  ที่ไหน  อย่างไร

                          ๒.    กรณีเป็นเรื่องการจัดกำลังพลตามจำนวนที่กำหนดไปปฏิบัติภารกิจใด  ควรเฉลี่ยหน่วยตามจำนวนอัตรากำลังพลของแต่ละหน่วย (ฝ่ายอำนวยการควรมีข้อมูลยอดกำลังพลของแต่ละหน่วยอยู่ในมือ)

                          ๓.    กรณีเป็นการแจกจ่ายเอกสารที่มีจำกัด ควรพิจารณาแจกจ่ายหน่วยที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องหรือจะใช้ประโยชน์จากเอกสารนั้นได้เป็นลำดับความเร่งด่วนแรก  ไม่จำเป็นต้องเฉลี่ยเท่ากันเสมอไป

                          ๔.    กรณีเป็นการแจกจ่ายสิ่งของ ควรเฉลี่ยตามจำนวนอัตรากำลังพลของแต่ละหน่วย

                          ๕.    กรณีเป็นการเสนอชื่อผู้อื่นนอกหน่วยของผู้ทำบันทึกฯ ควรมีการประสานหรือแจ้งให้ผู้นั้นทราบล่วงหน้า (เพราะผู้บังคับบัญชาจะอนุมานว่าฝ่ายอำนวยการได้ประสานงานมาอย่างดีแล้ว)

                          ๖.    ควรใช้คำย่อที่มีหลักฐานอ้างอิงกำหนดไว้  เช่น  ระเบียบกระทรวงกลาโหม  ว่าด้วยการใช้คำย่อ  พ.ศ. ๒๔๙๗  หรือ  คำสั่งของหน่วยที่มีการระบุคำย่อไว้ชัดเจนแล้ว  เป็นต้น 

                   ตัวอย่างคำย่อที่ไม่มีหลักฐานอ้างอิงกำหนดไว้แต่มักพบเห็นใช้ผิดบ่อย ๆ  เช่น

                          ช่วยราชการ                    ใช้ว่า        ชรก.

                          รักษาราชการแทน            ใช้ว่า        รรก.แทน

                          ทำการแทน                     ใช้ว่า        ทกท.

                          คณะกรรมการ                 ใช้ว่า        คณก.

                          คณะอนุกรรมการ             ใช้ว่า        คณอก.

                          กรรมการ                        ใช้ว่า        กก.

                         เจ้าหน้าที่                        ใช้ว่า       จนท.

                          ข้าราชการ                      ใช้ว่า        ขรก.